Presenze e assenze
Il foglio presenze dei dipendenti, pronto per chi fa le paghe
Il Foglio presenze mette in una tabella il mese di ogni persona: quante ore ha lavorato, quante ne doveva, il saldo, e le assenze divise per tipo. Sotto ogni nome si aprono i giorni. Si esporta in CSV, Excel o PDF, e l’ultimo giorno del mese arriva per email a chi lo deve ricevere.
Attese, dovute, lavorate: tre numeri diversi
Le ore attese sono quelle del contratto sui giorni lavorativi del mese, chiusure aziendali escluse. Le ore dovute sono le attese meno le assenze approvate: una giornata di ferie vale zero, una richiesta ancora in attesa non toglie niente. Le ore lavorate contano le sole registrazioni concluse, e un’ora coperta da due voci sovrapposte conta una volta. Il saldo è lavorate meno dovute — non meno attese, che darebbe torto a chi è stato in ferie. Ferie, malattia e permessi stanno in colonne separate, in ore calcolate sull’orario di ciascuno, così un part-time non risulta con le giornate di un full-time.
Come funziona
-
Apri il mese
Nel «Foglio presenze» si va di mese in mese e si filtra per persona o per stato: attivo, sospeso, invito in attesa. In fondo alla tabella c’è il totale del team.
-
Apri i giorni di una persona
Sotto il nome, i giorni uno per uno con lavorate, attese, dovute, saldo e assenze. Le chiusure sono segnate, e le ore di una richiesta non ancora approvata compaiono come «in attesa».
-
Esporta, o aspetta l’email
CSV, Excel o PDF, con i giorni sotto ogni persona e, nel PDF, logo e nome dell’azienda. L’ultimo giorno del mese, dalle 23 ora dell’azienda, il riepilogo arriva anche per email e come notifica.
Il saldo si fa sulle ore dovute, non su quelle del contratto.
Cosa puoi fare
-
Chi lo vede
Chi ha il privilegio «Gestione assenze e festività»: di serie le tipologie Amministratore e Gestore. Gli altri vedono le proprie ore nella pagina «Ore lavorate».
-
Chi riceve l’email
Chi gestisce le assenze e ha «Riceve il recap mensile assenze e ore», acceso di serie e spegnibile persona per persona. L’email ha due tabelle, una per le ore e una per le assenze, e si legge anche sul telefono.
-
I sospesi restano
Chi è sospeso resta nel foglio con le ore lavorate finché c’era, e con il suo stato accanto: si capisce perché la riga si ferma a metà mese.
-
Con «Ore in più»
Compaiono le colonne Recupero e Straordinario, secondo la regola scelta dall’azienda. Lo straordinario conta solo le ore confermate; un mese ancora da decidere è segnato «da confermare» e porta alla conferma.
-
Da computer
È una tabella larga, con una colonna per ogni tipo di ore e di assenza: sul telefono Klokka chiede di aprirla da un computer. Per il telefono c’è l’email.
Modelli e strumenti gratuiti
Domande frequenti
Il foglio presenze dice quante ferie restano?
No: dice quante ore di ferie, malattia e permessi sono state prese nel mese. Il residuo arriverà con l’estensione «Conteggio ferie e permessi», in arrivo; le ferie intanto si chiedono e si approvano come sempre.
Perché ore attese e ore dovute sono diverse?
Le attese non guardano le assenze, le dovute sì. Su un mese con tre giorni di ferie, le attese li contano come giorni da lavorare, le dovute no: per questo il saldo si fa sulle seconde.
Cosa cambia senza l’estensione «Ore in più»?
Mancano le colonne Recupero e Straordinario. Il saldo c’è lo stesso, ma resta un numero da leggere, non ore riconosciute. Lo stesso succede se l’azienda lascia la regola delle ore in più su «Niente».
Chi non gestisce le assenze può ricevere l’email?
No: il privilegio dell’email dipende da «Gestione assenze e festività». Si può invece spegnere a chi gestisce le assenze ma il riepilogo non lo vuole.
Le altre funzionalità di Klokka
Prova Klokka nella tua azienda
Richiedi una demo: ti mostriamo come Klokka semplifica il time tracking e la rendicontazione delle ore.
Alex