Presencias y ausencias
La hoja de asistencia de los empleados, lista para quien hace las nóminas
La Hoja de asistencia pone en una tabla el mes de cada persona: cuántas horas ha trabajado, cuántas debía, el saldo y las ausencias separadas por tipo. Bajo cada nombre se abren los días. Se exporta a CSV, Excel o PDF, y el último día del mes llega por email a quien debe recibirla.
Previstas, debidas, trabajadas: tres números distintos
Las horas previstas son las del contrato en los días laborables del mes, cierres de empresa excluidos. Las horas debidas son las previstas menos las ausencias aprobadas: un día de vacaciones vale cero, una solicitud aún pendiente no quita nada. Las horas trabajadas cuentan solo los registros terminados, y una hora cubierta por dos entradas superpuestas cuenta una vez. El saldo es trabajadas menos debidas — no menos previstas, que perjudicaría a quien estuvo de vacaciones. Vacaciones, baja médica y permisos están en columnas separadas, en horas calculadas sobre el horario de cada uno, así un tiempo parcial no aparece con las jornadas de una jornada completa.
Cómo funciona
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Abre el mes
En la «Hoja de asistencia» se pasa de mes en mes y se filtra por persona o por estado: activo, suspendido, invitación pendiente. Al final de la tabla está el total del equipo.
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Abre los días de una persona
Bajo el nombre, los días uno a uno con horas trabajadas, previstas y debidas, saldo y ausencias. Los cierres están señalados, y las horas de una solicitud aún no aprobada aparecen como «pendiente».
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Exporta, o espera el email
CSV, Excel o PDF, con los días bajo cada persona y, en el PDF, logotipo y nombre de la empresa. El último día del mes, desde las 23 h hora de la empresa, el resumen llega también por email y como notificación.
El saldo se hace sobre las horas debidas, no sobre las del contrato.
Qué puedes hacer
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Quién la ve
Quien tiene el privilegio «Gestión de ausencias y festivos»: de serie las tipologías Administrador y Gestor. Los demás ven sus propias horas en la página «Horas trabajadas».
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Quién recibe el email
Quien gestiona las ausencias y tiene «Recibe el resumen mensual de ausencias y horas», activado de serie y desactivable persona a persona. El email tiene dos tablas, una para las horas y otra para las ausencias, y se lee también en el móvil.
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Los suspendidos se quedan
Quien está suspendido sigue en la hoja con las horas trabajadas mientras estuvo, y con su estado al lado: se entiende por qué la fila se detiene a mitad de mes.
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Con «Horas extra»
Aparecen las columnas Recuperación y Horas extra, según la regla elegida por la empresa. Las horas extra cuentan solo las horas confirmadas; un mes aún por decidir aparece como «por confirmar» y lleva a la confirmación.
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Desde el ordenador
Es una tabla ancha, con una columna para cada tipo de horas y de ausencia: en el móvil Klokka pide abrirla desde un ordenador. Para el móvil está el email.
Plantillas y herramientas gratuitas
Preguntas frecuentes
¿La hoja de asistencia dice cuántas vacaciones quedan?
No: dice cuántas horas de vacaciones, baja médica y permisos se han tomado en el mes. El saldo restante llegará con la extensión «Recuento de vacaciones y permisos», próximamente; mientras tanto las vacaciones se piden y se aprueban como siempre.
¿Por qué son distintas las horas previstas y las debidas?
Las previstas no miran las ausencias, las debidas sí. En un mes con tres días de vacaciones, las previstas los cuentan como días que trabajar, las debidas no: por eso el saldo se hace sobre las segundas.
¿Qué cambia sin la extensión «Horas extra»?
Faltan las columnas Recuperación y Horas extra. El saldo sigue ahí, pero queda como un número que leer, no como horas reconocidas. Lo mismo ocurre si la empresa deja la regla de las horas extra en «Nada».
¿Quien no gestiona las ausencias puede recibir el email?
No: el privilegio del email depende de «Gestión de ausencias y festivos». En cambio se puede desactivar a quien gestiona las ausencias pero no quiere el resumen.
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Alex