在线尽职调查：如何借助虚拟数据室开展

并购、上市、分拆、重组、融资、贷款组合出售：每一项特殊交易都离不开尽职调查，即由多方（往往是企业外部人士）对大量机密文件进行深入审查。

在这些场景中，能否快速、有条理地获取和提供最新且受保护的信息，往往决定着交易的成败。

为什么邮件和共享文件夹远远不够

许多尽职调查至今仍从一封附带 ZIP 压缩包的邮件，或某个通用服务上的共享文件夹开始。只有两方、十份文档时，这样做还行得通。随后问题就接踵而至：

• 版本失控：对方在用过时的资产负债表开展工作，却没有人发现。
• 无迹可寻：您不知道谁在何时打开了什么，也不知道对方是否下载了文档。
• 访问无法撤销：某位顾问退出了交易，却依然保留着收到的所有资料。
• 问题分散各处：问询通过邮件、电话和聊天软件纷至沓来，答复也不具约束力。
• 数据存放在欧洲以外：许多通用服务无法保证文件存放的位置。

以这种方式开展尽职调查，恰恰会在交易价值最高的时刻，让企业面临法律和声誉风险。

什么是虚拟数据室

虚拟数据室（VDR）是专为单项交易创建的封闭式文档空间：卖方（或被审查企业）在其中提供文档，交易对方则按照设定的权限查阅。与共享文件夹相比，它补足了尽职调查真正需要的功能：

1. 结构化索引：设有编号章节（法律、财务、税务、劳动、IT……），各方均以相同方式引用。
2. 按群组和章节设置权限：法律顾问查看法律章节，投资者查看财务章节，任何人都看不到超出必要范围的内容。
3. 文档保护：带有查看者姓名的水印，禁止打印、复制和截屏，仅限查看模式。
4. 进门先签保密协议：查看任何文档之前须先接受保密协议（NDA），并连同版本和日期一并存档。
5. 结构化问答：问题和答复在数据室内统一追踪，而不是分散在几十封邮件中。
6. 完整的审计追踪：记录每一次访问、查看和下载，一旦发生争议即可作为依据。

如何借助 kVDR 开展在线尽职调查

kVDR 虚拟数据室 是 Kamzan 生态系统中的虚拟数据室，专为尽职调查、并购和审计而设计，数据仅托管在欧洲境内的服务器上，完全符合 GDPR 要求。

为交易开设数据室。 每次尽职调查都有专属的数据室，状态分为草稿、进行中、已关闭和已归档。您可以从 13 个现成的索引模板（法律、财务、税务……）之一开始，也可以自行搭建：文件夹和文档会自动编号（1、1.1、1.2……），每次上传后索引都会自动更新。

按群组邀请各方。 顾问、投资者和咨询人员加入各自专属的群组；外部访客在接受保密协议后，可通过安全链接访问，无需注册账户。通过“章节 × 群组”矩阵，您可以为每个群组设定无访问权限、仅查看、查看并下载或完全访问。

保护文档。 下载的 PDF 会带有自定义水印；对于最敏感的文档，您可以启用仅限查看模式，并禁止打印、复制和截屏。

在数据室内处理问题。 问答模块将各方之间的问题和答复与相关文档保存在同一处。

交割时冻结数据室。 在关键节点或需要专家评估时，您可以在某一精确时刻锁定整个数据室：生成一份带有日期、时间和哈希指纹的认证快照，对所有各方均为只读，作为审计和争议中不可篡改的依据。交易结束后，您可以将全部内容导出为按章节排序的 ZIP 压缩包。

一项交易一个数据室，需要多久就用多久

尽职调查的周期是有限的。正因如此，kVDR 以交易为单位进行设计：审查开始时开设数据室，交割时关闭并归档，下一项交易再从全新的模板开始。

从开设数据室到交割的完整流程以及涉及的产品，详见 尽职调查与并购应用案例。申请免费演示，我们将为您展示一个针对您所需管理的交易类型而配置的数据室。