Due diligence online: como conduzi-la com uma Virtual Data Room

Fusões e aquisições, entradas em bolsa, cisões, reestruturações, rondas de investimento, vendas de carteiras de crédito: todas as operações extraordinárias passam por uma due diligence, a análise aprofundada de uma grande quantidade de documentação confidencial por várias partes, muitas vezes externas à empresa.

Nestes contextos, a capacidade de obter e fornecer informação com rapidez, de forma organizada, atualizada e protegida, torna-se um fator decisivo para o sucesso da operação.

Porque o email e as pastas partilhadas não chegam

Muitas due diligence ainda começam com um arquivo ZIP enviado por email ou com uma pasta partilhada num serviço genérico. Funciona enquanto houver duas partes e dez documentos. Depois chegam os problemas:

• Versões fora de controlo: a contraparte trabalha sobre um balanço desatualizado e ninguém dá por isso.
• Nenhum rasto: não se sabe quem abriu o quê, quando, nem se transferiu o documento.
• Acessos que não se podem revogar: um consultor sai da operação, mas fica com tudo o que recebeu.
• Perguntas dispersas: os pedidos chegam por email, telefone e chat, e as respostas não são vinculativas.
• Dados fora da Europa: muitos serviços genéricos não dão qualquer garantia sobre o local onde os ficheiros estão alojados.

Uma due diligence conduzida assim expõe a empresa a riscos legais e reputacionais precisamente quando o valor da operação está no ponto mais alto.

O que é uma Virtual Data Room

Uma Virtual Data Room (VDR) é um espaço documental fechado, criado para uma única operação, em que o vendedor (ou a empresa em análise) disponibiliza os documentos e as contrapartes os consultam com permissões definidas. Em comparação com uma pasta partilhada, acrescenta aquilo de que uma due diligence realmente precisa:

1. Um índice estruturado, com secções numeradas (jurídica, financeira, fiscal, laboral, TI…) que todas as partes citam da mesma forma.
2. Permissões por grupo e por secção: os consultores jurídicos veem a secção jurídica, os investidores veem a parte financeira, ninguém vê mais do que o necessário.
3. Proteção dos documentos: marca de água com o nome de quem consulta, bloqueio da impressão, da cópia e das capturas de ecrã, modo apenas de visualização.
4. Um NDA à entrada, aceite antes de ver qualquer documento e guardado com versão e data.
5. Perguntas e respostas estruturadas, registadas dentro da data room em vez de dispersas por dezenas de emails.
6. Um registo de auditoria completo de cada acesso, visualização e transferência, utilizável em caso de litígio.

Como conduzir uma due diligence online com o kVDR

O kVDR é a Virtual Data Room do ecossistema Kamzan, pensada para due diligence, M&A e auditorias, com os dados alojados exclusivamente em servidores na Europa e em plena conformidade com o RGPD.

Abra uma data room para a operação. Cada due diligence tem a sua data room, com o estado de rascunho, ativa, fechada ou arquivada. Pode partir de um dos 13 modelos de índice prontos a usar (jurídico, financeiro, fiscal…) ou criar o seu: pastas e documentos são numerados automaticamente (1, 1.1, 1.2…) e o índice atualiza-se a cada carregamento.

Convide as partes por grupos. Consultores, investidores e assessores entram em grupos dedicados; os convidados externos acedem através de uma ligação segura, sem criar conta, depois de aceitarem o NDA. Uma matriz secções × grupos define, para cada grupo, nenhum acesso, apenas visualização, visualização e transferência, ou acesso total.

Proteja os documentos. Os PDF transferidos levam uma marca de água personalizada; para os documentos mais sensíveis, ativa o modo apenas de visualização, com bloqueio da impressão, da cópia e das capturas de ecrã.

Gira as perguntas dentro da data room. O módulo de perguntas e respostas mantém as questões e as respostas entre as partes no mesmo sítio que os documentos a que se referem.

Congele a data room no fecho. Num marco da operação ou para uma perícia, pode bloquear toda a data room num instante preciso: um instantâneo certificado com data, hora e impressão digital hash, apenas de leitura para todas as partes, que fica como referência imutável para auditorias e litígios. No fim da operação, exporta tudo num arquivo ZIP organizado por secção.

Uma data room por operação, durante o tempo que for preciso

A due diligence tem uma duração limitada. Por isso, o kVDR pensa em termos de operações: abre a data room quando a análise começa, fecha-a e arquiva-a no fecho, e a seguinte recomeça a partir de um modelo limpo.

O fluxo completo, da abertura da data room ao fecho, com os produtos envolvidos, está descrito no caso de uso de due diligence e M&A. Peça uma demonstração gratuita e mostramos-lhe uma data room configurada para o tipo de operação que tem de gerir.