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Kamzan-Ökosystem

Sammeln, unterschreiben lassen, archivieren: ohne das Werkzeug zu wechseln

Flow ist keine Insel. Die Anfrage startet im Files-Ordner des Kunden, das Mandat wird im Ablauf mit kSign unterschrieben, die Kontakte landen in Kontacts, und nach Abschluss der Sammlung gehen die Dokumente mit ihrer Struktur zurück in Files.

Demo anfragen Überblick über Flow

Jeder Wechsel zwischen Apps ist eine Datei, die verloren geht

Aus dem Portal herunterladen, umbenennen, ins Archiv hochladen, das PDF über einen anderen Dienst zur Unterschrift schicken, die E-Mail des Kunden ins Adressbuch kopieren: Genau hier landet ein Dokument im falschen Ordner. Flow gehört zum Kamzan-Ökosystem und spricht mit den anderen Apps: dieselben Nutzer, dieselben Kundenunternehmen, dasselbe Branding. Integrationen werden als Erweiterungen eingeschaltet, nur wo nötig, und jede Aktion respektiert die Berechtigungen der handelnden Person.

So funktioniert es

  1. Sie starten in Files

    Aus dem Files-Ordner des Kunden starten Sie eine Upload-Anfrage: Ablauf wählen, Teilnehmende hinzufügen — und die Sammlung ist von Anfang an mit diesem Ordner verknüpft.

  2. Der Kunde lädt hoch und unterschreibt

    Im Ablauf lädt der Kunde die Dokumente hoch und unterschreibt im Signaturschritt das PDF mit kSign, ohne den Weg zu verlassen. Das unterschriebene Dokument kommt von selbst in die Sammlung zurück.

  3. Sie archivieren in Files

    Ist die Sammlung abgeschlossen und archivieren Sie sie, bietet Flow „In Files archivieren“ an: Sie wählen Ort und Namen, und die Dokumente wandern mit Ordnern pro Teilnehmer ins Unternehmensarchiv.

Von der Anfrage bis ins Archiv verlassen die Dokumente Kamzan nie.

Was Sie tun können

  • Sammlung und Ordner verknüpft

    Mit der Erweiterung Files-Verknüpfung bleibt eine Sammlung an einen Files-Ordner gebunden: Wer Flow verwaltet, sieht beim Öffnen des Ordners die verknüpften Sammlungen und ihren Stand.

  • „In Files archivieren“, wann Sie wollen

    Die Archivierung startet nicht bei jedem Upload: Sie lösen sie aus, wenn die Sammlung abgeschlossen ist. Flow baut die Ordnerstruktur nach, hält die Dateien verschlüsselt und entfernt sie auf Wunsch aus Flow. In Files gelten die Berechtigungen der archivierenden Person.

  • Unterschrift mit kSign im Ablauf

    Ein Mandat, eine Datenschutzerklärung, ein zu unterschreibendes Formular: Fügen Sie einen Schritt mit einfacher elektronischer Signatur hinzu, und der Kunde unterschreibt direkt dort. Nötig sind die Erweiterung und ein kSign-Abonnement; jede geplante Unterschrift nutzt ein Guthaben, nicht genutzte kommen zurück.

  • Kontakte, die im Adressbuch landen

    Jede neue teilnehmende Person wird zum Kontakt in Kontacts, ohne etwas abzutippen. Und wenn Sie jemanden einladen, suchen Sie unter den Kontakten, die das Unternehmen schon hat.

  • Eine Marke, dieselben Kundenunternehmen

    Kundenunternehmen werden mit dem übrigen Kamzan-Ökosystem geteilt, und Logo und Farbe Ihres Unternehmens begleiten E-Mails, Upload-Seite und Teilnehmerportal.

  • Klare Rollen, verschlüsselte Dateien

    Wer Abläufe erstellen, prüfen, koordinieren, intern hochladen oder Analytics sehen darf, bestimmen die Benutzertypen des Ökosystems. Eingegangene Dokumente sind im Speicher verschlüsselt.

Häufige Fragen

Landen die Dokumente automatisch in Files?

Nein, und das ist gewollt: „In Files archivieren“ starten Sie selbst, wenn die Sammlung abgeschlossen ist — so kommen nur endgültige Dokumente ins Archiv. Sie wählen den Zielordner und ob die Originale aus Flow entfernt werden.

Welche Art von Signatur nutzen die Signaturschritte?

Die einfache elektronische Signatur von kSign. Das unterschriebene PDF kommt zurück in die Sammlung, neben die übrigen Dokumente der teilnehmenden Person. Für fortgeschrittene Signaturen oder andere Verfahren nutzen Sie kSign direkt.

Lässt sich Flow auch mit anderer Software verbinden?

Derzeit arbeitet Flow mit den Apps des Kamzan-Ökosystems: Files, kSign und Kontacts. Um Daten herauszuholen, gibt es CSV-Exporte und das ZIP der Dokumente; Webhooks oder eine öffentliche API gibt es nicht.

Kann, wer in Files archiviert, die Dokumente überall ablegen?

Nein: Es gelten ihre Berechtigungen in Files. In der Auswahl sieht sie nur die Ordner, auf die sie Zugriff hat, und auch ein späteres Verschieben des Archivs folgt den Regeln von Files.

Die anderen Funktionen von Flow

Vereinfachen Sie die Dokumentensammlung mit Flow

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Flow Kunden und Lieferanten anleitet, die richtigen Dateien hochzuladen.

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