Ein Produkt von

Fristen und Erinnerungen

Schluss mit dem Hinterherlaufen: Die Erinnerungen gehen von selbst raus

Geben Sie der Sammlung ein Datum oder jedem Teil ein eigenes. Flow schreibt allen, die noch nicht geliefert haben, zum richtigen Zeitpunkt und in ihrer Sprache — Sie sehen nur noch, wer fehlt.

Demo anfragen Überblick über Flow

Das fehlende Dokument ist fast immer eine Erinnerung, die nie verschickt wurde

Kunden vergessen nicht aus Absicht: Sie haben hundert Dinge zu tun, und Ihre Anfrage ist im Postfach nach unten gerutscht. Mit Flow steht die Frist nicht in einer E-Mail vom letzten Monat, sondern auf der Upload-Seite, neben jedem Schritt — und Flow erinnert für Sie per E-Mail und SMS in festen Abständen. Wer schon geliefert hat, bekommt nichts, wer im Verzug ist, bekommt die passende Nachricht. Und wenn es einen zusätzlichen Anstoß braucht, geht die manuelle Erinnerung mit einem Klick raus, mit der genauen Liste dessen, was fehlt.

So funktioniert es

  1. Sie legen die Fristen fest

    Beim Start der Sammlung wählen Sie ein Datum für den gesamten Ablauf oder unterschiedliche Daten für Bereiche, Themen und einzelne Schritte: Was kein eigenes Datum hat, übernimmt das der Ebene darüber.

  2. Flow erinnert für Sie

    14, 7, 3 und 1 Tag vor der Frist geht eine E-Mail an alle, die noch nicht fertig sind; mit der Erweiterung SMS-Erinnerungen zusätzlich eine SMS 3 und 1 Tag vorher. In der Sprache der Teilnehmenden, mit dem Namen Ihres Unternehmens.

  3. Sie greifen nur ein, wenn nötig

    In der Übersicht der Sammlung sehen Sie, wer bald fällig ist und wer im Verzug ist. Ein Klick, um eine Person mit der Liste des Fehlenden zu erinnern — oder alle, die noch nicht fertig sind, auf einmal.

Die Erinnerung schickt Flow. Sie bekommen die Dokumente.

Was Sie tun können

  • Fristen auf jeder Ebene

    Die Januar-Gehaltsabrechnung bis zum 10., der Jahresabschluss bis Monatsende: Geben Sie dem Ablauf, einem Bereich, einem Thema oder einem einzelnen Schritt ein Datum. Die Teilnehmenden sehen „Frist:“ neben dem, was sie hochladen sollen.

  • E-Mails 14, 7, 3 und 1 Tag vorher

    Vier automatische Erinnerungen, jede nur einmal verschickt und nur an alle, die nicht fertig sind. Sie kommen mit Logo und Farbe Ihres Unternehmens, in sieben Sprachen je nach Teilnehmer.

  • SMS, wenn die Frist näher rückt

    Mit der Erweiterung SMS-Erinnerungen geht 3 Tage und 1 Tag vorher zusätzlich eine SMS aufs Handy der Teilnehmenden. Absender ist „Kamzan“, und der Name Ihres Unternehmens steht am Anfang des Textes: Wer sie erhält, weiß sofort, wer schreibt.

  • Manuelle Erinnerungen, einzeln oder alle

    Erinnern Sie eine Person, und die E-Mail listet die fehlenden und die erneut hochzuladenden Dokumente auf; mit „Alle erinnern“ schreiben Sie auf einmal allen, die nicht fertig sind. Mit der SMS-Erweiterung gibt es auch die „SMS-Erinnerung“.

  • Die Frist schließt die Tür nicht

    Ist das Datum verstrichen, kann der verspätete Kunde trotzdem hochladen: besser ein Dokument, das spät kommt, als eine Sammlung, die neu geöffnet werden muss. Im Dashboard erscheint die Sammlung unter „Abgelaufen“, damit Sie wissen, wen Sie anrufen.

  • Jede Erinnerung bleibt dokumentiert

    Automatische E-Mails und SMS, verschickt oder nicht, landen im Reiter „Aktivität“ der Sammlung. Administratoren erhalten eine Zusammenfassung und eine In-App-Benachrichtigung, wenn eine Sammlung ihrer Frist näherkommt.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn die Frist abgelaufen ist?

Die Frist gibt den Rhythmus der Erinnerungen vor und zeigt Ihnen, wer im Verzug ist: Sie sperrt das Hochladen nicht. Ein verspäteter Kunde kann trotzdem hochladen, und Sie finden die Sammlung im Dashboard unter „Abgelaufen“.

Bekommen auch die Erinnerungen, die schon geliefert haben?

Nein. Flow schreibt nur denen, die die Sammlung noch nicht abgeschlossen haben, und jede Erinnerung geht nur einmal raus. Pausierte oder archivierte Sammlungen verschicken ebenfalls keine Erinnerungen.

In welcher Sprache kommen E-Mails und SMS an?

In der Sprache, die Sie für jede teilnehmende Person wählen: Italienisch, Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Chinesisch oder Portugiesisch. Die Namen Ihres Unternehmens und des Ablaufs bleiben so, wie Sie sie geschrieben haben.

Kann ich die Erinnerungen für eine Sammlung abschalten?

Ja: E-Mail- und SMS-Erinnerungen werden getrennt ein- und ausgeschaltet, Sammlung für Sammlung. Manuelle Erinnerungen stehen Ihnen immer zur Verfügung.

Die anderen Funktionen von Flow

Vereinfachen Sie die Dokumentensammlung mit Flow

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Flow Kunden und Lieferanten anleitet, die richtigen Dateien hochzuladen.

Demo anfragen