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Flow-Aufbau

Einmal beschreiben, was Sie brauchen, und für jeden Kunden wiederverwenden

Sie gliedern die Anforderung in Bereiche, Themen und Schritte und wählen für jeden Schritt, was Sie verlangen: eine Datei, mehrere Dateien, ein auszufüllendes Formular, eine Unterschrift oder eine Frage. Der Flow wird zur Vorlage: Sie aktivieren ihn für beliebig viele Kunden, ohne die Liste jedes Mal neu zu schreiben.

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Eine Dokumentenliste gehört nicht in eine E-Mail

Wer beruflich Dokumente sammelt, kennt das Drehbuch: eine E-Mail mit der Liste, Antworten mit verstreuten Anhängen, Dateien namens «scan001.pdf» und die Frage «Fehlte noch etwas?». In Flow wird die Liste zur Struktur: Jede Anforderung hat ihren Platz, ihre Formate und ihren Namen. Der Kunde weiß, was er hochladen soll, und Sie wissen, wo Sie es finden.

So funktioniert es

  1. Die Anforderung gestalten

    Ein Assistent in fünf Schritten: Info, Organisation, Anzeige, Struktur, Zusammenfassung. Sie entscheiden, ob die Schritte direkt erscheinen, in Themen gruppiert oder in thematische Bereiche aufgeteilt werden, etwa «Gesellschaftsunterlagen» und «Steuerunterlagen».

  2. Festlegen, was jeder Schritt verlangt

    Einzel-, Mehrfach- oder wiederholbarer Upload, Dokument ausfüllen, elektronische Unterschrift oder Frage. Für jedes Feld legen Sie fest, ob es Pflicht ist, welche Formate es annimmt und unter welchem Namen die Datei ankommt.

  3. Speichern und wiederverwenden

    Der gespeicherte Flow ist eine Vorlage: Sie aktivieren ihn für jeden Kunden oder Lieferanten, duplizieren ihn für eine Variante, exportieren ihn als JSON und importieren ihn bei Bedarf wieder. Bereits geschriebene Bereiche und Themen lassen sich aus anderen Flows importieren.

Aus der Dokumentenliste wird ein Weg.

Was Sie tun können

  • Sechs Schritttypen

    Ein Feld für den Handelsregisterauszug, zwei Felder Vorderseite und Rückseite für den Ausweis, ein Mehrfach-Upload für die Rechnungen des Quartals. Oder ein auszufüllendes Formular, ein PDF zum Unterschreiben mit kSign, eine Frage. Jeder Schritt verlangt nur eine Sache, und der Kunde versteht sofort, was gebraucht wird.

  • Wiederholbare Einträge

    Die Lohnabrechnungen jedes Mitarbeiters, die Unterlagen jeder Immobilie: Beim wiederholbaren Upload fügt der Kunde die Einträge selbst hinzu, jeden mit eigener Bezeichnung. Auch ein ganzes Thema kann wiederholbar sein, mit eigenen Dateien für jede Instanz.

  • Fragen, die den Weg weisen

    Einfachauswahl, Dropdown-Menü, Ja/Nein, Freitext, Zahl mit Maßeinheit, Datum. Zur Antwort können Sie einen Anhang verlangen, optional oder verpflichtend: «Haben Sie eine zertifizierte E-Mail-Adresse? Hängen Sie den Nachweis an.»

  • Dateien, die mit dem richtigen Namen ankommen

    Jede Datei erhält den Namen des Schritts und des Feldes: Schluss mit «scan001.pdf». Mit «Name vom Benutzer» vergibt der Kunde den Namen, praktisch, wenn dasselbe Feld unterschiedliche Dokumente aufnimmt. Mit «Ganzen Ordner hochladen» kommen auch die Unterordner an, genau so, wie sie sind.

  • Formate im Griff

    PDFs, Bilder, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, signierte P7M-Dateien, komprimierte Archive: Für jedes Feld wählen Sie, was angenommen wird, und eine Datei mit falscher Endung kommt nicht durch. Die maximale Dateigröße legt das Unternehmen fest.

  • Ein aufgeräumter Katalog

    Kategorien mit eigener Farbe, um Flows wiederzufinden, etwa «Kunden-Onboarding» oder «Steuererklärung», Duplizieren mit einem Klick, Import von Bereichen und Themen aus anderen Flows. Der Builder ist für den Computerbildschirm gedacht, wo man in Ruhe arbeitet.

Häufige Fragen

Muss ich den Flow für jeden Kunden neu aufbauen?

Nein. Der Flow ist eine Vorlage: Sie bauen ihn einmal auf und aktivieren ihn so oft wie nötig, für Studio Morelli ebenso wie für Ferrari Design. Jede Aktivierung ist eine eigene Sammlung mit eigenen Teilnehmern, Fristen und Dateien.

Kann ich statt einer Datei ein auszufüllendes Formular anfordern?

Ja, mit dem Schritt Dokument ausfüllen. Ein PDF mit ausfüllbaren Feldern wird direkt im Browser ausgefüllt; Word und Excel online mit der Erweiterung «Online-Ausfüllen von Dokumenten». In jedem Fall kann der Kunde die Vorlage auch herunterladen, ausfüllen und wieder hochladen.

Prüft Flow den Inhalt der Dokumente?

Flow prüft das Format anhand der Dateiendung: Nimmt das Feld nur PDFs an, kommt ein Foto nicht durch. Den Inhalt prüft eine Person aus Ihrem Team in der Dokumentenprüfung: gültig oder abgelehnt, mit Begründung.

Was passiert mit laufenden Sammlungen, wenn ich einen bereits aktiven Flow ändere?

Das entscheiden Sie. Sie können die Änderungen auf die ausgewählten Sammlungen anwenden, und die Teilnehmer werden benachrichtigt; oder Sie speichern die Änderungen als neue Vorlage, damit bereits laufende Sammlungen unberührt bleiben.

Kann ich einen Flow auf dem Handy aufbauen?

Flows werden am Computer aufgebaut: Bereiche, Themen und Felder brauchen einen großen Bildschirm. Ihre Kunden dagegen laden problemlos auch vom Handy hoch.

Die anderen Funktionen von Flow

Vereinfachen Sie die Dokumentensammlung mit Flow

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Flow Kunden und Lieferanten anleitet, die richtigen Dateien hochzuladen.

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