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Freigabe

Das falsche Dokument geht mit Begründung zurück, ganz ohne Anruf

Ein unleserlicher Scan, der Registerauszug vom Vorjahr, das Formular ohne Unterschrift: Die prüfende Person markiert es als abgelehnt, schreibt den Grund dazu, und der Kunde bekommt sofort die E-Mail zum erneuten Hochladen. Sie sehen jederzeit, was freigegeben ist und was fehlt.

Demo anfragen Überblick über Flow

Eine Datei zu erhalten heißt nicht, das richtige Dokument zu haben

Die eigentliche Arbeit beginnt, wenn die Datei ankommt: öffnen, prüfen, merken, dass es die falsche Seite ist, und dem Kunden schreiben, um es zu erklären. Mit Flow passiert all das an einem Ort. Die prüfende Person öffnet die Vorschau, ohne etwas herunterzuladen, entscheidet gültig oder abgelehnt und wählt bei einer Ablehnung eine vorbereitete Begründung oder schreibt eine eigene. Der Kunde erhält die E-Mail mit Begründung und Button zum erneuten Hochladen; Sie finden den Status jedes Dokuments in der Übersicht der Sammlung, ohne separate Listen.

So funktioniert es

  1. Sie wählen, wer prüft

    Sie weisen der Sammlung eine oder mehrere prüfende Personen zu und entscheiden, ob laufend geprüft wird, während die Dateien eintreffen, oder erst, wenn alles eingereicht ist — mit einer Frist für die Prüfung.

  2. Die prüfende Person entscheidet

    Sie öffnet die Vorschau der Datei und markiert sie als gültig oder abgelehnt. Eine Ablehnung braucht eine Begründung: aus einer Vorlage wählen und anpassen oder neu schreiben.

  3. Der Kunde lädt neu hoch

    Die teilnehmende Person erhält die E-Mail mit Dokument, Begründung und Button zum erneuten Hochladen. Die neue Datei ist wieder „zu prüfen“, die vorherige Version bleibt einsehbar.

Ein Dokument abzulehnen dauert zehn Sekunden, keinen Anruf.

Was Sie tun können

  • Gültig oder abgelehnt, immer mit Begründung

    Eine Ablehnung ohne Begründung lässt sich nicht speichern: Der Kunde weiß immer, was zu korrigieren ist. Begründungsvorlagen wie „Dokument unleserlich“ legen Sie einmal in den Einstellungen an und passen sie bei Bedarf an.

  • Laufend oder am Ende

    Mit „Laufend prüfen“ bearbeitet die prüfende Person Dateien, sobald sie ankommen. Mit „Nach dem Hochladen prüfen“ wartet sie, bis alles eingereicht ist, und die Prüfung hat eine eigene Frist in Tagen.

  • Auch Prüfende werden erinnert

    Hat die Prüfung eine Frist, benachrichtigt Flow die Prüfenden 3 Tage vorher, am Vortag und nach Ablauf, per E-Mail und in der App. Und Sie können sie selbst mit einem Klick erinnern.

  • Eine klare Übersicht für den Kunden

    Senden Sie der teilnehmenden Person den Status aller ihrer Dokumente oder nur der abgelehnten: Er kommt als „Anfrage zum erneuten Hochladen“, mit der Liste dessen, was zu wiederholen ist, und warum.

  • Was freigegeben ist, bleibt

    Ein freigegebenes Dokument kann der Kunde weder löschen noch ersetzen: Muss er es ändern, fragt er Sie. Jede Datei zeigt ihren Status: hochzuladen, zu prüfen, abgelehnt, freigegeben.

  • Vorschau und Versionen

    PDFs, Bilder und Office-Dokumente öffnen sich in der Vorschau, ohne Download. Wird eine Datei ersetzt, bleibt die vorherige Version 90 Tage im Verlauf — oder so lange, wie Sie es einstellen.

Häufige Fragen

Prüft Flow selbst, ob das Dokument stimmt?

Nein: Die Prüfung macht ein Mensch, die von Ihnen gewählte prüfende Person. Beim Hochladen prüft Flow nur das Dateiformat (PDF, Bild, Tabelle …), so wie Sie es für jeden Schritt eingestellt haben.

Wird der Kunde benachrichtigt, wenn ein Dokument abgelehnt wird?

Ja, sofort: Er erhält eine E-Mail mit dem Namen des Dokuments, der Begründung und dem Button zum erneuten Hochladen, in seiner Sprache und mit dem Branding Ihres Unternehmens.

Kann ich eine Freigabe zurücknehmen?

Ja: Die prüfende Person kann ein Dokument wieder auf „zu prüfen“ setzen. Die teilnehmende Person erhält eine E-Mail dazu, und die Änderung bleibt im Aktivitätsprotokoll der Sammlung.

Wer darf prüfen?

Kolleginnen und Kollegen, deren Benutzertyp die Berechtigung zum Prüfen hat und die Sie der Sammlung als Prüfende zuweisen. Jede Person findet im Dashboard die zu prüfenden Dateien der ihr zugewiesenen Sammlungen.

Die anderen Funktionen von Flow

Vereinfachen Sie die Dokumentensammlung mit Flow

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Flow Kunden und Lieferanten anleitet, die richtigen Dateien hochzuladen.

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