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Die Dokumentensammlung von Kunden und Lieferanten, geführt

Flow verwandelt die Dokumentensammlung in einen geführten Weg: Fordern Sie die richtigen Dateien von externen Personen an, mit Fristen und Erinnerungen, auf Servern in Europa.

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Dokumente zu sammeln ist eine endlose Jagd

E-Mails hin und her, falsche Dateien oder falsches Format, manuelles Nachfassen: Ohne geführten Weg zieht sich die Sammlung hin und Sie wissen nie, wo Sie stehen.

Das Problem

  • Endlose E-Mails, um die Dokumente anzufordern und nachzufordern.
  • Fehlende, falsche Dateien oder im falschen Format.
  • Manuelles Nachfassen und keine Ahnung, wer was hochgeladen hat.

Mit Flow

  • Eine geführte Anfrage: Sie fordern die richtigen Dateien an, mit Fristen und automatischen Erinnerungen.
  • Zulässige Formate und Pflichtdokumente legen Sie fest: keine Dateien im falschen Format.
  • Status in Echtzeit: Sie wissen, wer hochgeladen hat, was fehlt und was zu validieren ist.

Von der Anfrage zum geordneten Ordner, in einem einzigen Ablauf

Flow ist nicht einfach ein Upload-Formular: Sie gestalten den Flow einmal – welche Dokumente, in welcher Reihenfolge, mit welchen Regeln – und jeder Kunde oder Lieferant folgt demselben geführten Weg. Fortschritt, Fristen und Validierung verfolgen Sie in einem einzigen Dashboard, und nach Abschluss der Sammlung können Sie die Dokumente mit der passenden Erweiterung in Ordnern von Kamzan Files archivieren.

Die Typen von Upload-Schritten

Ein Flow besteht aus Schritten: Wählen Sie für jede Anfrage den passenden Typ – einzelne oder mehrere Dateien, wiederholte Einträge, eine Frage, ein Dokument zum Ausfüllen oder Unterschreiben.

  • Einzelner Upload

    Ein oder mehrere Felder zum Hochladen einzelner Dateien. Sie können mehrere Felder im selben Schritt hinzufügen.

  • Mehrfacher Upload

    Ein einziges Feld, in das die Person mehrere Dateien zusammen hochladen kann.

  • Wiederholbarer Upload

    Die Person fügt N Einträge mit Bezeichnung und Datei hinzu — z. B. eine Gehaltsabrechnung pro Mitarbeitendem.

  • Frage

    Der Teilnehmer beantwortet eine Frage – Dropdown, Einfachauswahl, Kontrollkästchen, Text, Zahl, Datum oder Maßeinheit – bei Bedarf auch mit Anhang.

  • Dokument ausfüllen

    Die Person füllt ein ausfüllbares PDF online aus – mit der Erweiterung auch Word oder Excel – oder lädt die Vorlage herunter.

  • Elektronische Signatur

    Die Person unterschreibt das Dokument mit einer einfachen elektronischen Signatur über kSign, ohne es auszudrucken oder einzuscannen.

Bauen Sie den Ablauf, wie Sie wollen

Legen Sie Bereiche, Themen, Schritte und Felder fest: Für jeden Schritt wählen Sie den Typ – Einzel-, Mehrfach- oder wiederholbarer Upload, Frage, Dokument ausfüllen oder Signatur –, die zulässigen Formate und was verpflichtend ist. Sie bestimmen auch, wie es sich dem Hochladenden zeigt, Schritt für Schritt oder auf einer Seite, mit stets sichtbarer Übersicht. Ziehen und neu ordnen, den Flow duplizieren oder als Vorlage exportieren – ohne eine Zeile Code.

Individueller Ablauf oder Co-Ablauf

Wählen Sie, wie der Ablauf ausgefüllt wird: eine einzige Person von Anfang bis Ende oder mehrere Personen gemeinsam am selben Ablauf.

Individuell

Eine Person, von Anfang bis Ende

Eine einzige Person füllt alle Schritte des Ablaufs eigenständig aus.

Co-Ablauf

Mehrere Personen, jede ihren Teil

Mehrere Personen an derselben Akte, jede mit ihrem Teil. Sie entscheiden:

  • Wer welche Bereiche und Themen sieht
  • Ob Dateien geteilt, schreibgeschützt oder getrennt sind
Von der Anfrage zum geordneten Ordner, in einem einzigen geführten Ablauf: die richtigen Dokumente, von den richtigen Personen, ohne jemandem hinterherzulaufen.

Bedingte Logik: Der Ablauf passt sich an

Je nach Antworten erscheinen die richtigen Schritte und die unnötigen verschwinden. Jede Person sieht nur, was sie betrifft — keine Felder am falschen Platz.

Validierung

Jedes Dokument von einer Person aus Ihrem Team geprüft

Flow sammelt nicht nur Dateien: Bei aktiver Validierung öffnet ein Prüfer jedes Dokument und markiert es als gültig oder abgelehnt, mit verpflichtender Begründung. Wer hochgeladen hat, erhält die Aufforderung zum erneuten Hochladen und schickt nur das Nötige nach.

  • Gültig oder abgelehnt, mit Begründung Jede Datei ist validiert, abgelehnt oder ausstehend. Eine Ablehnung hat immer eine Begründung, die Sie aus Ihren eigenen Vorlagen wählen können.
  • Mehrere Prüfer und Fristen Sie weisen jeder Sammlung einen oder mehrere Prüfer zu, mit Validierungsfrist und eigenen Erinnerungen.
  • Aufforderung zum erneuten Hochladen Wenn eine Datei abgelehnt wird, erhält der Uploader die Aufforderung und lädt nur dieses Dokument erneut hoch.
Validierung aktiviert

Validierung der Dokumente, mit den richtigen Rollen

Bei Bedarf aktivieren Sie die Validierung: Eine Person aus Ihrem Team prüft jedes hochgeladene Dokument und markiert es als gültig oder abgelehnt. Jeder hat seine Rolle.

  • Teilnehmer

    Sie laden die angeforderten Dokumente über ihren persönlichen Link hoch, ohne Konto. Mit dem internen Uploader laden auch Kollegen hoch.

  • Prüfer

    Sie öffnen jede Datei und markieren sie als gültig oder abgelehnt, mit Begründung.

  • Koordinatoren

    Sie betreuen die ihnen zugewiesenen Kundenunternehmen und sehen, wo jede Sammlung steht.

  • Verwalter

    Sie erstellen die Flows, starten die Sammlungen und legen fest, wer validiert und wer koordiniert.

Flow spricht mit dem Rest des Ökosystems

Die Dokumentensammlung bleibt nicht isoliert: Flow integriert sich mit den anderen Kamzan-Produkten, mit einem einzigen Zugang und geteilten Daten.

  • Kontacts

    Teilnehmer landen im Adressbuch von Kontacts, Unternehmen und Kunden werden mit dem übrigen Ökosystem geteilt: Sie verschicken Anfragen, ohne etwas neu einzugeben.

  • kSign

    Fügen Sie dem Flow einen Signaturschritt hinzu: Der Teilnehmer unterschreibt mit kSign per einfacher elektronischer Signatur, und das signierte PDF kommt zurück in die Sammlung. Eine Erweiterung, die kSign-Guthaben nutzt.

  • Files

    Starten Sie eine Upload-Anfrage aus einem Files-Ordner und archivieren Sie die gesammelten Dokumente mit der Erweiterung „In Files archivieren“ dort, wo Sie möchten – mit den Berechtigungen, die Sie bereits haben.

Alles, was Sie zum Sammeln von Dokumenten brauchen

  • Den Flow aufbauen

    Bereiche, Themen und Schritte: Beschreiben Sie, was Sie brauchen, in welchem Format und unter welchem Namen es ankommt. Einzel-, Mehrfach- oder wiederholbare Uploads, auszufüllende Formulare, Unterschriften und Fragen in einem wiederverwendbaren Flow.

  • Bedingte Logik

    Bereiche, Themen und Schritte je nach Antworten des Kunden oder abgeschlossenen Schritten ein- oder ausblenden. Schrittweise Navigation oder Einzelseite, Ausschlüsse und eingeschränkter Zugriff für einzelne Teilnehmer.

  • Kunden und Lieferanten einladen

    Sie aktivieren den Flow, fügen Teilnehmer einzeln oder per CSV hinzu, und jeder erhält seinen Link per E-Mail. Code-Verifizierung, Co-Flow für gemeinsame Akten, Teilnehmerportal und interner Uploader.

  • Die Seite für Uploader

    Der Kunde öffnet den Link und sieht, was fehlt, die Frist und die zulässigen Formate. Er zieht Dateien hinein, füllt Formulare online aus, unterschreibt mit kSign, stellt Fragen und sendet zur Validierung. Mit Ihrem Logo und Ihren Farben.

  • Fristen und Erinnerungen

    Sie legen Fristen pro Ablauf, Bereich, Thema oder Schritt fest: Flow erinnert alle, die noch nicht geliefert haben, per E-Mail 14, 7, 3 und 1 Tag vorher und per SMS 3 und 1 Tag vorher. Manuelle Erinnerungen gehen mit einem Klick raus.

  • Prüfung der Dokumente

    Jedes hochgeladene Dokument geht über eine prüfende Person: gültig oder mit Begründung abgelehnt. Der Kunde erhält sofort die E-Mail zum erneuten Hochladen, und die Sammlung zeigt auf einen Blick, was freigegeben ist und was nicht.

  • Sammlungen im Blick

    Ein Dashboard zeigt, welche Sammlungen stocken, welche zu prüfen und welche bald fällig sind. Für jeden Kunden sehen Sie, was hochgeladen wurde, was fehlt und was abgelehnt wurde — mit Protokoll jedes Schritts.

  • Files, kSign und Kontacts

    Starten Sie eine Sammlung aus einem Files-Ordner und archivieren Sie die Dokumente dort, wenn alles erledigt ist. Lassen Sie ein Dokument direkt im Ablauf mit kSign unterschreiben. Die Teilnehmenden landen im Adressbuch von Kontacts.

Häufige Fragen zu Flow

Braucht, wer die Dokumente hochlädt, ein Konto?

Nein: Jeder Teilnehmer erhält einen persönlichen Link und lädt die Dateien ohne Kamzan-Konto hoch. Für mehr Sicherheit aktivieren Sie die Prüfung mit einem OTP-Code per E-Mail.

Kann ich festlegen, welche Dokumente angefordert werden?

Ja: Mit Flow bauen Sie geführte Workflows, die genau angeben, welche Dokumente in welcher Reihenfolge hochzuladen sind.

Kann ich Fristen setzen?

Ja: Sie legen Fristen für den Flow, einen Bereich, ein Thema oder einen einzelnen Schritt fest, und Flow verschickt die Erinnerungen per E-Mail (mit der Erweiterung auch per SMS). Eine Frist sperrt den Upload nicht: Wer spät dran ist, kann trotzdem noch einreichen.

Wo werden die gesammelten Dokumente gespeichert?

Die gesammelten Dateien werden verschlüsselt auf Servern in Europa gespeichert, DSGVO-konform. Nach Abschluss der Sammlung können Sie sie mit der Erweiterung „In Files archivieren“ in Ordnern von Kamzan Files ablegen.