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Dashboard und Übersichten

Wer geliefert hat und wer nicht, auf einen Blick

Keine Excel-Listen mit Häkchen, keine Postfächer zum Durchsuchen. Flow zeigt Ihnen, welche Sammlungen stocken, welche auf eine Prüfung warten und welche bald ablaufen — und für jeden Kunden die genaue Liste dessen, was fehlt.

Demo anfragen Überblick über Flow

Zu wissen, wo man steht, sollte kein Meeting erfordern

Bei dreißig Kunden mit je einem Dutzend Dokumenten frisst die Frage „Wer fehlt uns noch?“ die Vormittage. Flow beantwortet sie von selbst. Das Dashboard ordnet die Sammlungen nach Status; die Übersicht jeder Sammlung zeigt Teilnehmer für Teilnehmer, was hochgeladen ist, was zu prüfen ist und was abgelehnt wurde. Kundenfragen stehen neben dem Schritt, auf den sie sich beziehen, und jeder Vorgang — vom ersten Upload bis zur letzten Erinnerung — landet im Aktivitätsprotokoll. Arbeiten viele mit, sieht jede koordinierende Person ihre Kundenunternehmen und sonst nichts.

So funktioniert es

  1. Sie öffnen das Dashboard

    Sechs Zähler zeigen sofort, wohin Sie schauen müssen: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Zu prüfen, Abgeschlossen, Bald fällig, Abgelaufen. Ein Klick, und Sie sehen die Sammlungen dieser Gruppe.

  2. Sie öffnen die Übersicht

    Jede Sammlung hat ihre Reiter: Upload, Prüfung, F&A, Fristen, Aktivität. Filtern Sie die Dateien nach Alle, Hochgeladen, Fehlend oder Abgelehnt und finden Sie sofort, was Sie suchen.

  3. Sie handeln, wo nötig

    Von dort erinnern Sie, wer hinterherhinkt, beantworten eine Frage, laden die Übersichts-CSV oder das ZIP der Dokumente herunter. Ist die Sammlung fertig, pausieren oder archivieren Sie sie.

Wer fehlt noch? Flow weiß es, bevor Sie fragen.

Was Sie tun können

  • Jede Koordination, ihre Kunden

    Mit der Koordination weisen Sie Kundenunternehmen Kolleginnen und Kollegen zu: Jede Person verfolgt ihre Sammlungen, als Karten oder Tabelle, ohne sich in denen der anderen zu verlieren. Wechselt ein Kunde die zuständige Person, zieht die Sichtbarkeit mit.

  • Fragen direkt am Schritt

    Fragt ein Kunde „Welchen Registerauszug brauchen Sie?“, landet die Frage im Reiter F&A beim richtigen Schritt. Sie antworten direkt dort und ergänzen interne Kommentare, die der Kunde nicht sieht, oder öffentliche, die er liest.

  • Das Protokoll jedes Schritts

    Uploads, Prüfungen, Erinnerungen, Friständerungen, hinzugefügte oder entfernte Teilnehmende: Über 35 Ereignistypen landen im Reiter Aktivität, mit wer was wann getan hat. Das Audit-Log zeigt, wer Abläufe, Sammlungen und Anfragen erstellt oder geändert hat, und wann.

  • CSV und ZIP mit einem Klick

    Laden Sie die Übersichts-CSV der Sammlung herunter oder lassen Sie sie sich per E-Mail schicken, dazu das ZIP aller Dokumente mit Ordnern pro Teilnehmer. Mit der Erweiterung Analytics sehen Sie die Entwicklung von Uploads und Prüfungen.

  • Benachrichtigungen an die Richtigen

    Eine hochgeladene Datei, eine abgeschlossene Sammlung, eine Frage, eine eingegangene Unterschrift, eine verspätete Prüfung: Flow benachrichtigt in der App und per E-Mail die Personen mit der passenden Rolle, nicht das ganze Büro.

  • Pause, Archiv und Papierkorb

    Pausieren Sie eine Sammlung, und niemand lädt hoch, bis Sie sie wieder aktivieren; archivieren Sie sie, wenn sie fertig ist, und die Dateien bleiben einsehbar. Eine versehentlich gelöschte Sammlung holen Sie aus dem Papierkorb zurück.

Häufige Fragen

Kann ich nur die Kunden sehen, die ich betreue?

Ja, mit der Koordination, einer standardmäßig aktiven Erweiterung: Der Administrator weist jeder koordinierenden Person ihre Kundenunternehmen zu, und jede sieht deren Sammlungen als Karten oder Tabelle.

Kann ich den Status einer Sammlung exportieren?

Ja: Die Übersicht lässt sich als CSV herunterladen oder per E-Mail schicken, die Dokumente kommen als ein ZIP mit Ordnerstruktur. Für das Unternehmensarchiv gibt es außerdem „In Files archivieren“.

Sieht man, wer was getan hat?

Ja. Jede Sammlung hat ihr Aktivitätsprotokoll mit über 35 Ereignistypen, von der hochgeladenen Datei bis zur verschickten Erinnerung, mit Urheber und Uhrzeit. Das Audit-Log zeigt, wer Abläufe, Sammlungen und Anfragen erstellt oder geändert hat, und wann.

Funktioniert das Dashboard auch am Handy?

Ja, um schnell den Stand zu prüfen: Dashboard, Übersichten und die Koordination als Karten lassen sich auch mobil lesen. Die Tabellenansicht der Koordination und das Erstellen von Abläufen sind für den Computer gedacht.

Die anderen Funktionen von Flow

Vereinfachen Sie die Dokumentensammlung mit Flow

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Flow Kunden und Lieferanten anleitet, die richtigen Dateien hochzuladen.

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