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Einladungen

Eine Einladung, ein persönlicher Link: Der Kunde muss kein Konto anlegen

Wählen Sie Unternehmen, Flow und Personen: Jede erhält eine E-Mail mit ihrem Link und lädt ohne Passwort und ohne Registrierung hoch. Brauchen Sie mehr Sicherheit, fügen Sie die Verifizierung mit einem Code an ihre E-Mail-Adresse hinzu.

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Der Kunde will kein weiteres Konto

Jedes zusätzliche Passwort ist ein Grund mehr, es aufzuschieben. Die Buchhaltung des Kunden, der Einkauf des Lieferanten, der neue Mitarbeiter: Alle haben eine E-Mail-Adresse, wenige wollen sich in einem Portal registrieren, um Ihnen drei PDFs zu schicken. Bei Flow ist die Einladung bereits der Zugang: ein persönlicher Link, gebunden an diese Person und diese Sammlung.

So funktioniert es

  1. Unternehmen und Flow wählen

    Die Aktivierung folgt fünf Reitern: Unternehmen, Flow, Einstellungen, Modus, Teilnehmer. Sie beginnen mit dem Empfängerunternehmen, zum Beispiel Ferrari Design, und dem zu aktivierenden Flow; dann benennen Sie die Sammlung und legen Fristen, Prüfung und Verifizierung fest.

  2. Personen hinzufügen

    Einzeln oder alle auf einmal aus einer CSV-Datei mit E-Mail, Vorname, Nachname, Unternehmen, Telefon und Sprache. Dann wählen Sie: Jeder bearbeitet seinen eigenen Flow, oder alle arbeiten an derselben Akte.

  3. Die Einladung geht raus

    Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Link, in seiner Sprache unter den sieben verfügbaren. Von dort lädt er hoch, antwortet und sendet ab: kein Konto, kein Passwort zum Merken.

Ein Link, kein Passwort: der kürzeste Weg zu einem Dokument.

Was Sie tun können

  • Ein Link pro Person

    Der Link ist persönlich: Flow weiß, wer hochlädt, und jede Datei, Antwort und Frage bleibt mit dieser Person verknüpft. Im Protokoll der Sammlung sehen Sie, wer was getan hat, ohne nachzufragen.

  • Verifizierung per E-Mail-Code

    Falls ein Link weitergeleitet wird, verlangt die «OTP-Verifizierung» einen Code, der an die E-Mail-Adresse des Teilnehmers geht. Sie wählen, wann: bei jedem Zugriff, nur beim ersten Mal oder alle 24 Stunden.

  • Individuell oder Co-Flow

    Zwanzig Bewerber, zwanzig Kopien desselben Flows: Das ist der individuelle Modus. Die drei Partner von Rossi & Partner, die eine gemeinsame Akte vorbereiten: Das ist Co-Flow. Und im Co-Flow entscheiden Sie, ob Dateien gemeinsam und für alle bearbeitbar, gemeinsam schreibgeschützt oder pro Person getrennt sind.

  • Hundert Teilnehmer mit einer CSV

    Sie fügen die Datei ein oder laden sie hoch, und Flow prüft jede Zeile, bevor es weitergeht: Ungültige und doppelte E-Mail-Adressen werden mit Zeilennummer gemeldet, sodass Sie sie sofort korrigieren. Neue Kontakte landen auch im Adressbuch von Kontacts.

  • Teilnehmerportal

    Für alle, die Ihnen das ganze Jahr über Dokumente schicken, gibt es die Erweiterung Teilnehmerportal: Anmeldung mit E-Mail und Code, dort stehen alle zugewiesenen Flows, mit den Karten Zu beginnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Erneut hochzuladen und Abgelaufen als Filter.

  • Interner Uploader

    Manchmal hat ein Kollege die Dokumente: die Personalabteilung, die Niederlassung in Mailand. Mit dem internen Uploader lassen sich Flows auch Kollegen zuweisen, die mit ihrem Kamzan-Konto aus der App hochladen. Die Erweiterung ist von Anfang an aktiv.

Häufige Fragen

Muss sich der Kunde registrieren?

Nein. Er öffnet den Link aus der E-Mail und lädt hoch. Wenn Sie die Verifizierung aktivieren, gibt er zusätzlich einen Code ein, der an dieselbe E-Mail-Adresse geht. Nur wer das Teilnehmerportal nutzt, meldet sich mit E-Mail und Code an, ebenfalls ohne Passwort.

Kann ich mehrere Personen zum selben Vorgang einladen?

Ja, mit Co-Flow: Alle tragen zur selben Akte bei, und ein von einer Person hochgeladenes Dokument gilt für alle. Sie können jede Person auch auf die Bereiche oder Themen beschränken, die sie betreffen.

In welcher Sprache kommt die Einladung an?

In der Sprache, die Sie für den Teilnehmer festlegen, auch über die Spalte «Sprache» der CSV: Italienisch, Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Chinesisch oder Portugiesisch. Dasselbe gilt für Erinnerungen und Mahnungen.

Kann ich auch Kollegen um Dokumente bitten?

Ja, mit dem internen Uploader: Sie weisen Kollegen Flows zu, die sie in der App finden und mit ihrem Kamzan-Konto hochladen.

Die anderen Funktionen von Flow

Vereinfachen Sie die Dokumentensammlung mit Flow

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Flow Kunden und Lieferanten anleitet, die richtigen Dateien hochzuladen.

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