Ein Produkt von

Erweiterung von Klokka

Alles abrechnen, aber nur einmal.

Jeden Monat exportieren Sie die Stunden für die Rechnung. Das Risiko ist nicht nur, welche zu vergessen: Es ist, die des Vormonats wieder in die Datei zu nehmen. Mit dieser Erweiterung bleiben exportierte Einträge markiert, und der nächste Export macht dort weiter, wo Sie aufgehört haben.

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Eine Markierung an den Stunden, keine Extraliste

Die Markierung setzt der Export selbst: Nach dem Download als CSV, Excel oder PDF markiert ein Administrator die Einträge als exportiert, mit Datum und Urheber. Ab dann trennt der Filter «Bereits exportiert» sie von den übrigen. Stunden, die auf Freigabe warten, und die einer noch nicht freigegebenen Woche werden nicht markiert: Solange sie nicht freigegeben sind, sind sie nicht reif für die Rechnung. Ohne die Erweiterung funktioniert der Export wie immer, aber ohne Filter und ohne Markierung.

So funktioniert es

  1. Filtern, was abzurechnen ist

    Wählen Sie unter «Einträge exportieren» Zeitraum, Kunde, Projekt und Abrechenbarkeit. Im Feld «Bereits exportiert» ist «Nur nicht exportierte» vorausgewählt.

  2. Herunterladen und markieren

    Sie aktivieren «Einträge nach dem Download als exportiert markieren» und laden als CSV, Excel oder PDF herunter: Die Einträge der Datei bleiben markiert.

  3. Im Folgemonat dort weitermachen

    Derselbe Export bietet nur die neuen Stunden an. Die bereits abgerechneten bleiben mit «Nur exportierte» einsehbar, und in der Datei sagt die Spalte «Exportiert am», wann.

Eine Stunde wird einmal abgerechnet. Klokka merkt es sich.

Was Sie tun können

  • Filter «Bereits exportiert»

    Alle, nur nicht exportierte, nur exportierte: drei Möglichkeiten, um weiterzumachen, nachzuprüfen oder eine Datei neu zu erstellen.

  • Datum und Urheber der Markierung

    Jeder markierte Eintrag trägt mit sich, wann und von wem er exportiert wurde.

  • Neue Sätze schreiben die Vergangenheit nicht um

    Wenn Sie einen Satz oder die Abrechenbarkeit ändern, bietet Klokka an, die Beträge nur der noch nicht exportierten Einträge neu zu berechnen. Bereits abgerechnete bleiben, wie sie sind.

  • Erst die Freigabe, dann die Rechnung

    Einträge, die auf Freigabe warten, und noch nicht freigegebene Wochen werden nicht als exportiert markiert.

  • Dieselbe Markierung wie die Kundenrapporte

    Ein mit dem Kunden geteilter Rapport markiert die enthaltenen Stunden als exportiert: Zwischen Rapport und Rechnung entstehen keine Doppelungen.

Häufige Fragen

Wer kann Einträge als exportiert markieren?

Nur die Administratoren des Unternehmens. Den Filter «Bereits exportiert» nutzt dagegen jeder, der Einträge exportiert.

Stellt Klokka auch Rechnungen aus?

Nein. Klokka bereitet die abzurechnenden Stunden vor und behält die bereits exportierten im Blick; die Rechnung stellen Sie mit der Software aus, die Sie schon verwenden.

Ändern sich bereits abgerechnete Stunden, wenn ich den Satz eines Kunden ändere?

Nein. Die Neuberechnung der Beträge betrifft nur noch nicht exportierte Einträge: Was schon in einer Rechnung steht, bleibt, wie es war.

Die anderen Funktionen von Klokka

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Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.

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