Zeiterfassung
Der Stundenzettel der Mitarbeitenden: die ganze Woche in einer Tabelle
Nicht alle arbeiten mit laufendem Timer. Unter „Wochenstunden“ sieht jede Person eine Zeile pro Kunde, Projekt und Tätigkeit und eine Spalte pro Tag: Sie trägt die fehlenden Stunden ein, prüft die Summe und reicht die Woche zur Freigabe ein, wenn das Unternehmen es verlangt.
Die Stundentabelle, ohne die Tabelle
Der Timer ist für die Arbeit selbst, der Stundenzettel für den Freitagabend, wenn Sie die Woche abschließen und sofort sehen wollen, wo Stunden fehlen. Die Form ist die der Tabelle, die Sie kennen, Zeilen für Arbeiten und Spalten für Tage, aber jede Zahl ist ein echter Eintrag: verknüpft mit Kunde, Projekt und Tätigkeit und gültig für Berichte, Anwesenheitsliste und Exporte, ohne am Monatsende etwas abzuschreiben.
So funktioniert es
-
Öffnen Sie die Woche
Unter „Zeiteinträge“, Reiter „Wochenstunden“: eine Zeile pro Kunde, Projekt und Tätigkeit, eine Spalte für jeden Tag von Montag bis Sonntag. Mit den Pfeilen wechseln Sie die Woche, „Heute“ führt zur aktuellen zurück.
-
Tragen Sie die fehlenden Stunden ein
Sie klicken auf die leere Zelle des richtigen Tages, und der Eintrag öffnet sich mit vorausgefülltem Projekt und Datum: Es fehlt nur noch die Zeit. Eine gefüllte Zelle öffnet sich zur Korrektur; enthält sie mehrere Einträge, sehen Sie diese in einer Liste.
-
Prüfen und bei Bedarf einreichen
Unten stehen die Tagessummen und die Wochensumme. Wer die wöchentliche Freigabe nutzt, findet „Zur Genehmigung einreichen“: Die Administratoren erhalten Benachrichtigung und E-Mail und geben frei oder schicken mit Begründung zurück.
Am Freitagabend nur eine Tabelle.
Was Sie tun können
-
Timer und Stundenzettel auf denselben Daten
Wer den Timer bevorzugt, nutzt ihn, wer zum Wochenende ausfüllt, nutzt die Tabelle: Die Einträge sind dieselben und landen in denselben Berichten.
-
Eine Erinnerung vor dem Wochenende
Von Freitag 15 Uhr bis Sonntag erhalten Personen mit wöchentlicher Freigabe und nicht eingereichten Stunden eine Erinnerung. Das Einreichen bleibt ihre Entscheidung: Klokka übernimmt es nicht.
-
Eine freigegebene Woche ist geschlossen
Eine eingereichte oder freigegebene Woche lässt sich nicht ändern, auch nicht als Administrator. Für Korrekturen braucht es „Wieder öffnen“, und das bleibt im Änderungsprotokoll.
-
Stunden bereit für Lohn und Rechnung
Die Stunden lassen sich als CSV, Excel und PDF exportieren und fließen in die Anwesenheitsliste des Monats. Noch nicht freigegebene bleiben außerhalb des Exports.
Kostenlose Vorlagen und Tools
Häufige Fragen
Was ist ein Stundenzettel (Timesheet)?
Das ist die Aufstellung, in der eine Person festhält, wie viele Stunden sie für welche Arbeit aufgewendet hat, meist Woche für Woche. In Klokka ist es eine Online-Tabelle: eine Zeile pro Kunde, Projekt und Tätigkeit, eine Spalte pro Tag.
Unterstützt Klokka auch das Stempeln mit Badge?
Nein. Klokka erfasst, wie viele Stunden woran gearbeitet wird, per Timer oder im Stundenzettel; es ist kein Stempelsystem mit Badges oder Terminals. Wenn Sie das brauchen, ist eine eigene Stempeluhr die bessere Wahl.
Müssen die Wochen freigegeben werden?
Nein, der Modus wird pro Person gewählt: keine Freigabe, pro Eintrag oder wöchentlich. Der Stundenzettel funktioniert in allen drei Fällen gleich.
Kann ich Stunden aus einem anderen Programm übernehmen?
Ja: Klokka importiert den Verlauf aus einer CSV-Datei, die aus anderen Programmen exportiert wurde. Das braucht man nur einmal, zu Beginn.
Die anderen Funktionen von Klokka
Testen Sie Klokka in Ihrem Unternehmen
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.
Alex