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Vorlagen

Den Vertrag, den Sie jede Woche verschicken, bereiten Sie nur einmal vor

Sie speichern das Dokument mit den Plätzen der Unterzeichner und den Feldern an ihrem Ort: Beim nächsten Mal tragen Sie nur ein, wer unterschreibt, und senden. Auch der E-Mail-Text wird zur Vorlage, Name des Unterzeichners und Frist füllen sich von selbst.

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Jedes Mal von vorn, jedes Mal ein bisschen anders

Dieselbe Vollmacht, dieselbe Datenschutzinformation, dasselbe Mandatsschreiben: Wer sie zur Unterschrift schickt, wiederholt jedes Mal dieselben Handgriffe, zieht dieselben Felder, schreibt dieselbe E-Mail neu. Und weil man es immer wieder tut, landet früher oder später ein Feld auf der falschen Seite. Mit einer Vorlage erledigt die Person, die das Dokument kennt, die Arbeit einmal, und der Rest des Teams nutzt sie, wie sie ist.

So funktioniert es

  1. Vorlage anlegen

    Sie laden das PDF hoch, benennen die Plätze der Unterzeichner nach Rolle (Kunde, Bürge, Gesetzlicher Vertreter) und setzen die Felder: Unterschrift, Text, Datum, Kästchen. Jeder Platz hat sein Unterschriftsfeld, und Sie entscheiden, ob alle dasselbe Dokument unterschreiben oder jeder seine eigene Kopie.

  2. Festlegen, wer sie nutzt

    Die Vorlage kann für das ganze Team nutzbar sein oder nur für die Personen, die Sie auswählen. Wer Vorlagen verwaltet, sieht alle; die anderen finden nur die für sie gedachten und laufen nicht Gefahr, mit der falschen zu beginnen.

  3. Mit der Vorlage starten

    Unter «Neue Anfrage» fragt kSign «Womit beginnen Sie?»: Sie wählen die Vorlage, und Dokument, Unterzeichner und Felder sind schon bereit. Sie tragen ein, wer unterschreibt, wählen den E-Mail-Text und senden.

Einmal vorbereitet, jeden Tag unterschrieben.

Was Sie tun können

  • Plätze nach Rolle, nicht nach Person

    Die Vorlage sagt «Kunde» und «Bürge», nicht Marco Ferrari: Jedes Mal tragen Sie nur die Namen ein, und die Felder folgen der Rolle. Bis zu zehn Unterzeichner pro Vorlage.

  • Felder, die sich selbst ausfüllen

    Ein Textfeld kann sich beim Unterschreiben mit Vorname, Nachname, E-Mail oder Telefon seines Unterzeichners füllen: Niemand tippt es, niemand vertippt sich. Identifiziert sich der Unterzeichner mit der italienischen elektronischen Identitätskarte (CIE), übernimmt es die geprüften Daten.

  • Gemeinsam oder einzeln, einmal entschieden

    Bei mehreren Unterzeichnern legt die Vorlage fest, wie sie unterschreiben, und niemand ändert das aus Versehen. Mit nur einem Platz erhält jede hinzugefügte Person ihre eigene Kopie mit denselben Feldern: praktisch, um dasselbe Formular von der ganzen Belegschaft unterschreiben zu lassen.

  • Auf einen Blick erkennbar

    Jede Vorlage zeigt eine Vorschau der ersten Seite mit den Feldern, farbige Rollen, wer sie nutzen darf und wann sie zuletzt verwendet wurde: Man sieht sofort, welche man behält und welche überholt ist.

  • E-Mails mit den Daten des Unterzeichners

    Betreff und Text der Einladung als Vorlagen gespeichert, mit Platzhaltern für Name des Unterzeichners, Dokumenttitel, Firmenname, Frist und Signaturlink. Beim Senden werden daraus die echten Daten, und die Schaltfläche zum Unterschreiben kommt von selbst dazu.

  • Ein Standard, Ausnahmen bei Bedarf

    Ein Text ist der Standard und geht von selbst hinaus. Für eine besondere Anfrage wählen Sie eine andere Vorlage oder schreiben einen Text nur für dieses Mal, ohne die gespeicherten anzurühren.

Häufige Fragen

Wenn ich eine Vorlage ändere, ändern sich dann bereits gesendete Anfragen?

Nein. Jede aus einer Vorlage entstandene Anfrage hat ihre eigene Kopie von Dokument und Feldern: Ändern oder Löschen der Vorlage gilt nur für künftige Anfragen.

Wer darf Vorlagen anlegen und bearbeiten?

Dokumentvorlagen verwaltet, wer die entsprechende Berechtigung hat: Diese Person sieht alle, legt sie an und entscheidet bei jeder, ob sie für das ganze Team oder nur für einige Personen ist. Die anderen nutzen die, die sie sehen, ohne sie ändern zu können. Die E-Mail-Texte verwaltet, wer kSign administriert.

In welchem Format muss das Dokument der Vorlage sein?

PDF. Für eine einzelne Anfrage wandelt kSign auch DOCX-Dateien um, aber in einer Vorlage liegen die Felder auf der endgültigen Seite und müssen genau dort bleiben, wo Sie sie gesetzt haben: Deshalb braucht es das PDF.

Sieht der Unterzeichner die Platzhalter in der E-Mail?

Nein: An ihrer Stelle liest er seinen Namen, den Dokumenttitel, den Namen Ihres Unternehmens und die Frist. Ist ein Platzhalter falsch geschrieben, bleibt er sichtbar, statt still zu verschwinden: Sie merken es beim ersten Test, nicht durch den Anruf eines Kunden.

Kann ich eine Vorlage auch für die Unterschrift vor Ort nutzen?

Ja. Unter «Unterschrift vor Ort» wählen Sie die Station, dann eine Vorlage oder ein PDF: Unterzeichner und Felder sind schon bereit, und der Kunde unterschreibt vor Ihnen auf dem Tablet oder PC der Station.

Die anderen Funktionen von kSign

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