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Vorbereitung

Das Dokument kommt fertig an, der Unterzeichner muss nur unterschreiben

Sie legen einmal fest, wo unterschrieben, was ausgefüllt und was angekreuzt wird. Wer das Dokument erhält, findet jedes Feld an seinem Platz, nummeriert und, wo möglich, schon ausgefüllt: kein Ausdrucken, kein „Können Sie mir das PDF mit Ihrer Steuernummer zurückschicken?“.

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Eine Unterschrift kann scheitern, bevor sie überhaupt ankommt

Ein Vertrag, der zurückkommt, weil ein Datum fehlt, ein leer gelassenes Kästchen für die Datenschutzeinwilligung, die Unterschrift auf der falschen Seite: Das sind die teuersten Verzögerungen, weil sie erst im Nachhinein auffallen. In kSign wird das Dokument vorbereitet, bevor es hinausgeht. Jedes Feld gehört einem bestimmten Unterzeichner, Pflichtfelder blockieren die Unterschrift, bis sie ausgefüllt sind, und Daten, die Sie schon kennen, muss niemand neu eintippen.

So funktioniert es

  1. Dokument hochladen

    Ziehen Sie ein PDF oder eine Word-Datei hinein, die kSign selbst in PDF umwandelt, oder fügen Sie den Link zu einem Online-Dokument ein. Enthält die Datei schon Platzhalter, erscheinen die Felder sofort an der richtigen Stelle.

  2. Felder jedes Unterzeichners hineinziehen

    Wählen Sie den Unterzeichner und ziehen Sie Unterschrift, Text, Datum, Kästchen, Auswahl oder Vermerk auf das Dokument. Jede Person hat ihre Farbe, so sehen Sie auf einen Blick, wer wo unterschreibt; jedes Feld lässt sich duplizieren, verschieben und in der Größe ändern.

  3. Der Unterzeichner füllt aus und unterschreibt

    Auf der Unterschriftsseite sind die Felder nummeriert und führen ihn eines nach dem anderen. Vorausgefüllte muss er nicht anfassen, Pflichtfelder müssen vor der Unterschrift ausgefüllt sein. Bei der Unterschrift werden Werte, Datum und Unterschriftsfeld in das PDF gedruckt.

Ein gut vorbereitetes Dokument kommt beim ersten Mal unterschrieben zurück.

Was Sie tun können

  • Sechs Feldtypen

    Unterschrift; freier Text mit Beschriftung und Höchstlänge; Datum, das sich beim Unterschreiben im gewählten Format ausfüllt; Ankreuzkästchen; Auswahl zwischen mehreren Optionen derselben Gruppe; Vermerk, ein fester Text wie „Gelesen und genehmigt“, der neben der Unterschrift gedruckt wird.

  • Daten des Unterzeichners schon ausgefüllt

    Ein Textfeld kann sich selbst mit Vorname, Nachname, vollem Namen, E-Mail oder Telefon seines Unterzeichners füllen. Der Wert wird beim Unterschreiben mit den endgültigen Daten geschrieben: Hat die Person ihre Identität mit dem italienischen elektronischen Ausweis (CIE) bestätigt, sind es die der Karte.

  • Intelligente Anker im Text

    Schreiben Sie in Ihre Word-Vorlage einen Platzhalter wie {{s1|signature}} oder {{s2|date}}, gern in der Hintergrundfarbe: Beim Hochladen erkennt kSign ihn und legt das Feld genau dort an, für den richtigen Unterzeichner. Die Syntax ist mit der von Yousign kompatibel, bereits vorbereitete Dokumente funktionieren also unverändert.

  • Vermerke, die sich selbst vervollständigen

    In einen Vermerk können Sie %fullname%, %email%, %date% und %datetime% einfügen: Beim Unterschreiben werden daraus Name des Unterzeichners, E-Mail, Datum und Uhrzeit. „Gelesen und genehmigt am %date%“ erscheint im PDF mit dem echten Tag, ohne dass jemand ihn tippt.

  • Warnung bei bereits signierten PDFs

    Trägt das Dokument schon die digitale Signatur einer anderen Person, sagt kSign es Ihnen vor dem Versand, mit dem aus dem Zertifikat gelesenen Namen: Ein erneutes Unterschreiben ließe jene Signatur als verändert erscheinen. Sie entscheiden, ob Sie trotzdem senden, und die Bestätigung bleibt im Protokoll der Anfrage.

Häufige Fragen

Kann ich eine Word-Datei statt eines PDFs hochladen?

Ja. Ein DOCX-Dokument wird von kSign beim Hochladen in ein PDF umgewandelt, und ab dann arbeitet man mit dem PDF: Das sehen und unterschreiben die Unterzeichner. Auch in Word geschriebene Platzhalter werden nach der Umwandlung erkannt.

Wie schreibe ich die Platzhalter ins Dokument?

In doppelten geschweiften Klammern, mit Nummer des Unterzeichners und Feldtyp: {{s1|signature}} ist die Unterschrift des ersten, {{s2|text|label=Steuernummer|required}} ein Pflichtfeld für den zweiten, {{s1|mention|text=Gelesen und genehmigt am %date%}} ein Vermerk. s1, s2, s3 folgen der Reihenfolge, in der Sie die Unterzeichner hinzufügen. Die vollständige Anleitung finden Sie in kSign beim Hochladen.

Kann der Unterzeichner das Dokument ändern?

Nein. Der Unterzeichner füllt nur die Felder aus, die Sie ihm zugewiesen haben — nicht die der anderen, nicht die vorausgefüllten —, und der Rest des PDFs bleibt, wie er ist. Die eingegebenen Werte werden beim Unterschreiben in das Dokument gedruckt, und ab dann wäre jede Änderung erkennbar.

Kann ich dieselbe Vorbereitung für ähnliche Dokumente wiederverwenden?

Ja, auf zwei Arten. Stammt das Dokument aus Ihrer eigenen Word-Vorlage, erledigen die Platzhalter die Arbeit bei jedem Hochladen. Ist das PDF dagegen immer dasselbe, speichern Sie es in kSign als Dokumentvorlage, mit den Plätzen der Unterzeichner und den Feldern schon an ihrer Stelle: Die nächste Anfrage beginnt dort.

Die anderen Funktionen von kSign

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