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Modèles

Le contrat que vous envoyez chaque semaine ne se prépare qu’une fois

Vous enregistrez le document avec les places des signataires et les champs déjà positionnés : la prochaine fois, vous indiquez seulement qui signe et vous envoyez. Le texte de l’e-mail devient lui aussi un modèle, avec le nom du signataire et l’échéance qui se remplissent tout seuls.

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Chaque fois depuis le début, chaque fois un peu différent

Le même mandat, la même notice de confidentialité, la même lettre de mission : celui qui les envoie à la signature répète chaque fois les mêmes gestes, fait glisser les mêmes champs, réécrit le même e-mail. Et à force de le refaire, tôt ou tard un champ finit sur la mauvaise page. Avec un modèle, la personne qui connaît le document fait le travail une fois, et le reste de l’équipe l’utilise tel quel.

Comment ça marche

  1. Préparez le modèle

    Vous chargez le PDF, nommez les places des signataires par rôle (Client, Garant, Représentant légal) et posez les champs : signature, texte, date, cases à cocher. Chaque place a son champ de signature, et vous décidez si tous signent le même document ou chacun sa copie.

  2. Décidez qui l’utilise

    Le modèle peut être utilisable par toute l’équipe ou seulement par les personnes que vous choisissez. Ceux qui gèrent les modèles les voient tous ; les autres ne trouvent que ceux qui leur sont destinés, et ne risquent pas de partir du mauvais.

  3. Partez du modèle

    Dans « Nouvelle demande », kSign demande « Par où commencez-vous ? » : vous choisissez le modèle, et document, signataires et champs sont déjà prêts. Vous indiquez qui signe, choisissez le texte de l’e-mail et envoyez.

Préparé une fois, signé chaque jour.

Ce que vous pouvez faire

  • Des places par rôle, pas par personne

    Le modèle dit « Client » et « Garant », pas Marco Ferrari : chaque fois, vous n’indiquez que les noms, et les champs suivent le rôle. Jusqu’à dix signataires par modèle.

  • Des champs qui se remplissent seuls

    Un champ de texte peut se remplir au moment de la signature avec le prénom, le nom, l’e-mail ou le téléphone de son signataire : personne ne le saisit, personne ne se trompe. Si le signataire s’identifie avec la carte d’identité électronique italienne (CIE), il reprend les données vérifiées.

  • Cosignature ou copie individuelle, décidé une fois

    Avec plusieurs signataires, le modèle fixe la façon de signer, et personne ne la change par erreur. Avec une seule place, chaque personne ajoutée reçoit sa copie avec les mêmes champs : pratique pour faire signer le même formulaire à tout le personnel.

  • Reconnaissables d’un coup d’œil

    Chaque modèle affiche l’aperçu de la première page avec ses champs, les rôles en couleur, qui peut l’utiliser et quand il a servi pour la dernière fois : on voit tout de suite lequel garder et lequel est dépassé.

  • Des e-mails avec les données du signataire

    Objet et texte de l’invitation enregistrés comme modèles, avec des variables pour le nom du signataire, le titre du document, le nom de l’entreprise, l’échéance et le lien de signature. À l’envoi, elles deviennent les vraies données, et le bouton pour signer s’ajoute tout seul.

  • Un modèle par défaut, des exceptions au besoin

    Un texte est celui par défaut et part tout seul. Pour une demande particulière, vous choisissez un autre modèle, ou écrivez un texte pour cette fois seulement sans toucher à ceux enregistrés.

Questions fréquentes

Si je modifie un modèle, les demandes déjà envoyées changent-elles ?

Non. Chaque demande créée à partir d’un modèle a sa propre copie du document et des champs : le modifier ou le supprimer ne vaut que pour les demandes à venir.

Qui peut créer et modifier les modèles ?

Les modèles de document sont gérés par les personnes disposant de l’autorisation dédiée : elles les voient tous, les créent et décident pour chacun s’il est destiné à toute l’équipe ou à quelques personnes. Les autres utilisent ceux qu’ils voient, sans pouvoir les modifier. Les textes des e-mails sont gérés par l’administrateur de kSign.

Dans quel format doit être le document du modèle ?

PDF. Pour une demande ponctuelle, kSign convertit aussi les DOCX, mais dans un modèle les champs se posent sur la page définitive et doivent rester exactement là où vous les avez mis : c’est pourquoi il faut le PDF.

Le signataire voit-il les variables dans l’e-mail ?

Non : à leur place, il lit son nom, le titre du document, le nom de votre entreprise et la date d’échéance. Si une variable est mal écrite, elle reste visible telle quelle au lieu de disparaître en silence : vous le remarquez au premier essai, pas par l’appel d’un client.

Puis-je utiliser un modèle aussi pour la signature en présentiel ?

Oui. Depuis « Signature en présentiel », vous choisissez le poste, puis un modèle ou un PDF : signataires et champs sont déjà prêts, et le client signe devant vous sur la tablette ou le PC du poste.

Les autres fonctionnalités de kSign

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