Modelli
Il contratto che mandi ogni settimana si prepara una volta sola
Salvi il documento con i posti dei firmatari e i campi già al loro posto: la prossima volta scrivi solo chi firma e invii. Anche il testo dell’email diventa un modello, con il nome del firmatario e la scadenza che si compilano da soli.
Ogni volta da capo, ogni volta un po’ diverso
Lo stesso mandato, la stessa informativa privacy, la stessa lettera d’incarico: chi li manda in firma ripete ogni volta gli stessi gesti, trascina gli stessi campi, riscrive la stessa email. E a forza di rifarli, prima o poi un campo finisce sulla pagina sbagliata. Con un modello il lavoro lo fa una volta chi conosce il documento, e il resto del team lo usa così com’è.
Come funziona
-
Prepara il modello
Carichi il PDF, dai un nome ai posti dei firmatari per ruolo (Cliente, Garante, Legale rappresentante) e posi i campi: firma, testo, data, caselle. Ogni posto ha il suo campo firma, e decidi se firmano tutti sullo stesso documento o ognuno sulla sua copia.
-
Decidi chi lo usa
Il modello può essere utilizzabile da tutto il team o solo dalle persone che scegli. Chi gestisce i modelli li vede tutti; gli altri trovano solo quelli pensati per loro, e non rischiano di partire da quello sbagliato.
-
Parti dal modello
In «Nuova richiesta» kSign chiede «Da dove parti?»: scegli il modello e documento, firmatari e campi sono già pronti. Scrivi chi firma, scegli il testo dell’email e invii.
Si prepara una volta, si firma ogni giorno.
Cosa puoi fare
-
Posti per ruolo, non per persona
Il modello dice «Cliente» e «Garante», non Marco Ferrari: ogni volta scrivi solo i nomi, e i campi seguono il ruolo. Fino a dieci firmatari per modello.
-
Campi che si compilano da soli
Un campo di testo può riempirsi al momento della firma con nome, cognome, email o telefono del suo firmatario: nessuno lo scrive a mano, nessuno lo sbaglia. Se il firmatario si identifica con la CIE, prende i dati verificati.
-
Cofirma o copia individuale, deciso una volta
Con più firmatari il modello fissa come firmano, e nessuno lo cambia per sbaglio. Con un posto solo, aggiungendo persone ognuna riceve la sua copia con gli stessi campi: comodo per far firmare lo stesso modulo a tutto il personale.
-
Si riconoscono a colpo d’occhio
Ogni modello mostra l’anteprima della prima pagina con i campi, i ruoli colorati, chi può usarlo e quando è stato usato l’ultima volta: si capisce subito quale tenere e quale è ormai superato.
-
Email con i dati di chi firma
Oggetto e testo dell’invito salvati come modelli, con i segnaposto per nome del firmatario, titolo del documento, nome dell’azienda, scadenza e link di firma. All’invio diventano i dati veri, e il pulsante per firmare si aggiunge da sé.
-
Un predefinito, eccezioni quando servono
Un testo è il predefinito e parte da solo. Per una richiesta particolare scegli un altro modello, oppure scrivi un testo solo per quella volta senza toccare quelli salvati.
Domande frequenti
Se modifico un modello, cambiano le richieste già inviate?
No. Ogni richiesta nata da un modello ha la sua copia del documento e dei campi: modificarlo o eliminarlo vale solo per le richieste che verranno.
Chi può creare e modificare i modelli?
I modelli di documento li gestisce chi ha il permesso dedicato: li vede tutti, li crea e decide per ciascuno se è per tutto il team o solo per alcune persone. Gli altri usano quelli che vedono, senza poterli cambiare. I testi delle email li gestisce chi amministra kSign.
In che formato deve essere il documento del modello?
PDF. Per una singola richiesta kSign converte anche i DOCX, ma in un modello i campi si posano sulla pagina definitiva e devono restare esattamente dove li hai messi: per questo serve il PDF.
Il firmatario vede i segnaposto nell’email?
No: al loro posto legge il suo nome, il titolo del documento, il nome della tua azienda e la data di scadenza. Se un segnaposto è scritto male resta visibile così com’è, invece di sparire in silenzio: te ne accorgi alla prima prova, non da una telefonata del cliente.
Posso usare un modello anche per la firma in presenza?
Sì. Da «Firma in presenza» scegli la postazione, poi un modello o un PDF: firmatari e campi sono già pronti, e il cliente firma davanti a te sul tablet o sul PC della postazione.
Le altre funzionalità di kSign
Firma i documenti della tua azienda con kSign
Richiedi una demo: ti mostriamo come kSign rende la firma veloce, a norma e non ripudiabile.
Alex