Mehrere Unterzeichner
Alle Unterschriften kommen an, ohne jemandem hinterherzulaufen
Der Kunde, der Gesellschafter, der Bürge: Jeder erhält seine Einladung und unterschreibt, wann er kann, von jedem Gerät aus. kSign behält die Frist im Blick, erinnert alle, die noch fehlen, und zeigt Ihnen auf einen Blick, wo das Dokument hängt.
Die Zeit geht zwischen zwei Unterschriften verloren
Unterschreiben dauert eine Minute. Was einen Vertrag um Wochen verzögert, ist alles andere: herausfinden, wer schon unterschrieben hat, ans Nachfassen denken, das aktualisierte PDF an den Nächsten weiterleiten, zu spät merken, dass das Angebot abgelaufen ist. In kSign hat jede Anfrage ihre Unterzeichner, ihre Frist und ihre Erinnerungen schon eingestellt: Sie senden sie ab, den Rest verfolgt das System, und der Stand jedes Einzelnen ist jederzeit ablesbar.
So funktioniert es
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Unterzeichner hinzufügen und festlegen, wie sie unterschreiben
Name, E-Mail und Telefon jeder Person, bis zu zehn pro Anfrage. Dann eine einzige Wahl: ein Dokument, das alle unterschreiben, oder eine unterschriebene Kopie für jeden — ein Vertrag zwischen Studio Morelli und seinem Kunden im ersten Fall, die Datenschutzerklärung für die Mitarbeitenden im zweiten.
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Sie senden ab, und die Einladungen gehen raus
Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Link und dem Ablaufdatum. Niemand muss ein Konto anlegen oder etwas installieren: Man öffnet das Dokument auf dem Handy oder Computer, bestätigt seine Identität und unterschreibt.
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kSign verfolgt die Anfrage bis zum Ende
Wer noch nicht unterschrieben hat, erhält Erinnerungen an den festgelegten Tagen; Sie sehen, wer geöffnet, wer unterschrieben hat und wer noch fehlt. Wenn der Letzte unterschreibt, geht die unterschriebene Kopie von selbst per E-Mail hinaus. Läuft die Zeit ab, wird die Anfrage als abgelaufen geschlossen.
Der Vertrag bleibt nicht mehr auf irgendeinem Schreibtisch liegen.
Was Sie tun können
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Gemeinsame Unterschrift auf demselben Dokument
Alle unterschreiben dasselbe PDF, einer nach dem anderen und ohne vorgegebene Reihenfolge: Wer zuerst da ist, unterschreibt zuerst. Ist einer fertig, erhalten die anderen die E-Mail „Sie sind an der Reihe“. Nach der letzten Unterschrift erhält das Dokument eine einzige kryptografische Signatur, die es vollständig versiegelt.
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Eine unterschriebene Kopie für jeden
Für Dokumente, die jeder für sich unterschreibt — interne Regelung, Datenschutzhinweis, Einverständniserklärung — erhält und unterschreibt jede Person ihre eigene Kopie, ohne auf die anderen zu warten. Ihnen bleiben so viele unterschriebene Kopien, wie es Unterzeichner gibt, jede einzeln herunterladbar.
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Eine Frist für jede Anfrage
Das Unternehmen legt die Standardfrist fest, von 1 bis 365 Tagen, und jede Einladung nennt sie. Nach Ablauf gilt der Link nicht mehr und die Anfrage schließt sich von selbst als abgelaufen: Ein altes Angebot wird nicht sechs Monate später aus Versehen unterschrieben.
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Automatische Erinnerungen und manuelles Nachfassen
Wählen Sie, an welchen Tagen nach dem Versand die Erinnerung rausgeht: kSign schreibt nur denen, die noch nicht unterschrieben haben, höchstens einmal am Tag. Braucht es einen zusätzlichen Anstoß, erreicht „Erinnerung senden“ in der Anfrage sofort alle, die noch fehlen.
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Eine Liste, die zeigt, wo Sie stehen
Die Anfragen sind aufgeteilt in Alle, Ausstehend, Unterschrieben, Entwürfe sowie Abgelaufen und storniert, jeweils mit Zähler. In der Detailansicht sehen Sie den Stand jedes Unterzeichners und stornieren die Anfrage, wenn ein Geschäft platzt: Die Links funktionieren sofort nicht mehr.
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Klare E-Mails in der Sprache des Empfängers
Einladung, Erinnerung, Hinweis „Sie sind an der Reihe“, Bestätigung mit dem unterschriebenen PDF im Anhang, Ablehnungshinweis: Jeder Schritt hat seine E-Mail, mit der Marke Ihres Unternehmens. Es gibt sie in sieben Sprachen, und kSign verwendet die des Empfängers, wenn es sie kennt.
| Was passiert | Gemeinsam | Einzelkopie |
|---|---|---|
| Ein Dokument mit allen Unterschriften | ja | nein |
| Jeder unterschreibt seine eigene Kopie | nein | ja |
| Keine vorgegebene Reihenfolge | ja | ja |
| Hinweis „Sie sind dran“ an die anderen nach jeder Unterschrift | ja | nein |
| Unterschriebene Kopie an alle, sobald der Letzte unterschreibt | ja | nein |
| Unterschriebene Kopie an jeden, sobald er unterschreibt | nein | ja |
| Frist, Erinnerungen und Stornierung | ja | ja |
Die gemeinsame Unterschrift ist der Standardmodus. Bei nur einem Unterzeichner führen beide Modi zum selben Ergebnis.
Häufige Fragen
Kann ich festlegen, wer zuerst unterschreibt?
Nein: In kSign gibt es keine Reihenfolge, die man einstellen müsste. Bei der gemeinsamen Unterschrift geht das Dokument an eine Person nach der anderen, aber wer es zuerst öffnet, unterschreibt; die anderen werden benachrichtigt, wenn sie an der Reihe sind. In der Praxis ist das der schnellste Weg, Unterschriften einzusammeln, weil niemand auf einen Kollegen im Urlaub warten muss.
Was passiert, wenn ein Unterzeichner ablehnt?
Auf der Unterschriftsseite kann jeder ablehnen, auch mit Angabe eines Grundes. Wer die Anfrage gesendet hat, erhält sofort eine Benachrichtigung per E-Mail, die Anfrage wandert zu den geschlossenen und die Ablehnung bleibt mit Datum und Uhrzeit im Verlauf festgehalten.
Wem gehört bei mehreren Unterzeichnern die kryptografische Signatur im PDF?
Bei der gemeinsamen Unterschrift hinterlässt jede Person ihr eigenes Unterschriftsfeld mit Name, E-Mail und Zeitpunkt; die kryptografische Signatur dagegen ist eine einzige, die kSign im Namen Ihres Unternehmens nach dem letzten Unterzeichner anbringt, und sie schützt das vollständige Dokument vor jeder späteren Änderung. Die Nachweise, wer unterschrieben hat, stecken in den Feldern, im Zertifikat jedes Einzelnen und im Ereignisprotokoll.
Kann man einen Unterzeichner nach dem Versand ändern?
Solange die Anfrage ein Entwurf ist, lassen sich Unterzeichner, Dokument und Felder frei ändern. Nach dem Versand ist der saubere Weg, die Anfrage zu stornieren, was die bereits verschickten Links sofort ungültig macht, und eine neue mit den richtigen Angaben zu senden: So unterschreibt niemand eine Version, die nicht mehr gilt.
Brauchen die Unterzeichner ein Konto?
Nein. Der Link in der E-Mail genügt: Die Unterschriftsseite öffnet sich im Browser, auch auf dem Handy, und verlangt nur, die Identität mit dem SMS-Code oder mit dem italienischen elektronischen Personalausweis (CIE) zu bestätigen, je nach der für die Anfrage gewählten Stufe. kSign-Nutzer braucht nur, wer versendet.
Die anderen Funktionen von kSign
Signieren Sie die Dokumente Ihres Unternehmens mit kSign
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie kSign die Signatur schnell, konform und unbestreitbar macht.
Alex