Modelos
O contrato que envia todas as semanas prepara-se uma única vez
Guarda o documento com os lugares dos signatários e os campos já posicionados: da próxima vez escreve apenas quem assina e envia. Também o texto do e-mail se torna um modelo, com o nome do signatário e o prazo preenchidos automaticamente.
Sempre do início, sempre um pouco diferente
O mesmo mandato, a mesma informação de privacidade, a mesma carta de mandato: quem os envia para assinatura repete sempre os mesmos gestos, arrasta os mesmos campos, reescreve o mesmo e-mail. E de tanto os refazer, mais cedo ou mais tarde um campo acaba na página errada. Com um modelo, quem conhece o documento faz o trabalho uma vez, e o resto da equipa usa-o tal como está.
Como funciona
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Prepare o modelo
Carrega o PDF, dá nome aos lugares dos signatários por função (Cliente, Fiador, Representante legal) e coloca os campos: assinatura, texto, data, caixas de verificação. Cada lugar tem o seu campo de assinatura, e decide se todos assinam o mesmo documento ou cada um a sua cópia.
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Decida quem o usa
O modelo pode ser utilizável por toda a equipa ou só pelas pessoas que escolher. Quem gere os modelos vê-os todos; os outros encontram só os pensados para eles, e não arriscam partir do errado.
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Parta do modelo
Em «Novo pedido» o kSign pergunta «Por onde começa?»: escolhe o modelo e documento, signatários e campos já estão prontos. Escreve quem assina, escolhe o texto do e-mail e envia.
Prepara-se uma vez, assina-se todos os dias.
O que pode fazer
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Lugares por função, não por pessoa
O modelo diz «Cliente» e «Fiador», não Marco Ferrari: de cada vez escreve só os nomes, e os campos seguem a função. Até dez signatários por modelo.
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Campos que se preenchem sozinhos
Um campo de texto pode preencher-se no momento da assinatura com o nome, apelido, e-mail ou telefone do seu signatário: ninguém o escreve à mão, ninguém se engana. Se o signatário se identificar com o cartão de identidade eletrónico italiano (CIE), usa os dados verificados.
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Coassinatura ou cópia individual, decidido uma vez
Com vários signatários o modelo fixa como assinam, e ninguém o altera por engano. Com um só lugar, cada pessoa que acrescenta recebe a sua cópia com os mesmos campos: prático para pôr todo o pessoal a assinar o mesmo formulário.
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Reconhecem-se num relance
Cada modelo mostra a pré-visualização da primeira página com os campos, as funções a cores, quem o pode usar e quando foi usado pela última vez: percebe-se logo qual manter e qual já está ultrapassado.
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E-mails com os dados de quem assina
Assunto e texto do convite guardados como modelos, com marcadores para o nome do signatário, título do documento, nome da empresa, prazo e ligação de assinatura. No envio tornam-se os dados reais, e o botão para assinar é acrescentado automaticamente.
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Um predefinido, exceções quando fazem falta
Um texto é o predefinido e segue sozinho. Para um pedido especial escolhe outro modelo, ou escreve um texto só para essa vez sem mexer nos guardados.
Perguntas frequentes
Se alterar um modelo, os pedidos já enviados mudam?
Não. Cada pedido criado a partir de um modelo tem a sua cópia do documento e dos campos: alterá-lo ou eliminá-lo só vale para os pedidos futuros.
Quem pode criar e alterar os modelos?
Os modelos de documento são geridos por quem tem a permissão dedicada: vê-os todos, cria-os e decide para cada um se é para toda a equipa ou só para algumas pessoas. Os outros usam os que veem, sem os poder alterar. Os textos dos e-mails são geridos por quem administra o kSign.
Em que formato deve estar o documento do modelo?
PDF. Para um pedido avulso o kSign também converte DOCX, mas num modelo os campos assentam na página definitiva e têm de ficar exatamente onde os pôs: por isso é preciso o PDF.
O signatário vê os marcadores no e-mail?
Não: no lugar deles lê o seu nome, o título do documento, o nome da sua empresa e a data-limite. Se um marcador estiver mal escrito fica visível tal como está, em vez de desaparecer em silêncio: dá por isso no primeiro teste, não por um telefonema do cliente.
Posso usar um modelo também para a assinatura presencial?
Sim. Em «Assinatura presencial» escolhe o posto, depois um modelo ou um PDF: signatários e campos já estão prontos, e o cliente assina à sua frente no tablet ou no PC do posto.
As outras funcionalidades do kSign
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Alex