Plantillas
El contrato que envías cada semana se prepara una sola vez
Guardas el documento con los puestos de los firmantes y los campos ya en su sitio: la próxima vez solo escribes quién firma y envías. También el texto del email se convierte en plantilla, con el nombre del firmante y el vencimiento que se rellenan solos.
Cada vez desde cero, cada vez un poco distinto
El mismo mandato, la misma cláusula de privacidad, la misma carta de encargo: quien los envía a firmar repite cada vez los mismos gestos, arrastra los mismos campos, reescribe el mismo email. Y a fuerza de rehacerlos, tarde o temprano un campo acaba en la página equivocada. Con una plantilla, el trabajo lo hace una vez quien conoce el documento, y el resto del equipo la usa tal cual.
Cómo funciona
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Prepara la plantilla
Subes el PDF, das nombre a los puestos de los firmantes por rol (Cliente, Avalista, Representante legal) y colocas los campos: firma, texto, fecha, casillas. Cada puesto tiene su campo de firma, y decides si todos firman el mismo documento o cada uno su copia.
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Decide quién la usa
La plantilla puede ser utilizable por todo el equipo o solo por las personas que elijas. Quien gestiona las plantillas las ve todas; los demás encuentran solo las pensadas para ellos, y no corren el riesgo de partir de la equivocada.
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Parte de la plantilla
En «Nueva solicitud» kSign pregunta «¿Desde dónde empiezas?»: eliges la plantilla y documento, firmantes y campos ya están listos. Escribes quién firma, eliges el texto del email y envías.
Se prepara una vez, se firma cada día.
Qué puedes hacer
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Puestos por rol, no por persona
La plantilla dice «Cliente» y «Avalista», no Marco Ferrari: cada vez solo escribes los nombres, y los campos siguen al rol. Hasta diez firmantes por plantilla.
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Campos que se rellenan solos
Un campo de texto puede rellenarse en el momento de la firma con el nombre, apellidos, email o teléfono de su firmante: nadie lo escribe a mano, nadie se equivoca. Si el firmante se identifica con la CIE, toma los datos verificados.
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Cofirma o copia individual, decidido una vez
Con varios firmantes la plantilla fija cómo firman, y nadie lo cambia por error. Con un solo puesto, al añadir personas cada una recibe su copia con los mismos campos: práctico para que toda la plantilla firme el mismo formulario.
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Se reconocen de un vistazo
Cada plantilla muestra la vista previa de la primera página con los campos, los roles en color, quién puede usarla y cuándo se usó por última vez: se ve enseguida cuál conservar y cuál ha quedado superada.
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Emails con los datos de quien firma
Asunto y texto de la invitación guardados como plantillas, con marcadores para el nombre del firmante, título del documento, nombre de la empresa, vencimiento y enlace de firma. Al enviar se convierten en los datos reales, y el botón para firmar se añade solo.
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Una predeterminada, excepciones cuando hacen falta
Un texto es el predeterminado y se envía solo. Para una solicitud concreta eliges otra plantilla, o escribes un texto solo para esa vez sin tocar las guardadas.
Preguntas frecuentes
Si modifico una plantilla, ¿cambian las solicitudes ya enviadas?
No. Cada solicitud creada a partir de una plantilla tiene su propia copia del documento y de los campos: modificarla o eliminarla solo afecta a las solicitudes futuras.
¿Quién puede crear y modificar las plantillas?
Las plantillas de documento las gestiona quien tiene el permiso dedicado: las ve todas, las crea y decide para cada una si es para todo el equipo o solo para algunas personas. Los demás usan las que ven, sin poder cambiarlas. Los textos de los emails los gestiona quien administra kSign.
¿En qué formato debe estar el documento de la plantilla?
PDF. Para una solicitud suelta kSign también convierte los DOCX, pero en una plantilla los campos se colocan sobre la página definitiva y deben quedarse exactamente donde los pusiste: por eso hace falta el PDF.
¿El firmante ve los marcadores en el email?
No: en su lugar lee su nombre, el título del documento, el nombre de tu empresa y la fecha de vencimiento. Si un marcador está mal escrito queda visible tal cual, en vez de desaparecer en silencio: te das cuenta en la primera prueba, no por la llamada de un cliente.
¿Puedo usar una plantilla también para la firma presencial?
Sí. Desde «Firma presencial» eliges el puesto, luego una plantilla o un PDF: firmantes y campos ya están listos, y el cliente firma delante de ti en la tableta o el PC del puesto.
Las demás funcionalidades de kSign
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Alex