Preparación
El documento llega listo, el firmante solo tiene que firmar
Indicas dónde se firma, qué hay que rellenar y qué hay que marcar, una sola vez. Quien recibe el documento encuentra cada campo en su sitio, numerado y ya relleno cuando es posible: sin imprimir, sin «¿me reenvías el PDF con tu NIF?».
Una firma puede fallar antes incluso de llegar
Un contrato devuelto porque falta una fecha, una casilla de consentimiento de privacidad en blanco, la firma puesta en la página equivocada: son los retrasos que más cuestan, porque se descubren a toro pasado. En kSign el documento se prepara antes de salir. Cada campo pertenece a un firmante concreto, los obligatorios bloquean la firma hasta que se rellenan y los datos que ya conoces no tiene que reescribirlos nadie.
Cómo funciona
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Sube el documento
Arrastras un PDF o un archivo Word, que kSign convierte a PDF solo, o pegas el enlace a un documento en línea. Si el archivo ya contiene marcadores, los campos aparecen enseguida en su sitio.
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Arrastra los campos de cada firmante
Elige al firmante y lleva al documento firma, texto, fecha, casilla, opción o mención. Cada persona tiene su color, así ves de un vistazo quién firma dónde; cada campo se duplica, se mueve y se redimensiona.
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El firmante rellena y firma
En la página de firma los campos están numerados y lo guían uno tras otro. Los prerrellenados no los toca, los obligatorios hay que completarlos antes de firmar. Al firmar, valores, fecha y recuadro de firma quedan impresos en el PDF.
Un documento bien preparado vuelve firmado a la primera.
Qué puedes hacer
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Seis tipos de campo
Firma; texto libre, con etiqueta y longitud máxima; fecha, que se rellena en el momento de la firma en el formato que elijas; casilla de verificación; opción entre varias del mismo grupo; mención, un texto fijo como «Leído y aprobado» que se imprime junto a la firma.
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Datos del firmante ya rellenados
Un campo de texto puede rellenarse solo con el nombre, apellido, nombre completo, correo o teléfono de su firmante. El valor se escribe en el momento de la firma con los datos definitivos: si la persona verificó su identidad con la CIE, son los de la tarjeta.
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Anclas inteligentes en el texto
Escribe en tu plantilla de Word un marcador como {{s1|signature}} o {{s2|date}}, quizá del mismo color que el fondo: al subirlo, kSign lo reconoce y crea el campo justo ahí, para el firmante correcto. La sintaxis es compatible con la de Yousign, así que los documentos ya preparados funcionan tal cual.
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Menciones que se completan solas
En una mención puedes insertar %fullname%, %email%, %date% y %datetime%: al firmar se convierten en nombre del firmante, correo, fecha y hora. «Leído y aprobado el %date%» sale en el PDF con el día real, sin que nadie lo escriba.
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Aviso en los PDF ya firmados
Si el documento ya lleva la firma digital de otra persona, kSign te lo dice antes del envío, con el nombre del firmante leído del certificado: volver a firmarlo haría que esa firma apareciera como modificada. Tú decides si enviarlo de todos modos, y la confirmación queda en el registro de la solicitud.
Preguntas frecuentes
¿Puedo subir un archivo Word en lugar de un PDF?
Sí. Un documento DOCX lo convierte kSign a PDF al subirlo, y desde ese momento se trabaja sobre el PDF: es lo que ven y firman los firmantes. También los marcadores escritos en el Word se reconocen tras la conversión.
¿Cómo escribo los marcadores en el documento?
Entre dobles llaves, con el número del firmante y el tipo de campo: {{s1|signature}} es la firma del primero, {{s2|text|label=NIF|required}} un campo obligatorio para el segundo, {{s1|mention|text=Leído y aprobado el %date%}} una mención. s1, s2, s3 siguen el orden en que añades a los firmantes. La guía completa está dentro de kSign, al subir el documento.
¿Puede el firmante modificar el documento?
No. El firmante solo rellena los campos que le has asignado — no los de los demás, no los prerrellenados — y todo lo demás del PDF queda como está. Los valores introducidos se imprimen en el documento en el momento de la firma, y a partir de ahí cualquier cambio sería detectable.
¿Puedo reutilizar la misma preparación para documentos parecidos?
Sí, de dos maneras. Si el documento nace de una plantilla de Word tuya, los marcadores hacen el trabajo en cada subida. Si en cambio el PDF es siempre el mismo, guárdalo en kSign como modelo de documento, con los puestos de los firmantes y los campos ya en su sitio: la siguiente solicitud empieza desde ahí.
Las demás funcionalidades de kSign
Firma los documentos de tu empresa con kSign
Solicita una demo: te mostramos cómo kSign hace que la firma sea rápida, conforme y no repudiable.
Alex