Um produto

Preparação

O documento chega pronto, o signatário só tem de assinar

Indica onde se assina, o que há a preencher e o que há a assinalar, uma só vez. Quem recebe o documento encontra cada campo no seu lugar, numerado e já preenchido sempre que possível: sem imprimir, sem «pode reenviar-me o PDF com o NIF?».

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Uma assinatura pode falhar antes mesmo de chegar

Um contrato devolvido porque falta uma data, uma caixa de consentimento de privacidade deixada em branco, a assinatura colocada na página errada: são estes os atrasos que mais custam, porque se descobrem depois. No kSign o documento prepara-se antes de partir. Cada campo pertence a um signatário concreto, os obrigatórios bloqueiam a assinatura até estarem preenchidos e os dados que já conhece ninguém os tem de reescrever.

Como funciona

  1. Carregue o documento

    Arraste um PDF ou um ficheiro Word, que o kSign converte sozinho em PDF, ou cole a ligação para um documento online. Se o ficheiro já contiver marcadores, os campos aparecem logo no sítio certo.

  2. Arraste os campos de cada signatário

    Escolha o signatário e leve para o documento assinatura, texto, data, caixa, escolha ou menção. Cada pessoa tem a sua cor, por isso vê num relance quem assina onde; cada campo duplica-se, move-se e redimensiona-se.

  3. O signatário preenche e assina

    Na página de assinatura os campos estão numerados e guiam-no um após o outro. Os pré-preenchidos não lhes toca, os obrigatórios têm de ser preenchidos antes de assinar. Ao assinar, valores, data e quadro de assinatura ficam impressos no PDF.

Um documento bem preparado volta assinado à primeira.

O que pode fazer

  • Seis tipos de campo

    Assinatura; texto livre, com etiqueta e comprimento máximo; data, preenchida no momento da assinatura no formato que escolher; caixa de seleção; escolha entre várias opções do mesmo grupo; menção, um texto fixo como «Lido e aprovado» impresso junto à assinatura.

  • Dados do signatário já preenchidos

    Um campo de texto pode preencher-se sozinho com o nome próprio, apelido, nome completo, e-mail ou telefone do seu signatário. O valor escreve-se no momento da assinatura com os dados definitivos: se a pessoa verificou a identidade com o cartão eletrónico italiano (CIE), são os do cartão.

  • Âncoras inteligentes no texto

    Escreva no seu modelo Word um marcador como {{s1|signature}} ou {{s2|date}}, de preferência da mesma cor do fundo: ao carregar, o kSign reconhece-o e cria o campo exatamente aí, para o signatário certo. A sintaxe é compatível com a do Yousign, por isso os documentos já preparados funcionam tal como estão.

  • Menções que se completam sozinhas

    Numa menção pode inserir %fullname%, %email%, %date% e %datetime%: ao assinar tornam-se nome do signatário, e-mail, data e hora. «Lido e aprovado em %date%» sai no PDF com o dia verdadeiro, sem que ninguém o escreva.

  • Aviso nos PDF já assinados

    Se o documento já tiver a assinatura digital de outra pessoa, o kSign avisa-o antes do envio, com o nome do signatário lido do certificado: assiná-lo de novo faria essa assinatura aparecer como alterada. É o utilizador que decide se envia na mesma, e a confirmação fica no registo do pedido.

Perguntas frequentes

Posso carregar um ficheiro Word em vez de um PDF?

Sim. Um documento DOCX é convertido em PDF pelo kSign ao carregar, e a partir daí trabalha-se sobre o PDF: é o que os signatários veem e assinam. Também os marcadores escritos no Word são reconhecidos depois da conversão.

Como escrevo os marcadores no documento?

Entre chavetas duplas, com o número do signatário e o tipo de campo: {{s1|signature}} é a assinatura do primeiro, {{s2|text|label=NIF|required}} um campo obrigatório para o segundo, {{s1|mention|text=Lido e aprovado em %date%}} uma menção. s1, s2, s3 seguem a ordem em que adiciona os signatários. O guia completo está dentro do kSign, no momento do carregamento.

O signatário pode alterar o documento?

Não. O signatário só preenche os campos que lhe atribuiu — não os dos outros, não os pré-preenchidos — e todo o resto do PDF fica como está. Os valores introduzidos são impressos no documento no momento da assinatura, e daí em diante qualquer alteração seria detetável.

Posso reutilizar a mesma preparação para documentos semelhantes?

Sim, de duas formas. Se o documento nasce de um modelo Word seu, os marcadores fazem o trabalho a cada carregamento. Se o PDF for sempre o mesmo, guarde-o no kSign como modelo de documento, com os lugares dos signatários e os campos já no sítio: o pedido seguinte começa daí.

As outras funcionalidades do kSign

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