Preparazione
Il documento arriva pronto, il firmatario deve solo firmare
Indichi dove si firma, cosa va compilato e cosa va spuntato, una volta sola. Chi riceve il documento trova ogni campo al suo posto, numerato e già riempito dove possibile: niente stampe, niente «mi rimandi il PDF con il codice fiscale?».
Una firma fallisce prima ancora di arrivare
Un contratto rimandato indietro perché manca una data, una casella del consenso privacy lasciata vuota, la firma messa nella pagina sbagliata: sono questi i ritardi che costano di più, perché si scoprono a cose fatte. In kSign il documento si prepara prima di partire. Ogni campo appartiene a un firmatario preciso, quelli obbligatori bloccano la firma finché non sono compilati e i dati che conosci già non li deve riscrivere nessuno.
Come funziona
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Carica il documento
Trascini un PDF o un file Word, che kSign converte in PDF da solo, oppure incolli il link a un documento online. Se il file contiene già i segnaposto, i campi compaiono subito al posto giusto.
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Trascina i campi di ogni firmatario
Scegli il firmatario e porta sul documento firma, testo, data, casella, scelta o menzione. Ogni persona ha il suo colore, così a colpo d’occhio vedi chi firma dove; ogni campo si duplica, si sposta e si ridimensiona.
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Il firmatario compila e firma
Sulla pagina di firma i campi sono numerati e lo guidano uno dopo l’altro. Quelli precompilati non li tocca, quelli obbligatori vanno riempiti prima di firmare. Alla firma, valori, data e riquadro di firma finiscono stampati nel PDF.
Un documento preparato bene torna firmato al primo giro.
Cosa puoi fare
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Sei tipi di campo
Firma; testo libero, con etichetta e lunghezza massima; data, che si compila al momento della firma nel formato che scegli; casella da spuntare; scelta fra più opzioni dello stesso gruppo; menzione, un testo fisso come «Letto e approvato» che si stampa accanto alla firma.
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Dati del firmatario già compilati
Un campo di testo può riempirsi da solo con nome, cognome, nome e cognome, email o telefono del suo firmatario. Il valore si scrive al momento della firma con i dati definitivi: se la persona ha verificato l’identità con la CIE, sono quelli della carta.
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Ancore intelligenti nel testo
Scrivi nel tuo modello Word un segnaposto come {{s1|signature}} o {{s2|date}}, magari nello stesso colore dello sfondo: al caricamento kSign lo riconosce e crea il campo esattamente lì, per il firmatario giusto. La sintassi è compatibile con quella di Yousign, quindi i documenti già preparati funzionano così come sono.
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Menzioni che si completano da sole
In una menzione puoi inserire %fullname%, %email%, %date% e %datetime%: alla firma diventano nome del firmatario, email, data e ora. «Letto e approvato il %date%» esce sul PDF con il giorno vero, senza che nessuno lo scriva.
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Avviso sui PDF già firmati
Se il documento porta già la firma digitale di qualcun altro, kSign te lo dice prima dell’invio, con il nome del firmatario letto dal certificato: firmarlo di nuovo farebbe risultare quella firma modificata. Decidi tu se inviare comunque, e la conferma resta nel registro della richiesta.
Domande frequenti
Posso caricare un file Word invece di un PDF?
Sì. Un documento DOCX viene convertito in PDF da kSign al caricamento, e da quel momento si lavora sul PDF: è quello che vedono e firmano i firmatari. Anche i segnaposto scritti nel Word vengono riconosciuti dopo la conversione.
Come scrivo i segnaposto nel documento?
Tra doppie graffe, con il numero del firmatario e il tipo di campo: {{s1|signature}} è la firma del primo, {{s2|text|label=Codice fiscale|required}} un campo obbligatorio per il secondo, {{s1|mention|text=Letto e approvato il %date%}} una menzione. s1, s2, s3 seguono l’ordine in cui aggiungi i firmatari. La guida completa è dentro kSign, al momento del caricamento.
Il firmatario può modificare il documento?
No. Il firmatario compila solo i campi che gli hai assegnato — non quelli degli altri, non quelli precompilati — e tutto il resto del PDF resta com’è. I valori inseriti si stampano nel documento al momento della firma, e da lì in poi qualsiasi modifica sarebbe rilevabile.
Posso riusare la stessa preparazione per documenti simili?
Sì, in due modi. Se il documento nasce da un tuo modello Word, i segnaposto fanno il lavoro a ogni caricamento. Se invece il PDF è sempre lo stesso, salvalo in kSign come modello di documento, con i posti dei firmatari e i campi già al loro posto: alla richiesta successiva parti da lì.
Le altre funzionalità di kSign
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Alex