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Préparation

Le document arrive prêt, le signataire n’a plus qu’à signer

Vous indiquez où l’on signe, ce qu’il faut remplir et ce qu’il faut cocher, une seule fois. Celui qui reçoit le document trouve chaque champ à sa place, numéroté et déjà rempli quand c’est possible : pas d’impression, pas de « vous pouvez me renvoyer le PDF avec votre numéro fiscal ? ».

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Une signature peut échouer avant même d’arriver

Un contrat renvoyé parce qu’il manque une date, une case de consentement à la confidentialité laissée vide, la signature placée sur la mauvaise page : ce sont les retards les plus coûteux, car on les découvre après coup. Dans kSign, le document se prépare avant de partir. Chaque champ appartient à un signataire précis, les champs obligatoires bloquent la signature tant qu’ils ne sont pas remplis, et personne n’a à ressaisir les données que vous connaissez déjà.

Comment ça marche

  1. Chargez le document

    Glissez un PDF ou un fichier Word, que kSign convertit lui-même en PDF, ou collez le lien vers un document en ligne. Si le fichier contient déjà des balises, les champs apparaissent aussitôt au bon endroit.

  2. Glissez les champs de chaque signataire

    Choisissez le signataire et posez sur le document signature, texte, date, case, choix ou mention. Chaque personne a sa couleur, vous voyez donc d’un coup d’œil qui signe où ; chaque champ se duplique, se déplace et se redimensionne.

  3. Le signataire remplit et signe

    Sur la page de signature, les champs sont numérotés et le guident l’un après l’autre. Les champs pré-remplis, il n’y touche pas ; les obligatoires doivent être remplis avant de signer. À la signature, valeurs, date et cadre de signature sont imprimés dans le PDF.

Un document bien préparé revient signé du premier coup.

Ce que vous pouvez faire

  • Six types de champ

    Signature ; texte libre, avec intitulé et longueur maximale ; date, remplie au moment de la signature dans le format choisi ; case à cocher ; choix entre plusieurs options d’un même groupe ; mention, un texte fixe comme « Lu et approuvé » imprimé à côté de la signature.

  • Données du signataire déjà remplies

    Un champ texte peut se remplir seul avec le prénom, le nom, le nom complet, l’e-mail ou le téléphone de son signataire. La valeur s’écrit au moment de la signature avec les données définitives : si la personne a vérifié son identité avec la carte d’identité électronique italienne (CIE), ce sont celles de la carte.

  • Ancres intelligentes dans le texte

    Écrivez dans votre modèle Word une balise comme {{s1|signature}} ou {{s2|date}}, éventuellement de la couleur du fond : au chargement, kSign la reconnaît et crée le champ exactement là, pour le bon signataire. La syntaxe est compatible avec celle de Yousign, les documents déjà préparés fonctionnent donc tels quels.

  • Mentions qui se complètent seules

    Dans une mention, vous pouvez insérer %fullname%, %email%, %date% et %datetime% : à la signature, ils deviennent nom du signataire, e-mail, date et heure. « Lu et approuvé le %date% » sort sur le PDF avec le vrai jour, sans que personne ne l’écrive.

  • Avertissement sur les PDF déjà signés

    Si le document porte déjà la signature numérique de quelqu’un d’autre, kSign vous le dit avant l’envoi, avec le nom du signataire lu dans le certificat : le signer à nouveau ferait apparaître cette signature comme modifiée. Vous décidez d’envoyer quand même, et la confirmation reste dans le journal de la demande.

Questions fréquentes

Puis-je charger un fichier Word au lieu d’un PDF ?

Oui. Un document DOCX est converti en PDF par kSign au chargement, et à partir de là on travaille sur le PDF : c’est lui que les signataires voient et signent. Les balises écrites dans le Word sont elles aussi reconnues après la conversion.

Comment écrire les balises dans le document ?

Entre doubles accolades, avec le numéro du signataire et le type de champ : {{s1|signature}} est la signature du premier, {{s2|text|label=Numéro fiscal|required}} un champ obligatoire pour le deuxième, {{s1|mention|text=Lu et approuvé le %date%}} une mention. s1, s2, s3 suivent l’ordre dans lequel vous ajoutez les signataires. Le guide complet se trouve dans kSign, au moment du chargement.

Le signataire peut-il modifier le document ?

Non. Le signataire ne remplit que les champs que vous lui avez attribués — pas ceux des autres, pas les pré-remplis — et le reste du PDF reste tel quel. Les valeurs saisies sont imprimées dans le document au moment de la signature, et dès lors toute modification serait détectable.

Puis-je réutiliser la même préparation pour des documents similaires ?

Oui, de deux façons. Si le document vient de votre propre modèle Word, les balises font le travail à chaque chargement. Si le PDF est toujours le même, enregistrez-le dans kSign comme modèle de document, avec les places des signataires et les champs déjà en position : la demande suivante part de là.

Les autres fonctionnalités de kSign

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