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Planen

Die Arbeit geht an die, die sie können und Zeit dafür haben.

Die dringende Aufgabe landet immer bei derselben Person, der, die sofort antwortet, während ein Kollege mit freien Stunden wartet. Niemand tut das absichtlich: Man sieht einfach nicht, wer voll ist. Projekta zeigt in einem Raster, wie viel jede Person schon zu tun hat, schlägt mit Begründung vor, wer die Arbeit bekommen sollte, und trägt die Termine direkt in deren Kalender ein.

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Echte Stunden, keine erhofften

Das Raster „Auslastung“ zeigt Person für Person und Tag für Tag die Stunden, die jemand laut Klokka arbeiten kann — Vertrag abzüglich genehmigter Urlaube und Freistellungen —, gegenüber den bereits belegten: Termine, die Projekta in den Kalender gesetzt hat, Schätzungen offener Aufgaben, verteilt auf die Werktage ihres Zeitraums, und andere Kalendertermine in Kalendo innerhalb der Arbeitszeit. Jeder Tag hat eine Farbe: hat Platz, fast voll, mehr Arbeit als Stunden, arbeitet nicht. Dieselbe Rechnung steuert den Vorschlag: Bei einer Aufgabe ordnet „Vorschlagen“ die Personen, zuerst die mit allen geforderten Kompetenzen auf dem richtigen Niveau, dann die mit den Stunden im Zeitraum, und schreibt neben jede den Grund. Die verfügbaren Stunden kommen aus Klokka, das aktiv sein muss; ohne Kalendo werden Kalendertermine nicht gezählt, und die Seite weist darauf hin.

So funktioniert es

  1. Sehen, wer frei ist

    Öffnen Sie „Auslastung“ für eine, zwei oder vier Wochen. Ein Klick auf einen Tag zeigt, was ihn füllt: Termine, Aufgabenschätzungen, Kalendereinträge.

  2. Fragen, wer sie bekommt

    In der Aufgabe ordnet „Vorschlagen“ die Personen: geforderte Kompetenzen, freie Stunden im Zeitraum, Stunden, die schon anderen Aufgaben zugesagt sind, beantragter, noch nicht genehmigter Urlaub.

  3. Bestätigen und einplanen

    „In den Kalender“ schlägt die ersten freien Zeiten der Person im Zeitraum der Aufgabe vor. Sie bestätigen: Die Aufgabe geht an sie, die Termine landen in ihrem Kalender „Projekta“, und sie erhält eine Benachrichtigung.

Vor dem Zuweisen sehen, wer wirklich Zeit hat.

Was Sie tun können

  • Kompetenzen einmal festlegen

    Die geforderten Kompetenzen werden bei der Tätigkeit festgelegt (Analyse, Entwurf, Test…), und jede Aufgabe dieser Art erbt sie. Bei einer einzelnen Aufgabe können Sie weitere hinzufügen oder ein höheres Niveau verlangen.

  • Niveaus statt Ja oder Nein

    Basis, Selbstständig, Experte, Referenz: Sie sehen schwarz auf weiß, wer unter dem geforderten Niveau liegt, und eine von einer Führungskraft bestätigte Kompetenz zählt mehr als eine nur selbst angegebene.

  • Eine nachvollziehbare Reihenfolge

    Keine rätselhaften Punktzahlen: zuerst, wer alles kann, dann, wer die Stunden hat, dann, wer es gern macht und wer schon im Projekt ist. Neben jedem Namen steht der Grund.

  • Ein Kalender, der zur Arbeit passt

    Termine liegen innerhalb der Arbeitszeit, umgehen bestehende Verpflichtungen, beginnen zur Viertelstunde und sind nie kürzer als eine halbe Stunde. An einem Tag wird nie mehr verplant, als Klokka als verfügbar angibt.

  • Erinnerungen und ein Kalender, der sich selbst aufräumt

    Eine E-Mail-Erinnerung vor jedem Termin, von 15 Minuten bis zu einem Tag vorher. Geht die Aufgabe an jemand anderen, wird sie storniert oder früher abgeschlossen, verschwinden die künftigen Termine von selbst aus dem Kalender.

  • Vom Kalender zu erfassten Stunden

    Ist der Termin vorbei, erscheint er in der Klokka-Agenda als „zu erfassen“, mit bereits ausgefülltem Eintrag. Bleibt er unerfasst, kommen seine Stunden zurück in die Planung, und die Verantwortlichen werden benachrichtigt.

Häufige Fragen

Weist Projekta Aufgaben selbstständig zu?

Nein. Es schlägt vor und begründet; die Aufgabe geht erst an jemanden, wenn die zuweisende Person bestätigt. Antwortet Kalendo bei der Bestätigung nicht, bleibt die Aufgabe, wie sie war: keine zugewiesenen Aufgaben mit leerem Kalender.

Wer kann die Auslastung der Kollegen sehen?

Wer in Projekta Aufgaben zuweisen darf: Das Raster dient dazu, zu entscheiden, wer die Arbeit bekommt. Aufgaben aus Projekten, die diese Person nicht sieht, zählen trotzdem bei den Stunden mit, aber ohne Titel.

Lässt sich die Auslastung auch in Klokka ansehen?

Ja, mit der Klokka-Erweiterung „Team-Auslastung“: dasselbe Raster mit denselben Zahlen, für Administratoren und alle mit dem Privileg „Berichte über alle Benutzer“, auch wenn sie Projekta nicht nutzen. Projekta muss für das Unternehmen aktiv sein.

Die anderen Funktionen von Projekta

Bringen Sie die Projekte Ihres Unternehmens auf Projekta

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Projekta Projekte, Aufgaben und Teams organisiert.

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