Planifier
Le travail va à qui sait le faire et en a le temps.
La tâche urgente finit toujours chez la même personne, celle qui répond tout de suite, pendant qu’un collègue avec des heures libres attend. Personne ne le fait exprès : on ne voit simplement pas qui est plein. Projekta montre dans une grille ce que chacun a déjà à faire, propose à qui confier le travail en expliquant pourquoi, et place les rendez-vous directement dans son agenda.
Les vraies heures, pas celles qu’on espère
La grille « Charge » montre, personne par personne et jour par jour, les heures que chacun peut travailler selon Klokka — contrat moins congés et absences validés — face à celles déjà prises : les rendez-vous que Projekta a mis dans l’agenda, les estimations des tâches ouvertes réparties sur les jours ouvrés de leur période, les autres engagements du calendrier dans Kalendo pendant les heures de travail. Chaque jour a une couleur : a de la place, presque plein, plus de travail que d’heures, ne travaille pas. Le même calcul guide la suggestion : sur une tâche, « Suggérer » classe les personnes en commençant par celles qui ont toutes les compétences requises au bon niveau, puis celles qui ont les heures sur la période, et écrit pour chacune la raison. Les heures travaillables viennent de Klokka, qui doit être actif ; sans Kalendo les engagements de l’agenda ne sont pas comptés, et la page le signale.
Comment ça marche
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Voyez qui est libre
Ouvrez « Charge » sur une, deux ou quatre semaines. Un clic sur un jour montre ce qui le remplit : rendez-vous, estimations des tâches, engagements de l’agenda.
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Demandez à qui la confier
Depuis la tâche, « Suggérer » classe les personnes : compétences requises, heures libres sur la période, heures déjà promises à d’autres tâches, congés demandés et pas encore validés.
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Confirmez et planifiez
« Mettre à l’agenda » propose les premiers créneaux libres de la personne sur la période de la tâche. Vous confirmez : la tâche lui revient, les rendez-vous vont dans son calendrier « Projekta » et elle reçoit une notification.
Avant d’affecter, voyez qui a vraiment le temps.
Ce que vous pouvez faire
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Des compétences déclarées une fois
Les compétences requises se déclarent sur l’activité (Analyse, Conception, Tests…) et chaque tâche de ce type en hérite. Sur une tâche donnée, vous pouvez en ajouter d’autres ou exiger un niveau plus élevé.
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Des niveaux, pas oui ou non
Base, Autonome, Expert, Référent : vous voyez noir sur blanc qui est en dessous du niveau requis, et une compétence confirmée par un responsable pèse plus qu’une compétence seulement déclarée.
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Un classement lisible
Pas de scores mystérieux : d’abord qui sait tout faire, puis qui a les heures, puis qui le fait volontiers et qui est déjà dans le projet. À côté de chaque nom, la raison.
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Un agenda taillé pour le travail
Les rendez-vous tombent pendant les heures de travail, évitent les engagements existants, commencent au quart d’heure et ne descendent jamais sous la demi-heure. Une journée ne dépasse jamais ce que Klokka indique comme travaillable.
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Rappels et agenda qui se nettoie seul
Un rappel par e-mail avant chaque rendez-vous, de 15 minutes à un jour avant. Si la tâche passe à quelqu’un d’autre, est annulée ou close plus tôt que prévu, les rendez-vous à venir disparaissent d’eux-mêmes de l’agenda.
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De l’agenda aux heures enregistrées
Une fois le rendez-vous passé, il apparaît dans l’Agenda de Klokka comme « à enregistrer », avec l’enregistrement déjà rempli. S’il reste non enregistré, ses heures reviennent à planifier et le responsable est prévenu.
Questions fréquentes
Projekta affecte-t-il les tâches tout seul ?
Non. Il propose et explique ; la tâche ne passe à une personne que lorsque celui qui affecte confirme. Et si Kalendo ne répond pas au moment de la confirmation, la tâche reste telle quelle : pas de tâche affectée avec un agenda vide.
Qui peut voir la charge des collègues ?
Ceux qui peuvent affecter des tâches dans Projekta : la grille sert à décider à qui confier le travail. Les tâches de projets qu’ils ne voient pas comptent quand même dans les heures, mais sans titre.
La charge est-elle visible aussi depuis Klokka ?
Oui, avec l’extension de Klokka « Charge de l’équipe » : la même grille, avec les mêmes calculs, pour les administrateurs et ceux qui ont le privilège « Rapports sur tous les utilisateurs », même s’ils n’utilisent pas Projekta. Projekta doit être actif pour l’entreprise.
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Alex