Planificar
El trabajo va a quien sabe hacerlo y tiene tiempo.
La tarea urgente siempre acaba en la misma persona, la que responde enseguida, mientras un compañero con horas libres espera. Nadie lo hace a propósito: simplemente no se ve quién está lleno. Projekta pone en una cuadrícula cuánto tiene ya cada uno, propone a quién dar el trabajo explicando por qué, y pone las citas directamente en su agenda.
Las horas reales, no las deseadas
La cuadrícula «Carga» muestra, persona por persona y día por día, las horas que cada uno puede trabajar según Klokka — contrato menos vacaciones y permisos aprobados — frente a las ya ocupadas: las citas que Projekta ha puesto en la agenda, las estimaciones de las tareas abiertas repartidas en los días laborables de su periodo, los demás compromisos del calendario en Kalendo dentro del horario laboral. Cada día tiene un color: tiene espacio, casi lleno, más trabajo que horas, no trabaja. La misma cuenta guía la sugerencia: en una tarea, «Sugerir» ordena a las personas empezando por quien tiene todas las competencias requeridas al nivel adecuado, luego quien tiene las horas en el periodo, y junto a cada una escribe el porqué. Las horas laborables llegan de Klokka, que debe estar activo; sin Kalendo los compromisos de la agenda no se cuentan, y la página lo indica.
Cómo funciona
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Mira quién está libre
Abre «Carga» a una, dos o cuatro semanas. Un clic en un día muestra qué lo llena: citas, estimaciones de tareas, compromisos de la agenda.
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Pregunta a quién dárselo
Desde la tarea, «Sugerir» ordena a las personas: competencias requeridas, horas libres en el periodo, horas ya comprometidas con otras tareas, vacaciones pedidas y aún no aprobadas.
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Confirma y pon en agenda
«Poner en agenda» propone los primeros huecos libres de la persona en el periodo de la tarea. Confirmas: la tarea pasa a ella, las citas van a su calendario «Projekta» y le llega una notificación.
Antes de asignar, mira quién tiene tiempo de verdad.
Qué puedes hacer
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Competencias declaradas una vez
Las competencias requeridas se declaran en la actividad (Análisis, Diseño, Pruebas…) y cada tarea de ese tipo las hereda. En una tarea concreta puedes añadir otras o pedir un nivel más alto.
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Niveles, no sí o no
Básico, Autónomo, Experto, Referente: ves por escrito quién está por debajo del nivel requerido, y una competencia confirmada por un responsable pesa más que una solo declarada.
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Un orden que se entiende
Nada de puntuaciones misteriosas: primero quien sabe hacerlo todo, luego quien tiene las horas, luego quien lo hace con gusto y quien ya está en el proyecto. Junto a cada nombre, el motivo.
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Una agenda a medida del trabajo
Las citas caen dentro del horario laboral, saltan los compromisos ya existentes, empiezan en el cuarto de hora y nunca duran menos de media hora. En un día nunca se supera lo que Klokka dice que se puede trabajar.
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Recordatorios y agenda que se limpia sola
Un recordatorio por correo antes de cada cita, de 15 minutos a un día. Si la tarea pasa a otra persona, se anula o se cierra antes de lo previsto, las citas futuras desaparecen solas de su agenda.
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De la agenda a las horas registradas
Terminada la cita, aparece en la Agenda de Klokka como «por registrar», con el registro ya rellenado. Si se queda sin registrar, sus horas vuelven a estar por planificar y se avisa al responsable.
Preguntas frecuentes
¿Projekta asigna las tareas por su cuenta?
No. Propone y explica; la tarea pasa a una persona solo cuando quien asigna confirma. Y si al confirmar Kalendo no responde, la tarea se queda como estaba: nada de tareas asignadas con la agenda vacía.
¿Quién puede ver la carga de los compañeros?
Quien en Projekta puede asignar tareas: la cuadrícula sirve para decidir a quién dar el trabajo. Las tareas de proyectos que no ve cuentan igualmente en las horas, pero sin título.
¿La carga se puede ver también desde Klokka?
Sí, con la extensión de Klokka «Carga del equipo»: la misma cuadrícula, con las mismas cuentas, para los administradores y quien tiene el privilegio «Informes de todos los usuarios», aunque no use Projekta. Hace falta Projekta activo para la empresa.
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Alex