Pianificare
Il lavoro va a chi sa farlo e ha il tempo per farlo.
Il compito urgente finisce sempre alla stessa persona, quella che risponde subito, mentre un collega con le ore libere aspetta. Nessuno lo fa apposta: semplicemente non si vede chi è pieno. Projekta mette in una griglia quanto ha già da fare ognuno, propone a chi dare il lavoro spiegando perché, e mette gli appuntamenti direttamente nella sua agenda.
Le ore vere, non quelle sperate
La griglia «Carico» mostra, persona per persona e giorno per giorno, le ore che ciascuno può lavorare secondo Klokka — contratto meno ferie e permessi approvati — contro quelle già prese: gli appuntamenti che Projekta ha messo in agenda, le stime dei compiti aperti distribuite sui giorni feriali del loro periodo, gli altri impegni del calendario in Kalendo dentro l’orario di lavoro. Ogni giorno ha un colore: ha spazio, quasi piena, più lavoro che ore, non lavora. Lo stesso conto guida il suggerimento: su un compito, «Suggerisci» mette in fila le persone partendo da chi ha tutte le competenze richieste al livello giusto, poi chi ha le ore nel periodo, e accanto a ognuna scrive il perché. Le ore lavorabili arrivano da Klokka, che deve essere attivo; senza Kalendo gli impegni in agenda non vengono contati, e la pagina lo dice.
Come funziona
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Guarda chi è libero
Apri «Carico» su una, due o quattro settimane. Un clic su un giorno mostra cosa lo riempie: appuntamenti, stime dei compiti, impegni in agenda.
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Chiedi a chi darlo
Dal compito, «Suggerisci» ordina le persone: competenze richieste, ore libere nel periodo, ore già promesse ad altri compiti, ferie chieste e non ancora approvate.
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Conferma e metti in agenda
«Metti in agenda» propone i primi orari liberi della persona nel periodo del compito. Confermi: il compito passa a lei, gli appuntamenti vanno nel suo calendario «Projekta» e le arriva una notifica.
Prima di assegnare, vedi chi ha davvero il tempo.
Cosa puoi fare
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Competenze dichiarate una volta
Le competenze richieste si dichiarano sull’attività (Analisi, Disegno, Test…) e ogni compito di quel tipo le eredita. Sul singolo compito puoi aggiungerne altre o chiedere un livello più alto.
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Livelli, non sì o no
Base, Autonomo, Esperto, Riferimento: chi è sotto il livello richiesto lo vedi scritto, e una competenza confermata da un responsabile pesa più di una solo dichiarata.
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Un ordine che si legge
Niente punteggi misteriosi: prima chi sa fare tutto, poi chi ha le ore, poi chi lo fa volentieri e chi è già nel progetto. Accanto a ogni nome, il motivo.
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Un’agenda a misura di lavoro
Gli appuntamenti cadono dentro l’orario di lavoro, saltano gli impegni già presi, iniziano al quarto d’ora e non scendono sotto la mezz’ora. In un giorno non si supera mai quanto Klokka dice lavorabile.
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Promemoria e agenda che si pulisce
Un promemoria via email prima di ogni appuntamento, da 15 minuti a un giorno. Se il compito passa a un’altra persona, viene annullato o chiuso prima del previsto, gli appuntamenti futuri spariscono dalla sua agenda da soli.
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Dall’agenda alle ore registrate
Finito l’appuntamento, nell’Agenda di Klokka compare «da registrare» con la registrazione già compilata. Se resta non registrato, le sue ore tornano da pianificare e il responsabile viene avvisato.
Domande frequenti
Projekta assegna i compiti da solo?
No. Propone e spiega; il compito passa a una persona solo quando chi assegna conferma. E se alla conferma Kalendo non risponde, il compito resta com’era: niente compiti assegnati con l’agenda vuota.
Chi può vedere il carico dei colleghi?
Chi in Projekta può assegnare i compiti: la griglia serve a decidere a chi dare il lavoro. I compiti di progetti che non vede contano comunque nelle ore, ma senza titolo.
Il carico si può vedere anche da Klokka?
Sì, con l’estensione di Klokka «Carico del team»: la stessa griglia, con gli stessi conti, per gli amministratori e chi ha il privilegio «Report di tutti gli utenti», anche se non usa Projekta. Serve Projekta attivo per l’azienda.
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Alex