Funktionen
Alles, was Projekta kann, Seite für Seite
Jede Funktion hat ihre eigene Seite: was sie tut, wie sie funktioniert, was Sie damit machen können, die häufigsten Fragen. Die Vertiefungen stehen unter der Funktion, zu der sie gehören.
Überblick über Projekta
Das Projekt aufsetzen
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Das Projekt aufsetzen
Projekte und Vorlagen
Meist beginnt ein Projekt als Zeile in einer Excel-Tabelle, und die Struktur kommt später: die Aufgaben in einer E-Mail, die Stunden in einer anderen Tabelle, die Termine im Kopf dessen, der es verkauft hat. In Projekta öffnen Sie ein einziges Panel und schreiben alles dort hinein: Teilprojekte, Aufgaben, Stunden, Meilensteine, Personen. Gespeichert wird, wenn es fertig ist, alles auf einmal.
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Das Projekt aufsetzen
Aufgaben und Ansichten
Die Projektleitung will die Timeline, wer arbeitet, will seine Liste, der Kunde fragt: „Wie weit sind wir?“ Meist endet das mit drei verschiedenen Dateien, und keine ist aktuell. In Projekta gibt es die Aufgaben nur einmal und dafür viele Ansichten: Wer eine Karte im Board verschiebt, verschiebt sie für alle.
Planen
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Planen
Plan und Abweichung
Der zu Beginn des Auftrags genehmigte Plan steckt in einer Excel-Datei, die nach drei Wochen niemand mehr pflegt, und auf die Frage „Sind wir im Verzug?“ gibt es nur ein Bauchgefühl. In Projekta besteht der Plan aus genau den Aufgaben, an denen gearbeitet wird: Sie verschieben ein Datum, und was davon abhängt, verschiebt sich mit; Sie frieren den genehmigten Plan ein, und ab dann zeigt jeder Eintrag, um wie viele Tage er sich verschoben hat.
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Planen
Auslastung und Zuweisung
Die dringende Aufgabe landet immer bei derselben Person, der, die sofort antwortet, während ein Kollege mit freien Stunden wartet. Niemand tut das absichtlich: Man sieht einfach nicht, wer voll ist. Projekta zeigt in einem Raster, wie viel jede Person schon zu tun hat, schlägt mit Begründung vor, wer die Arbeit bekommen sollte, und trägt die Termine direkt in deren Kalender ein.
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Planen
Simulationen
Der Kunde fragt „bis wann?“, und das Datum wird nach Augenmaß im Kalender festgelegt — ohne an den Urlaub im August und den anderen Auftrag zu denken, der dieselben Leute bindet. Mit „Lieferung simulieren“ legt Projekta die verbleibende Arbeit auf die echten Kalender und nennt Ihnen den Tag, an dem sie fertig wird, und wie viele Tage vor oder nach dem im Auftrag eingetragenen Datum.
Den Überblick behalten
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Budget und Aufträge
Stundenbudget und Aufträge
Das verkaufte Stundenkontingent wird auf die Posten des Projekts verteilt. Mit aktivem Klokka erscheinen neben jedem Posten die tatsächlich erfassten Stunden, und die Verantwortlichen werden benachrichtigt, wenn ein Posten aufgebraucht oder überschritten ist: solange noch Zeit zum Entscheiden bleibt.
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Steuerung und Portfolio
Steuerung, Risiken und Berichte
Die Ampel wird aus Verzögerungen, Meilensteinen, Stunden und Abweichungen vom Plan berechnet. Daneben stehen das Register für Risiken, Probleme und Entscheidungen und die Berichte, die die Zahlen des Tages festhalten: Wenn jemand fragt „Wer hat das so entschieden?“, steht die Antwort schon da.
Zusammenarbeiten
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Zusammenarbeiten
Dateien, Notizen und Abgaben
Eine Aufgabe kann die Abgabe von Dokumenten verlangen: Wer sie abschließt, lädt die Dateien hoch und markiert, welche die Abgabe sind. Drumherum die Projektdateien in geordneten Ordnern und die Notizen aller, am selben Ort.
Alex