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Planen

Verzug misst man in Tagen, nicht nach Gefühl.

Der zu Beginn des Auftrags genehmigte Plan steckt in einer Excel-Datei, die nach drei Wochen niemand mehr pflegt, und auf die Frage „Sind wir im Verzug?“ gibt es nur ein Bauchgefühl. In Projekta besteht der Plan aus genau den Aufgaben, an denen gearbeitet wird: Sie verschieben ein Datum, und was davon abhängt, verschiebt sich mit; Sie frieren den genehmigten Plan ein, und ab dann zeigt jeder Eintrag, um wie viele Tage er sich verschoben hat.

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Ein Plan, der an der Arbeit hängt

Auf der Zeitleiste stehen die Aufgaben des Projekts, keine Kopie davon: Eine Aufgabe mit Beginn und Ende erscheint von selbst, mit Titel, Person und Status direkt aus der Aufgabe. Ziehen Sie einen Balken, ändert sich die Fälligkeit der Aufgabe, und der Verlauf der Aufgabe hält es fest. Verbinden Sie zwei Balken, wartet die nachfolgende Aufgabe, bis die vorige abgeschlossen ist: Wer sie bearbeitet, kann den Timer in Klokka nicht starten. Muss es trotzdem losgehen, lässt sie sich von Hand mit schriftlicher Begründung freigeben, und die Projektverantwortlichen werden benachrichtigt. Einträge ohne Puffer sind markiert: Verschieben sie sich um einen Tag, verschiebt sich das Projekt. Oben steht die Stundenrechnung: wie viele das Projekt vorsieht, wie viele schon geplant sind, wie viele noch zu vergeben sind.

So funktioniert es

  1. Den Aufgaben Termine geben

    Beginn und Ende legen Sie in der Aufgabe oder auf der Zeitleiste fest, zusammen mit Tätigkeit und geschätzten Stunden. Aufgaben ohne Termine warten in einer eigenen Spalte darauf, eingeplant zu werden.

  2. Verknüpfen, was zusammenhängt

    Sie klicken auf einen Balken und dann auf den, der danach kommen muss. Verschieben Sie ab dann den ersten, verschiebt Projekta die nachfolgenden Einträge mit und sagt Ihnen, wie viele es waren.

  3. Den genehmigten Plan einfrieren

    „Plan einfrieren“ macht einen Schnappschuss der heutigen Termine. Ab dann zeigt jeder Eintrag das zugesagte Ende und die Tage Abweichung.

Der genehmigte Plan wird zum Maßstab für Verzug.

Was Sie tun können

  • Meilensteine mit klarem Kriterium

    Titel, Datum und ein klar formuliertes Abschlusskriterium. Sie verknüpfen die Aufgaben und Unterprojekte, die dorthin führen, und sehen, wie viele erledigt sind, wie viele erst nach dem Meilenstein fällig werden und wie viele Lieferungen fehlen.

  • Meilensteine, die der Aufgabe folgen

    Ein Meilenstein kann aus einer Aufgabe entstehen und übernimmt deren Titel und Fälligkeit: Verschiebt sich die Lieferung, verschiebt er sich mit. Ist alles abgeschlossen, was in ihn einfließt, meldet Projekta ihn als bereit; „Als erreicht markieren“ bleibt die Entscheidung der Projektleitung.

  • Meilensteine im Kalender

    Mit Kalendo erscheinen Meilensteine im Kalender „Projekta“ der Verantwortlichen und der Person, die die zugrunde liegende Aufgabe hat, als ganztägige Termine, die den Kalender nicht blockieren.

  • Einträge ohne Puffer

    Der kritische Pfad ist auf der Zeitleiste hervorgehoben: Sie sehen, bei welchen Einträgen kein einziger Tag verloren gehen darf und wo Luft ist.

  • Abhängigkeiten, die wirklich gelten

    Eine Aufgabe, die auf die vorige wartet, lässt sich nicht starten, auch nicht über den Klokka-Timer. Eine Aufgabe mit mehreren Personen gilt erst als erledigt, wenn alle sie abgeschlossen haben. Die manuelle Freigabe verlangt immer eine Begründung und benachrichtigt die Verantwortlichen.

  • Jede Verschiebung hinterlässt eine Spur

    Termine, die per Ziehen eines Balkens oder durch eine Abhängigkeit verschoben wurden, landen im Verlauf der Aufgabe. Frühere Schnappschüsse des Plans bleiben als Historie erhalten: Man sieht, wann sich die Zusage geändert hat.

Häufige Fragen

Muss ich Aufgaben zweimal anlegen, im Plan und in der Liste?

Nein. Die Zeitleiste zeigt die Projektaufgaben mit Beginn und Ende: dieselben wie in der Liste, auf dem Board und in der Klokka-Agenda. Ändern Sie das Datum an einer Stelle, ändert es sich überall.

Wenn ich den Plan erneut einfriere, verliere ich dann den vorigen Schnappschuss?

Nein. Der neue Schnappschuss wird zur Grundlage, an der die Abweichung gemessen wird; die früheren bleiben als Projekthistorie in der Liste.

Blockieren Abhängigkeiten die Arbeit wirklich?

Ja: Die nachfolgende Aufgabe bleibt „wartet auf den Abschluss vorheriger Aufgaben“, und der Klokka-Timer startet nicht. Wer feststeckt, kann sie mit schriftlicher Begründung selbst freigeben, ohne Berechtigung anzufragen, und die Projektverantwortlichen werden benachrichtigt.

Die anderen Funktionen von Projekta

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