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Das unterschriebene Protokoll kommt mit der abgeschlossenen Aufgabe, nicht drei Wochen später

Eine Aufgabe kann die Abgabe von Dokumenten verlangen: Wer sie abschließt, lädt die Dateien hoch und markiert, welche die Abgabe sind. Drumherum die Projektdateien in geordneten Ordnern und die Notizen aller, am selben Ort.

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Die Arbeit ist fertig, die Dokumente nicht

Die Aufgabe gilt als abgeschlossen, aber das unterschriebene Abnahmeprotokoll steckt noch in jemandes Postfach, und die richtige Version des Entwurfs muss man unter fünf Anhängen suchen. Wer den Auftrag betreut, merkt es, wenn der Kunde danach fragt. In Projekta liegen die Dokumente im Projekt und in der Aufgabe, zu der sie gehören, und eine Aufgabe, die sie verlangt, wird nicht stillschweigend ohne sie abgeschlossen.

So funktioniert es

  1. Sie legen fest, was abzugeben ist

    In der Aufgabe aktivieren Sie „Erfordert die Abgabe von Dokumenten“ und listen auf Wunsch die erwarteten Dokumente auf: „Unterschriebenes Protokoll“, „Ausführungspläne“. Ohne Liste genügt eine als Abgabe markierte Datei.

  2. Wer abschließt, lädt hoch

    Wird die Aufgabe als erledigt markiert, öffnet sich das Fenster der Abgabe: Dateien hineinziehen, angeben, was Abgabe und was Arbeitsmaterial ist und welchem erwarteten Dokument es entspricht. Das gilt auch, wenn die Aufgabe in Klokka abgeschlossen wird.

  3. Was fehlt, ist sichtbar

    Wer die Dokumente noch nicht hat, wählt „Abschließen, später hochladen“: Das wird im Verlauf festgehalten, die Aufgabe trägt das Zeichen „Abgabe fehlt“, und nach 24 Stunden geht eine Erinnerung raus. Nach drei Arbeitstagen erhält sie auch die verantwortliche Person des Projekts.

Abgeschlossen heißt auch abgegeben.

Was Sie tun können

  • Abgaben an Meilensteinen und Aufträgen

    Im Plan zeigt jeder Meilenstein, wie viele der verknüpften Aufgaben eine Abgabe verlangen und wie viele vollständig sind. In der Liste der Aufträge zählt eine Spalte die fehlenden erwarteten Dokumente.

  • Projektdateien in Ordnern

    Bilder, Videos, Audiodateien und PDFs des Projekts in verschachtelten Ordnern, frei oder mit einer Aufgabe verknüpft: Eine verknüpfte Datei finden Sie auch im Reiter Dateien der Aufgabe. Wird sie ersetzt, bleiben die früheren Versionen erhalten und lassen sich wiederherstellen.

  • Oder ein Files-Ordner

    Ist Files aktiv, verknüpft der Administrator das Projekt mit einem Ordner: Jede Aufgabe erhält einen eigenen Unterordner, bereits hochgeladene Dateien werden dorthin verschoben, und es gelten Berechtigungen, Versionen, Tresor und Freigaben von Files. Solange er verknüpft ist, lässt sich der Ordner in Files weder löschen noch verschieben.

  • Abgeben auch ohne Files

    Das Hochladen der Abgabe läuft immer über Projekta: Wer eine Aufgabe abschließt, sieht und lädt die Dateien dieser Aufgabe hoch, auch ohne Files zu nutzen. Die Dokumente landen trotzdem im richtigen Ordner.

  • Projektnotizen mit Notika

    Mit aktivem Notika: Notizen, Checklisten, Bilder und Sprachnotizen im Editor von Notika. Eine Notiz entsteht im Ordner „Projekta › Projekt“, ist für die internen Personen des Projekts zum Bearbeiten freigegeben und gehört weiterhin der Person, die sie geschrieben hat.

  • Jeder Schritt im Verlauf

    Wer eine Datei als Abgabe markiert hat, wer sie entfernt hat, wer ohne Dokumente abgeschlossen hat und was in dem Moment fehlte: Alles bleibt im Verlauf der Aufgabe.

Häufige Fragen

Ergibt eine Aufgabe mit drei Zuständigen drei Abgaben?

Nein: Die Abgabe gehört zur Aufgabe. Die von einer beliebigen zuständigen Person hochgeladenen Dateien zählen nur einmal, und auch die Erinnerung an die verantwortliche Person geht nur einmal raus.

Wer kann die Abgabe hochladen und markieren?

Die der Aufgabe zugewiesenen Personen, wer sie erstellt hat und wer in Projekta die Berechtigung hat, Aufgaben zu verwalten. Alle anderen sehen sie, ändern sie aber nicht.

Wenn wir Files später verknüpfen, was passiert mit den bereits hochgeladenen Dateien?

Sie werden in den verknüpften Ordner verschoben, jede in den Unterordner ihrer Aufgabe. Heben Sie die Verknüpfung eines Tages auf, bleiben die Dateien in Files, und der Ordner wird wieder ein ganz normaler Ordner.

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