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Planear

O trabalho vai para quem sabe fazê-lo e tem tempo.

A tarefa urgente acaba sempre na mesma pessoa, a que responde logo, enquanto um colega com horas livres espera. Ninguém o faz de propósito: simplesmente não se vê quem está cheio. O Projekta mostra numa grelha quanto cada um já tem para fazer, propõe a quem dar o trabalho explicando porquê, e coloca as marcações diretamente na sua agenda.

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As horas reais, não as desejadas

A grelha «Carga» mostra, pessoa a pessoa e dia a dia, as horas que cada um pode trabalhar segundo o Klokka — contrato menos férias e ausências aprovadas — face às já ocupadas: as marcações que o Projekta colocou na agenda, as estimativas das tarefas abertas distribuídas pelos dias úteis do seu período, os outros compromissos do calendário no Kalendo dentro do horário de trabalho. Cada dia tem uma cor: tem espaço, quase cheio, mais trabalho do que horas, não trabalha. A mesma conta orienta a sugestão: numa tarefa, «Sugerir» ordena as pessoas começando por quem tem todas as competências exigidas ao nível certo, depois quem tem as horas no período, e ao lado de cada uma escreve porquê. As horas trabalháveis vêm do Klokka, que tem de estar ativo; sem o Kalendo os compromissos da agenda não são contados, e a página di-lo.

Como funciona

  1. Veja quem está livre

    Abra «Carga» a uma, duas ou quatro semanas. Um clique num dia mostra o que o preenche: marcações, estimativas das tarefas, compromissos da agenda.

  2. Pergunte a quem a dar

    Na tarefa, «Sugerir» ordena as pessoas: competências exigidas, horas livres no período, horas já prometidas a outras tarefas, férias pedidas e ainda não aprovadas.

  3. Confirme e marque na agenda

    «Marcar na agenda» propõe os primeiros horários livres da pessoa no período da tarefa. Confirma: a tarefa passa para ela, as marcações vão para o seu calendário «Projekta» e recebe uma notificação.

Antes de atribuir, veja quem tem mesmo tempo.

O que pode fazer

  • Competências declaradas uma vez

    As competências exigidas declaram-se na atividade (Análise, Desenho, Testes…) e cada tarefa desse tipo herda-as. Numa tarefa concreta pode acrescentar outras ou pedir um nível mais alto.

  • Níveis, não sim ou não

    Básico, Autónomo, Especialista, Referência: vê por escrito quem está abaixo do nível exigido, e uma competência confirmada por um responsável pesa mais do que uma apenas declarada.

  • Uma ordem que se lê

    Nada de pontuações misteriosas: primeiro quem sabe fazer tudo, depois quem tem as horas, depois quem o faz com gosto e quem já está no projeto. Ao lado de cada nome, o motivo.

  • Uma agenda à medida do trabalho

    As marcações caem dentro do horário de trabalho, saltam os compromissos já existentes, começam ao quarto de hora e nunca têm menos de meia hora. Num dia nunca se ultrapassa o que o Klokka diz ser trabalhável.

  • Lembretes e agenda que se limpa sozinha

    Um lembrete por e-mail antes de cada marcação, de 15 minutos a um dia antes. Se a tarefa passar para outra pessoa, for anulada ou fechada antes do previsto, as marcações futuras desaparecem sozinhas da agenda.

  • Da agenda às horas registadas

    Terminada a marcação, aparece na Agenda do Klokka como «por registar», com o registo já preenchido. Se ficar por registar, as suas horas voltam a estar por planear e o responsável é avisado.

Perguntas frequentes

O Projekta atribui as tarefas sozinho?

Não. Propõe e explica; a tarefa só passa para uma pessoa quando quem atribui confirma. E se, na confirmação, o Kalendo não responder, a tarefa fica como estava: nada de tarefas atribuídas com a agenda vazia.

Quem pode ver a carga dos colegas?

Quem no Projekta pode atribuir tarefas: a grelha serve para decidir a quem dar o trabalho. As tarefas de projetos que não vê contam na mesma nas horas, mas sem título.

A carga também se pode ver a partir do Klokka?

Sim, com a extensão do Klokka «Carga da equipa»: a mesma grelha, com as mesmas contas, para os administradores e quem tem o privilégio «Relatórios de todos os utilizadores», mesmo que não use o Projekta. É preciso o Projekta ativo para a empresa.

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