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Steuerung und Portfolio

Sie wissen, wie es um jedes Projekt steht, ohne jemanden fragen zu müssen

Die Ampel wird aus Verzögerungen, Meilensteinen, Stunden und Abweichungen vom Plan berechnet. Daneben stehen das Register für Risiken, Probleme und Entscheidungen und die Berichte, die die Zahlen des Tages festhalten: Wenn jemand fragt „Wer hat das so entschieden?“, steht die Antwort schon da.

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Ein Projekt ist grün, bis jemand das Gegenteil sagt

Der Projektstatus ist oft eine Meinung: mündlich abgegeben von der Person, die das Projekt betreut, in der Montagsbesprechung. Projekta geht von den Daten aus — verspätete Aufgaben, verpasste oder nahe Meilensteine, verbrauchte Stunden im Verhältnis zur Schätzung, Abweichung vom Planstand, offene Probleme — und zeigt die Farbe zusammen mit den Gründen. Wer etwas weiß, was die Daten nicht wissen, kann sie korrigieren, muss aber aufschreiben, warum.

So funktioniert es

  1. Die Ampel schaltet sich selbst

    Rot bei einem verpassten Meilenstein, drei oder mehr verspäteten Aufgaben, Stunden über 110 % der Schätzung oder einem Plan, der um mehr als zehn Tage verrutscht ist; Gelb bei schwächeren Signalen. Jede Farbe bringt ihre Gründe mit.

  2. Risiken, Probleme und Entscheidungen in einem Register

    Jedes Risiko hat Wahrscheinlichkeit und Auswirkung von 1 bis 5, eine Gegenmaßnahme und eine Person, die es im Blick hat und benachrichtigt wird. Entscheidungen tragen ihre Begründung und die verworfenen Alternativen.

  3. Ein Bericht hält den Stand fest

    Der Statusbericht hält fest, was gut lief, was nicht, und die nächsten Schritte, und friert die Zahlen des Tages ein: In sechs Monaten wieder gelesen, sagt er, was man damals wusste, nicht was man heute weiß.

Grün verdient man sich mit Daten, nicht mit Worten.

Was Sie tun können

  • Korrektur von Hand, mit Begründung

    Die Farbe lässt sich ändern, aber die Begründung ist Pflicht, und die Ampel zeigt weiter an, was die Daten sagen würden. Gilt der Grund nicht mehr, folgt sie mit einem Klick wieder den Daten.

  • Der Projektverlauf

    Angelegte und geänderte Aufgaben, von Hand freigegebene Abhängigkeiten, hochgeladene Dateien, eröffnete Risiken, korrigierte Ampeln, Berichte und Kommentare: Alles landet im Verlauf, mit der Person, die es getan hat.

  • Kommentare mit @

    In Kommentaren erwähnen Sie Projektkollegen mit @: Sie erhalten eine Benachrichtigung in Projekta und eine E-Mail mit dem Text, und der Link führt direkt zur Diskussion.

  • Ein Dashboard aus Kacheln

    Wählen Sie, welche Kacheln Sie sehen und in welcher Reihenfolge: Übersicht, Projekte im Blick, nächste Fristen, Aufgaben pro Person, erfasste Stunden, anstehende Meilensteine. Die Anordnung gilt nur für Sie, im allgemeinen Dashboard und in dem jedes Projekts.

  • Das Portfolio auf einen Blick

    Alle laufenden Projekte als Kanban nach Status, mit Ampel und erledigten Aufgaben auf jeder Karte, oder als Gantt nach Projekt oder nach Person. Gefiltert wird nach Status, Kunde, Verantwortlichem und Person.

  • Wer woran arbeitet

    Die Ansicht nach Person zeigt, wie viele offene Aufgaben jeder hat und in welchen Projekten: Man sieht sofort, wer überlastet ist und wer noch etwas übernehmen kann.

Häufige Fragen

Wovon hängt die Farbe der Ampel ab?

Von verpassten Meilensteinen oder solchen, die in sieben Tagen fällig sind und noch offene Arbeit haben, verspäteten Aufgaben, erfassten Stunden im Verhältnis zur Schätzung, der Abweichung vom Planstand und offenen Problemen im Register. Die Stunden zählen nur mit aktivem Klokka und einer Schätzung im Projekt.

Warum frieren die Berichte die Zahlen ein?

Weil sich die Projektdaten täglich ändern. Ein im September geschriebener Bericht muss sagen, was man im September wusste: Ampel und Gründe, offene und verspätete Aufgaben, Meilensteine, Stunden, offene Risiken und Probleme bleiben so, wie sie an jenem Tag waren.

Ist das Dashboard für alle gleich?

Nein: Jede Person wählt ihre Kacheln und deren Reihenfolge, und die Wahl berührt die der Kollegen nicht. Die Schaltfläche „Zurücksetzen“ bringt jederzeit die Ausgangskacheln zurück.

Die anderen Funktionen von Projekta

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