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Budget und Aufträge

Die Überschreitung sehen Sie, während sie passiert, nicht am Ende des Auftrags

Das verkaufte Stundenkontingent wird auf die Posten des Projekts verteilt. Mit aktivem Klokka erscheinen neben jedem Posten die tatsächlich erfassten Stunden, und die Verantwortlichen werden benachrichtigt, wenn ein Posten aufgebraucht oder überschritten ist: solange noch Zeit zum Entscheiden bleibt.

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Das Budget in der Tabelle schaut nur an, wer den Auftrag abschließt

Meist stehen die geplanten Stunden in einem Angebot und die erfassten in einem anderen Werkzeug: Verglichen wird am Ende, wenn die Marge schon weg ist. In Projekta stehen geplante und erfasste Stunden in derselben Zeile, Posten für Posten, und der Zustand jedes Postens — aufgebraucht, überschritten, neu zu verteilen — wird berechnet, nicht von Hand eingetragen.

So funktioniert es

  1. Stundenkontingent verteilen

    Tragen Sie die Gesamtstunden des Auftrags ein und verteilen Sie sie auf Teilprojekte und Aufgaben. Projekta zeigt Ihnen, wie viele noch zu verteilen sind oder um wie viel Sie über der Summe liegen.

  2. Die Stunden kommen aus Klokka

    Jeder in Klokka auf die Aufgabe erfasste Eintrag landet in ihrer Zeile: erfasst und Rest neben geplant, dazu eine Übersicht nach Tätigkeit (Analyse, Entwurf, Test …) aus demselben Katalog, den Klokka verwendet.

  3. Projekta benachrichtigt, wer entscheiden muss

    Wenn ein Posten seine Stunden aufbraucht oder überschreitet, erhalten die Verantwortlichen eine Benachrichtigung. Eine überfällige, nicht abgeschlossene Aufgabe wird nach den Karenztagen „neu zu verteilen“ und gibt die nicht genutzten Stunden zurück.

Stunden werden gezählt, während sie verbraucht werden.

Was Sie tun können

  • Berechnete, nicht behauptete Zustände

    Aufgebraucht, überschritten, neu zu verteilen, abgeschlossen: Jeder Posten hat seinen Zustand, und der Bereich „Im Blick behalten“ erklärt den Grund mit Zahlen, etwa „52 von 40 geplanten erfasst: +12“.

  • Stunden, die wieder frei werden

    Die Stunden, die eine abgeschlossene oder neu zu verteilende Aufgabe nicht genutzt hat, wandern eine Ebene nach oben und lassen sich anderen Posten geben, statt auf einer Arbeit zu liegen, die sie nie braucht.

  • Karenz nach Maß des Unternehmens

    Wie viele Arbeitstage nach der Fälligkeit, bevor eine Aufgabe neu zu verteilen ist: eine Regel für das ganze Unternehmen, mit der Möglichkeit, für ein einzelnes Projekt eine andere zu wählen.

  • Nicht erfasste Termine

    Vergeht ein von Projekta eingeplanter Termin ohne in Klokka erfasste Stunden, gehen seine Stunden nach den gewählten Tagen zur Planung in die Aufgabe zurück, und der Verantwortliche wird benachrichtigt. Der Termin lässt sich weiterhin erfassen.

  • Auftragsübersicht

    Alle Aufträge in einer Tabelle, die riskantesten oben: Ampel und Grund, geplante, erfasste und verbleibende Stunden, nächste Lieferung, verspätete Aufgaben und erwartete Dokumente, die noch fehlen.

  • Auch die abgeschlossenen

    Abgeschlossene und archivierte Aufträge bleiben in derselben Übersicht abrufbar: Sie sehen mit den Stunden in der Hand, wie es gelaufen ist, und das nächste Angebot beginnt mit echten Zahlen.

Häufige Fragen

Brauche ich Klokka?

Für die geplanten Stunden nicht: Das Stundenkontingent und seine Verteilung funktionieren auch ohne. Erfasste Stunden, Budget-Benachrichtigungen und der Teil der Ampel, der auf die Stunden schaut, kommen aus Klokka: Ohne Klokka zeigt Projekta nur die geplanten Stunden und weist auf der Seite darauf hin.

Stoppt Projekta die Arbeit, wenn das Budget aufgebraucht ist?

Nein. Das Budget warnt, mehr nicht: Die Leute erfassen ihre Stunden weiter in Klokka, und die Entscheidung — den Posten schließen oder ihm Stunden aus dem Rest geben — bleibt bei der verantwortlichen Person.

Wie sind die Aufträge in der Übersicht sortiert?

Zuerst nach Ampel, von Rot nach Grün; bei gleicher Farbe danach, wie viele Stunden im Verhältnis zur Schätzung verbraucht sind; dann nach der Zahl verspäteter Aufgaben. So stehen oben die Zeilen, die heute Aufmerksamkeit brauchen.

Die anderen Funktionen von Projekta

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