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Das Projekt aufsetzen

Dieselben Aufgaben, so gesehen, wie jeder sie braucht.

Die Projektleitung will die Timeline, wer arbeitet, will seine Liste, der Kunde fragt: „Wie weit sind wir?“ Meist endet das mit drei verschiedenen Dateien, und keine ist aktuell. In Projekta gibt es die Aufgaben nur einmal und dafür viele Ansichten: Wer eine Karte im Board verschiebt, verschiebt sie für alle.

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Eine Aufgabe sagt wer, wann und wie viel

Jede Aufgabe hat Status, Priorität, Start, Frist, geschätzte Stunden und die Tätigkeit, auf die in Klokka Stunden erfasst werden. Sie lässt sich in Unteraufgaben zerlegen; dient die Hauptaufgabe nur zum Bündeln, werden die Stunden auf den Unteraufgaben erfasst. Sie kann mehrere Personen haben: gemeinsam – sie ist erledigt, sobald eine Person sie abschließt; einzeln – jede Person schließt sie für sich ab, und die Aufgabe ist erledigt, wenn alle es getan haben. Die Karte speichert sich selbst, während Sie schreiben.

So funktioniert es

  1. Die Aufgabe dort anlegen, wo Sie sind

    In der Liste mit „Aufgabe hinzufügen…“, im Board in der richtigen Spalte, im Kalender am passenden Tag. Unteraufgaben fügen Sie gleich beim Anlegen hinzu.

  2. Die Ansicht wählen

    Liste, Board, Kalender oder Timeline. Sie filtern nach Status, Person, Priorität oder Tätigkeit, sortieren, gruppieren, blenden nicht benötigte Spalten aus und behalten alles als Ansicht.

  3. Gemeinsam daran arbeiten

    In der Aufgabenkarte sammelt die Diskussion die Neuigkeiten: Schreiben Sie @ und den Namen, und die Person erhält eine Benachrichtigung. Der Verlauf hält fest, wer was wann geändert hat.

Eine Aufgabe, viele Ansichten, keine Tabelle zum Abgleichen.

Was Sie tun können

  • Persönliche und Projektansichten

    Ihre Ansichten sehen nur Sie. Projektansichten legt an, wer Projekte verwaltet, und kann sie sperren, damit alle dasselbe sehen; wer etwas ändern will, dupliziert sie in die eigenen.

  • Board nach Status

    Drei Spalten: offen, in Arbeit, erledigt. Ziehen Sie die Karte, ändert sich der Status für alle, überschrittene Fristen sind rot markiert.

  • Die Felder Ihres Unternehmens

    Budget, Endkunde, Kanal: Der Administrator legt die nötigen Felder an – Text, Auswahl, Datum, Zahl, Person, Link –, und jedes Projekt schaltet die ein, die es braucht. Ein Feld auszuschalten löscht die Werte nicht.

  • Kalender und Timeline

    Der Kalender zeigt nach Monat oder Woche die Aufgaben mit Start oder Frist; die Timeline zeichnet sie als Balken und sagt Ihnen, wie viele Aufgaben ohne Datum außen vor bleiben.

  • Ein Verlauf, der nichts vergisst

    Jede Änderung hat einen Namen und eine Uhrzeit, auch die automatischen: die Aufgabe, die auf „in Arbeit“ gesprungen ist, weil jemand in Klokka eine Stunde erfasst hat, oder die der Plan wegen einer Abhängigkeit verschoben hat.

  • Zuständige auch außerhalb von Projekta

    Wer nur Klokka hat, kann eine Aufgabe erhalten: Er findet sie dort, wo er ohnehin arbeitet, und erfasst darauf seine Stunden. Notizen und Erwähnungen bleiben beim Projektteam.

Häufige Fragen

Wer kann eine Aufgabe bearbeiten?

Wer das Recht zur Aufgabenverwaltung hat, ändert alle Felder. Die anderen sehen die Karte schreibgeschützt, können aber in der Diskussion schreiben.

Wenn ich eine Projektansicht ändere, ändert sie sich für alle?

Ja – deshalb ändert Projektansichten nur, wer Projekte verwaltet. Persönliche Ansichten gehören dagegen Ihnen: Sie ändern, benennen oder löschen sie, ohne die der anderen zu berühren. Das Löschen einer Ansicht betrifft nie die Aufgaben.

Kann ich Dateien an eine Aufgabe anhängen?

Ja, mit Versionen: Sie laden die neue über die vorherige und können ältere wiederherstellen. Ist das Projekt mit einem Files-Ordner verknüpft, hat jede Aufgabe dort ihren eigenen Unterordner, mit den Berechtigungen von Files.

Die anderen Funktionen von Projekta

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