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Travailler ensemble

Le procès-verbal signé arrive avec la tâche terminée, pas trois semaines plus tard

Une tâche peut demander la remise de documents : la personne qui la termine téléverse les fichiers et indique lesquels constituent la remise. Autour, les fichiers du projet rangés en dossiers et les notes de chacun, au même endroit.

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Le travail est fini, les documents non

La tâche apparaît comme terminée, mais le procès-verbal de recette signé est resté dans la boîte mail de quelqu’un et la bonne version du brouillon est à chercher parmi cinq pièces jointes. La personne qui suit le dossier s’en aperçoit quand le client le réclame. Dans Projekta, les documents vivent dans le projet et dans la tâche à laquelle ils servent, et une tâche qui les demande ne se ferme pas en silence sans eux.

Comment ça marche

  1. Vous indiquez ce qu’il faut remettre

    Sur la tâche, vous activez « Demande la remise de documents » et, si vous le souhaitez, vous listez les documents attendus : « Procès-verbal signé », « Plans d’exécution ». Sans liste, un fichier marqué comme remise suffit.

  2. Qui termine téléverse les fichiers

    Quand la tâche est marquée comme terminée, la fenêtre de remise s’ouvre : on glisse les fichiers, on indique ce qui est remise et ce qui est matériel de travail, et à quel document attendu chacun correspond. Cela vaut aussi quand la tâche est fermée depuis Klokka.

  3. Ce qui manque se voit

    Si les documents ne sont pas encore prêts, on choisit « Terminer, téléverser plus tard » : c’est inscrit dans l’Historique, la tâche porte la marque « Remise manquante » et un rappel part au bout de 24 heures. Après trois jours ouvrés, le responsable du projet le reçoit aussi.

Terminé veut aussi dire remis.

Ce que vous pouvez faire

  • Remises sur les jalons et les dossiers

    Dans le plan, chaque jalon indique combien de ses tâches liées demandent une remise et combien sont complètes. Dans la liste des dossiers, une colonne compte les documents attendus qui manquent.

  • Les fichiers du projet, en dossiers

    Images, vidéos, audios et PDF du projet dans des dossiers imbriqués, libres ou liés à une tâche : un fichier lié se retrouve aussi dans l’onglet Fichiers de la tâche. Quand on le remplace, les versions précédentes restent et peuvent être restaurées.

  • Ou un dossier de Files

    Avec Files actif, l’administrateur relie le projet à un dossier : chaque tâche a son sous-dossier, les fichiers déjà téléversés y sont déplacés et les permissions, versions, coffre-fort et approbations de Files s’appliquent. Tant qu’il est relié, le dossier ne peut être ni supprimé ni déplacé dans Files.

  • Remettre sans utiliser Files

    Le téléversement de la remise passe toujours par Projekta : la personne qui termine une tâche voit et téléverse les fichiers de cette tâche, même sans utiliser Files. Les documents arrivent quand même dans le bon dossier.

  • Notes du projet avec Notika

    Avec Notika actif : notes, listes de contrôle, images et mémos vocaux dans l’éditeur de Notika. Une note naît dans le dossier « Projekta › projet », elle est partagée en écriture avec les personnes internes du projet et reste à la personne qui l’a écrite.

  • Chaque étape dans l’Historique

    Qui a marqué un fichier comme remise, qui l’a retiré, qui a terminé sans documents et ce qui manquait à ce moment-là : tout reste dans l’Historique de la tâche.

Questions fréquentes

Une tâche à trois assignés fait-elle trois remises ?

Non : la remise appartient à la tâche. Les fichiers téléversés par n’importe lequel des assignés comptent une seule fois, et le rappel au responsable ne part, lui aussi, qu’une fois.

Qui peut téléverser et marquer la remise ?

Les personnes assignées à la tâche, celle qui l’a créée et celles qui ont, dans Projekta, le droit de gérer les tâches. Les autres la voient, sans pouvoir la modifier.

Si nous relions Files plus tard, que deviennent les fichiers déjà téléversés ?

Ils sont déplacés dans le dossier relié, chacun dans le sous-dossier de sa tâche. Si un jour vous déliez le dossier, les fichiers restent dans Files et le dossier redevient un dossier ordinaire.

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