Trabajar juntos
El acta firmada llega con la tarea cerrada, no tres semanas después
Una tarea puede requerir la entrega de documentos: quien la cierra sube los archivos e indica cuáles son la entrega. Alrededor, los archivos del proyecto en carpetas ordenadas y las notas de todos, en el mismo sitio.
El trabajo está terminado, los documentos no
La tarea figura como cerrada, pero el acta de pruebas firmada se ha quedado en el correo de alguien y la versión buena del borrador hay que buscarla entre cinco adjuntos. Quien lleva el encargo se da cuenta cuando lo pide el cliente. En Projekta los documentos están dentro del proyecto y dentro de la tarea para la que sirven, y una tarea que los requiere no se cierra en silencio sin ellos.
Cómo funciona
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Indicas qué hay que entregar
En la tarea activas «Requiere la entrega de documentos» y, si quieres, enumeras los documentos esperados: «Acta firmada», «Planos de ejecución». Sin lista basta con un archivo marcado como entrega.
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Quien cierra sube los archivos
Cuando la tarea se marca como completada se abre la ventana de la entrega: se arrastran los archivos, se indica qué es entrega y qué es material de trabajo, y a qué documento esperado corresponde. Ocurre también si la tarea se cierra desde Klokka.
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Lo que falta se ve
Quien todavía no tiene los documentos elige «Completar, subo después»: queda escrito en el Historial, la tarea lleva la marca «Entrega pendiente» y a las 24 horas sale un recordatorio. Tras tres días laborables lo recibe el responsable del proyecto.
Cerrado también quiere decir entregado.
Qué puedes hacer
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Entregas en los hitos y en los encargos
En el plan cada hito indica cuántas de sus tareas vinculadas requieren una entrega y cuántas están completas. En la lista de encargos una columna cuenta los documentos esperados que faltan.
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Los archivos del proyecto, en carpetas
Imágenes, vídeos, audios y PDF del proyecto en carpetas anidadas, libres o vinculados a una tarea: un archivo vinculado lo encuentras también en la pestaña Archivos de la tarea. Al sustituirlo, las versiones anteriores se conservan y se pueden restaurar.
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O una carpeta de Files
Con Files activo, el administrador vincula el proyecto a una carpeta: cada tarea tiene su subcarpeta, los archivos ya subidos se trasladan allí y rigen los permisos, versiones, caja fuerte y aprobaciones de Files. Mientras esté vinculada, en Files la carpeta no se elimina ni se mueve.
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Se entrega aunque no uses Files
La subida de la entrega pasa siempre por Projekta: quien cierra una tarea ve y sube los archivos de esa tarea, aunque no use Files. Los documentos acaban igualmente en la carpeta correcta.
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Notas del proyecto con Notika
Con Notika activo: apuntes, listas de control, imágenes y audios con el editor de Notika. Una nota nace en la carpeta «Projekta › proyecto», se comparte con permiso de escritura con las personas internas del proyecto y sigue siendo de quien la escribió.
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Cada paso en el Historial
Quién marcó un archivo como entrega, quién lo quitó, quién completó sin documentos y qué faltaba en ese momento: todo queda en el Historial de la tarea.
Preguntas frecuentes
¿Una tarea con tres asignados son tres entregas?
No: la entrega es de la tarea. Los archivos subidos por cualquiera de los asignados cuentan una sola vez, y también el recordatorio al responsable sale una sola vez.
¿Quién puede subir y marcar la entrega?
Quien tiene asignada la tarea, quien la creó y quien en Projekta tiene permiso para gestionar las tareas. Los demás la ven, pero no la modifican.
Si vinculamos Files más adelante, ¿qué pasa con los archivos ya subidos?
Se trasladan a la carpeta vinculada, cada uno a la subcarpeta de su tarea. Si un día la desvinculas, los archivos se quedan en Files y la carpeta vuelve a ser una carpeta normal.
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Alex