Lavorare insieme
Il verbale firmato arriva insieme al compito chiuso, non tre settimane dopo
Un compito può richiedere la consegna di documenti: chi lo chiude carica i file e indica quali sono la consegna. Intorno, i file del progetto in cartelle ordinate e le note di tutti, nello stesso posto.
Il lavoro è finito, i documenti no
Il compito risulta chiuso, ma il collaudo firmato è rimasto nella mail di qualcuno e la versione giusta della bozza va cercata fra cinque allegati. Chi segue la commessa se ne accorge quando è il cliente a chiederlo. In Projekta i documenti stanno dentro il progetto e dentro il compito a cui servono, e un compito che li richiede non si chiude in silenzio senza.
Come funziona
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Dici cosa va consegnato
Sul compito accendi «Richiede la consegna di documenti» e, se vuoi, elenchi i documenti attesi: «Verbale firmato», «Disegni esecutivi». Senza elenco basta un file segnato come consegna.
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Chi chiude carica i file
Quando il compito viene segnato come completato si apre la finestra della consegna: si trascinano i file, si indica cosa è consegna e cosa materiale di lavoro, e a quale documento atteso corrisponde. Succede anche se il compito si chiude da Klokka.
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Quello che manca si vede
Chi non ha ancora i documenti sceglie «Completa, carico dopo»: resta scritto nello Storico, il compito porta il segno «Consegna mancante» e dopo 24 ore parte un promemoria. Dopo tre giorni lavorativi lo riceve il responsabile del progetto.
Chiuso vuol dire anche consegnato.
Cosa puoi fare
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Consegne sui traguardi e sulle commesse
Nel piano ogni traguardo dice quanti dei compiti collegati richiedono una consegna e quante sono complete. Nell’elenco delle commesse una colonna conta i documenti attesi che mancano.
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I file del progetto, in cartelle
Immagini, video, audio e PDF del progetto in cartelle annidate, liberi o legati a un compito: un file legato lo ritrovi anche nella linguetta File del compito. Sostituendolo, le versioni precedenti restano e si ripristinano.
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Oppure una cartella di Files
Con Files attivo, l’amministratore collega il progetto a una cartella: ogni compito ha la sua sottocartella, i file già caricati si spostano lì e valgono permessi, versioni, cassaforte e approvazioni di Files. Finché è collegata, in Files la cartella non si elimina e non si sposta.
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Si consegna anche senza usare Files
Il caricamento della consegna passa sempre da Projekta: chi chiude un compito vede e carica i file di quel compito, anche se Files non lo usa. I documenti finiscono comunque nella cartella giusta.
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Note del progetto con Notika
Con Notika attivo: appunti, checklist, immagini e vocali con l’editor di Notika. Una nota nasce nella cartella «Projekta › progetto», è condivisa in scrittura con le persone interne del progetto e resta di chi l’ha scritta.
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Ogni passaggio nello Storico
Chi ha segnato un file come consegna, chi l’ha tolto, chi ha completato senza documenti e che cosa mancava in quel momento: resta tutto nello Storico del compito.
Domande frequenti
Un compito con tre assegnatari fa tre consegne?
No: la consegna è del compito. I file caricati da uno qualunque degli assegnatari contano una volta sola, e anche il promemoria al responsabile parte una volta sola.
Chi può caricare e segnare la consegna?
Chi è assegnato al compito, chi l’ha creato e chi in Projekta ha il permesso di gestire i compiti. Gli altri la vedono, ma non la modificano.
Se colleghiamo Files più avanti, i file già caricati?
Vengono spostati nella cartella collegata, ognuno nella sottocartella del suo compito. Se un giorno scolleghi, i file restano su Files e la cartella torna una cartella normale.
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Alex