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Trabalhar em conjunto

A ata assinada chega com a tarefa fechada, não três semanas depois

Uma tarefa pode exigir a entrega de documentos: quem a fecha carrega os ficheiros e indica quais são a entrega. À volta, os ficheiros do projeto em pastas arrumadas e as notas de todos, no mesmo sítio.

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O trabalho está feito, os documentos não

A tarefa aparece como fechada, mas o auto de receção assinado ficou no e-mail de alguém e a versão certa do rascunho tem de ser procurada entre cinco anexos. Quem acompanha a encomenda só dá por isso quando o cliente o pede. No Projekta os documentos estão dentro do projeto e dentro da tarefa a que servem, e uma tarefa que os exige não se fecha em silêncio sem eles.

Como funciona

  1. Indica o que tem de ser entregue

    Na tarefa ativa «Exige a entrega de documentos» e, se quiser, enumera os documentos esperados: «Ata assinada», «Desenhos de execução». Sem lista basta um ficheiro marcado como entrega.

  2. Quem fecha carrega os ficheiros

    Quando a tarefa é marcada como concluída abre-se a janela da entrega: arrastam-se os ficheiros, indica-se o que é entrega e o que é material de trabalho, e a que documento esperado corresponde. Acontece também quando a tarefa se fecha no Klokka.

  3. O que falta vê-se

    Quem ainda não tem os documentos escolhe «Concluir, carrego depois»: fica escrito no Histórico, a tarefa leva a marca «Entrega em falta» e ao fim de 24 horas sai um lembrete. Após três dias úteis recebe-o também o responsável do projeto.

Fechado quer dizer também entregue.

O que pode fazer

  • Entregas nos marcos e nas encomendas

    No plano cada marco indica quantas das tarefas ligadas exigem uma entrega e quantas estão completas. Na lista das encomendas uma coluna conta os documentos esperados que faltam.

  • Os ficheiros do projeto, em pastas

    Imagens, vídeos, áudios e PDF do projeto em pastas encadeadas, livres ou ligados a uma tarefa: um ficheiro ligado encontra-o também no separador Ficheiros da tarefa. Ao substituí-lo, as versões anteriores ficam guardadas e podem ser repostas.

  • Ou uma pasta do Files

    Com o Files ativo, o administrador liga o projeto a uma pasta: cada tarefa tem a sua subpasta, os ficheiros já carregados passam para lá e aplicam-se as permissões, versões, cofre e aprovações do Files. Enquanto estiver ligada, a pasta não se elimina nem se move no Files.

  • Entrega-se mesmo sem usar o Files

    O carregamento da entrega passa sempre pelo Projekta: quem fecha uma tarefa vê e carrega os ficheiros dessa tarefa, mesmo sem usar o Files. Os documentos acabam na mesma na pasta certa.

  • Notas do projeto com o Notika

    Com o Notika ativo: apontamentos, listas de verificação, imagens e mensagens de voz com o editor do Notika. Uma nota nasce na pasta «Projekta › projeto», é partilhada em escrita com as pessoas internas do projeto e continua a ser de quem a escreveu.

  • Cada passo no Histórico

    Quem marcou um ficheiro como entrega, quem o retirou, quem concluiu sem documentos e o que faltava nesse momento: fica tudo no Histórico da tarefa.

Perguntas frequentes

Uma tarefa com três atribuídos faz três entregas?

Não: a entrega é da tarefa. Os ficheiros carregados por qualquer um dos atribuídos contam uma só vez, e também o lembrete ao responsável sai uma só vez.

Quem pode carregar e marcar a entrega?

Quem está atribuído à tarefa, quem a criou e quem no Projekta tem permissão para gerir tarefas. Os outros veem-na, mas não a alteram.

Se ligarmos o Files mais tarde, o que acontece aos ficheiros já carregados?

São movidos para a pasta ligada, cada um para a subpasta da sua tarefa. Se um dia desligar, os ficheiros ficam no Files e a pasta volta a ser uma pasta normal.

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