Planificar
El retraso se mide en días, no a ojo.
El plan aprobado al inicio del encargo vive en un Excel que nadie actualiza pasadas tres semanas, y cuando alguien pregunta «¿vamos con retraso?» la respuesta es una impresión. En Projekta el plan está hecho de las mismas tareas en las que se trabaja: mueves una fecha y se mueve lo que depende de ella, congelas el plan aprobado y desde ahí cada tarea dice cuántos días se ha desplazado.
Un plan que no se separa del trabajo
En la timeline están las tareas del proyecto, no una copia: una tarea con inicio y fin aparece sola, con título, persona y estado leídos de la propia tarea. Arrastrar una barra cambia el vencimiento de la tarea, y el historial de la tarea lo anota. Enlazas dos barras y la tarea siguiente queda en espera hasta que la anterior se cierra: quien la tiene asignada no puede iniciar el temporizador en Klokka. Si hay que empezar igualmente, se desbloquea a mano escribiendo el motivo, y el responsable del proyecto recibe la notificación. Las tareas sin margen están marcadas: si se retrasan un día, se retrasa el proyecto. Arriba, la cuenta de horas: cuántas prevé el proyecto, cuántas están ya planificadas, cuántas quedan por asignar.
Cómo funciona
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Pon fechas a las tareas
Inicio y fin se ponen desde la tarea o desde la timeline, junto con la actividad y las horas estimadas. Las tareas aún sin fechas esperan en una columna aparte, listas para colocarse.
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Enlaza lo que depende
Haces clic en una barra y luego en la que debe ir después. A partir de ahí, si mueves la primera, Projekta mueve también lo que viene detrás y te dice cuántas tareas ha arrastrado.
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Congela el plan aprobado
«Congelar el plan» saca una foto de las fechas de hoy. Desde ese momento cada tarea muestra el fin prometido y los días de desviación.
El plan aprobado se convierte en la medida del retraso.
Qué puedes hacer
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Hitos con un criterio claro
Título, fecha y un criterio de cumplimiento escrito con claridad. Enlazas las tareas y subproyectos que llevan a él y ves cuántos están hechos, cuántos vencen después del hito y cuántas entregas faltan.
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Hitos que siguen a la tarea
Un hito puede nacer de una tarea y sigue su título y vencimiento: si la entrega se mueve, se mueve también él. Cuando todo lo que lo alimenta está cerrado, Projekta lo marca como listo; «Marcar como alcanzado» sigue siendo decisión de quien lleva el proyecto.
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Hitos en el calendario
Con Kalendo, los hitos aparecen en el calendario «Projekta» de los responsables y de quien tiene la tarea de la que nacen, como eventos de día completo que no ocupan la agenda.
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Las tareas sin margen
El camino crítico está resaltado en la timeline: sabes en qué tareas no se puede perder ni un día, y dónde hay margen.
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Dependencias que cuentan de verdad
Una tarea que espera a la anterior no se puede iniciar, ni siquiera desde el temporizador de Klokka. Una tarea con varias personas cuenta como terminada solo cuando todas la han cerrado. El desbloqueo manual siempre pide el motivo y avisa al responsable.
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Cada cambio deja rastro
Las fechas movidas arrastrando una barra, o arrastradas por una dependencia, quedan en el historial de la tarea. Las fotos anteriores del plan se conservan como historia: se ve cuándo cambió la promesa.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que introducir las tareas dos veces, en el plan y en la lista?
No. La timeline muestra las tareas del proyecto que tienen inicio y fin: son las mismas de la lista, del tablero y de la Agenda de Klokka. Cambias la fecha en un sitio y cambia en todas partes.
Si vuelvo a congelar el plan, ¿pierdo la foto anterior?
No. La nueva foto pasa a ser la referencia para medir la desviación; las anteriores siguen en la lista como historia del proyecto.
¿Las dependencias bloquean de verdad el trabajo?
Sí: la tarea siguiente queda «a la espera de que se completen las tareas anteriores» y el temporizador de Klokka no arranca. Quien está parado puede desbloquearla escribiendo el motivo, sin pedir permisos, y el responsable del proyecto recibe la notificación.
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Alex