Planear
O atraso mede-se em dias, não a olho.
O plano aprovado no início do projeto vive num Excel que ninguém atualiza ao fim de três semanas, e quando alguém pergunta «estamos atrasados?» a resposta é uma impressão. No Projekta o plano é feito das mesmas tarefas em que se trabalha: muda uma data e o que depende dela acompanha, congela o plano aprovado e daí em diante cada item diz quantos dias se desviou.
Um plano que não se separa do trabalho
No cronograma estão as tarefas do projeto, não uma cópia: uma tarefa com início e fim aparece sozinha, com título, pessoa e estado lidos da própria tarefa. Arrastar uma barra muda o prazo da tarefa, e o histórico da tarefa regista-o. Liga duas barras e a tarefa seguinte fica em espera até a anterior estar fechada: quem a tem a cargo não consegue iniciar o temporizador no Klokka. Se for preciso começar na mesma, desbloqueia-se à mão escrevendo o motivo, e o responsável do projeto recebe a notificação. Os itens sem margem estão assinalados: se derraparem um dia, o projeto derrapa. No topo, a conta das horas: quantas o projeto prevê, quantas já estão planeadas, quantas faltam atribuir.
Como funciona
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Dê datas às tarefas
Início e fim definem-se na tarefa ou no cronograma, juntamente com a atividade e as horas estimadas. As tarefas ainda sem datas ficam numa coluna à parte, prontas a ser colocadas.
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Ligue o que depende
Clica numa barra e depois na que deve vir a seguir. A partir daí, se mover a primeira, o Projekta move também os itens seguintes e diz-lhe quantos arrastou.
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Congele o plano aprovado
«Congelar o plano» tira uma fotografia das datas de hoje. A partir desse momento cada item mostra o fim prometido e os dias de desvio.
O plano aprovado passa a ser a medida do atraso.
O que pode fazer
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Marcos com um critério claro
Título, data e um critério de conclusão escrito com clareza. Liga as tarefas e subprojetos que levam até ele e vê quantos estão feitos, quantos vencem depois do marco e quantas entregas faltam.
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Marcos que seguem a tarefa
Um marco pode nascer de uma tarefa e segue o seu título e prazo: se a entrega muda, ele muda também. Quando tudo o que o alimenta está fechado, o Projekta assinala-o como pronto; «Marcar como alcançado» continua a ser decisão de quem conduz o projeto.
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Marcos no calendário
Com o Kalendo, os marcos aparecem no calendário «Projekta» dos responsáveis e de quem tem a tarefa de onde nascem, como eventos de dia inteiro que não ocupam a agenda.
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Os itens sem margem
O caminho crítico está destacado no cronograma: sabe em que itens não se pode perder nem um dia, e onde há folga.
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Dependências que contam a sério
Uma tarefa à espera da anterior não arranca, nem a partir do temporizador do Klokka. Uma tarefa com várias pessoas só conta como terminada quando todas a fecharam. O desbloqueio manual pede sempre o motivo e avisa o responsável.
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Cada mudança deixa rasto
As datas mudadas ao arrastar uma barra, ou puxadas por uma dependência, ficam no histórico da tarefa. As fotografias anteriores do plano ficam como história: vê-se quando a promessa mudou.
Perguntas frequentes
Tenho de introduzir as tarefas duas vezes, no plano e na lista?
Não. O cronograma mostra as tarefas do projeto que têm início e fim: são as mesmas da lista, do quadro e da Agenda do Klokka. Muda a data num sítio e muda em todo o lado.
Se voltar a congelar o plano, perco a fotografia anterior?
Não. A nova fotografia passa a ser a referência para medir o desvio; as anteriores ficam na lista como história do projeto.
As dependências bloqueiam mesmo o trabalho?
Sim: a tarefa seguinte fica «à espera da conclusão das tarefas anteriores» e o temporizador do Klokka não arranca. Quem está parado pode desbloqueá-la escrevendo o motivo, sem pedir autorização, e o responsável do projeto recebe a notificação.
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Alex