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Orçamento e encomendas

A derrapagem vê-se enquanto acontece, não no fecho da encomenda

A bolsa de horas vendida distribui-se pelas rubricas do projeto. Com o Klokka ativo, ao lado de cada rubrica aparecem as horas realmente registadas, e os responsáveis recebem um aviso quando uma rubrica se esgota ou ultrapassa: quando ainda há tempo para decidir.

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O orçamento na folha de cálculo só o vê quem fecha a encomenda

Normalmente as horas previstas estão num orçamento e as registadas noutra ferramenta: a comparação faz-se no fim, quando a margem já se foi. No Projekta previstas e registadas estão na mesma linha, rubrica a rubrica, e o estado de cada rubrica — esgotada, ultrapassada, a reafetar — é calculado, não escrito à mão.

Como funciona

  1. Distribua a bolsa de horas

    Escreva as horas totais da encomenda e reparta-as por subprojetos e tarefas. O Projekta diz-lhe quantas faltam distribuir, ou quanto já passou do total.

  2. As horas chegam do Klokka

    Cada registo feito no Klokka sobre a tarefa vai para a sua linha: registadas e restantes ao lado das previstas, mais um resumo por atividade (Análise, Desenho, Testes…) do mesmo catálogo que o Klokka usa.

  3. O Projekta avisa quem tem de decidir

    Quando uma rubrica esgota as horas ou as ultrapassa, os responsáveis recebem uma notificação. Uma tarefa vencida e não fechada, passados os dias de tolerância, fica «a reafetar» e devolve as horas que não usou.

As horas contam-se enquanto se gastam.

O que pode fazer

  • Estados calculados, não declarados

    Esgotada, ultrapassada, a reafetar, concluída: cada rubrica tem o seu estado, e o quadro «A ver» explica porquê com números, por exemplo «registadas 52 de 40 previstas: +12».

  • Horas que voltam a ficar disponíveis

    As horas não usadas por uma tarefa fechada ou a reafetar sobem ao nível acima e podem ser dadas a outras rubricas, em vez de ficarem paradas num trabalho que não as vai usar.

  • Tolerância à medida da empresa

    Quantos dias úteis após o prazo antes de uma tarefa ficar a reafetar: uma regra para toda a empresa, com a possibilidade de escolher outra num projeto em particular.

  • Compromissos não registados

    Se um compromisso agendado pelo Projekta passa sem horas registadas no Klokka, após os dias escolhidos as suas horas voltam a planear na tarefa e o responsável é avisado. O compromisso ainda pode ser registado.

  • Painel das encomendas

    Todas as encomendas numa tabela, as mais em risco no topo: semáforo e motivo, horas previstas, registadas e restantes, próxima entrega, tarefas em atraso e documentos esperados que ainda faltam.

  • Também as fechadas

    As encomendas concluídas e arquivadas continuam consultáveis no mesmo painel: vê-se como correu, com as horas na mão, e o próximo orçamento parte de números reais.

Perguntas frequentes

É preciso o Klokka?

Para as horas previstas não: a bolsa de horas e a sua distribuição funcionam também sem ele. As horas registadas, os avisos do orçamento e a parte do semáforo que olha para as horas vêm do Klokka: sem ele, o Projekta mostra só as previstas e di-lo na página.

O Projekta bloqueia o trabalho quando o orçamento acaba?

Não. O orçamento avisa e mais nada: as pessoas continuam a registar horas no Klokka, e a decisão — fechar a rubrica ou dar-lhe horas do restante — fica com quem é responsável por ela.

Como estão ordenadas as encomendas no painel?

Primeiro pelo semáforo, do vermelho ao verde; com a mesma cor, pelas horas consumidas face à estimativa; depois pelo número de tarefas em atraso. Assim as primeiras linhas são as que é preciso ver hoje.

As outras funcionalidades do Projekta

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