Presupuesto y encargos
El desvío se ve mientras ocurre, no al cerrar el encargo
La bolsa de horas vendida se reparte entre las partidas del proyecto. Con Klokka activo, junto a cada partida aparecen las horas registradas de verdad, y los responsables reciben un aviso cuando una partida se agota o se pasa: cuando aún hay tiempo para decidir.
El presupuesto en la hoja de cálculo solo lo mira quien cierra el encargo
Normalmente las horas previstas están en un presupuesto y las registradas en otra herramienta: la comparación se hace al final, cuando el margen ya se ha ido. En Projekta previstas y registradas están en la misma fila, partida por partida, y el estado de cada partida — agotada, excedida, por reasignar — se calcula, no se escribe a mano.
Cómo funciona
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Reparte la bolsa de horas
Escribe las horas totales del encargo y repártelas entre subproyectos y tareas. Projekta te dice cuántas quedan por repartir, o cuánto te has pasado del total.
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Las horas llegan de Klokka
Cada registro hecho en Klokka sobre la tarea va a su fila: registradas y restantes junto a las previstas, más un resumen por actividad (Análisis, Diseño, Pruebas…) del mismo catálogo que usa Klokka.
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Projekta avisa a quien debe decidir
Cuando una partida agota sus horas o se pasa, los responsables reciben una notificación. Una tarea vencida y no cerrada, pasados los días de tolerancia, queda «por reasignar» y devuelve las horas que no ha usado.
Las horas se cuentan mientras se gastan.
Qué puedes hacer
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Estados calculados, no declarados
Agotada, excedida, por reasignar, completada: cada partida tiene su estado, y el recuadro «Para revisar» explica el porqué con números, por ejemplo «registradas 52 de 40 previstas: +12».
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Horas que vuelven a estar disponibles
Las horas no usadas por una tarea cerrada o por reasignar suben al nivel superior y se pueden dar a otras partidas, en lugar de quedarse quietas en un trabajo que no las usará.
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Tolerancia a medida de tu empresa
Cuántos días laborables tras el vencimiento antes de que una tarea quede por reasignar: una regla para toda la empresa, con la opción de elegir otra en un proyecto concreto.
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Citas no registradas
Si una cita que Projekta puso en la agenda pasa sin horas registradas en Klokka, tras los días elegidos sus horas vuelven a planificarse en la tarea y el responsable recibe un aviso. La cita aún se puede registrar.
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Panel de encargos
Todos los encargos en una tabla, los más en riesgo arriba: semáforo y motivo, horas previstas, registradas y restantes, próxima entrega, tareas con retraso y documentos esperados que aún faltan.
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También las cerradas
Los encargos completados y archivados siguen consultables en el mismo panel: ves cómo fue, horas en mano, y el próximo presupuesto parte de números reales.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta Klokka?
Para las horas previstas no: la bolsa de horas y su reparto funcionan también sin él. Las horas registradas, los avisos del presupuesto y la parte del semáforo que mira las horas vienen de Klokka: sin él, Projekta muestra solo las previstas y lo indica en la página.
¿Projekta bloquea el trabajo cuando se acaba el presupuesto?
No. El presupuesto avisa y nada más: las personas siguen registrando horas en Klokka, y la decisión — cerrar la partida o darle horas del sobrante — queda en manos de su responsable.
¿Cómo se ordenan los encargos en el panel?
Primero por semáforo, de rojo a verde; con el mismo color, por las horas consumidas respecto a la estimación; después por número de tareas con retraso. Así las primeras filas son las que hay que mirar hoy.
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Alex