Budget e commesse
Lo sforamento si vede mentre succede, non a fine commessa
Il monte ore venduto si distribuisce sulle voci del progetto. Con Klokka attivo, accanto a ogni voce compaiono le ore registrate davvero, e i responsabili ricevono un avviso quando una voce si esaurisce o va oltre: quando c’è ancora tempo per decidere.
Il budget nel foglio Excel lo guarda solo chi chiude la commessa
Di solito le ore previste stanno in un preventivo e quelle registrate in un altro strumento: il confronto si fa alla fine, quando il margine è già andato. In Projekta previste e registrate stanno sulla stessa riga, voce per voce, e lo stato di ogni voce — esaurita, sforata, da riallocare — è calcolato, non scritto a mano.
Come funziona
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Distribuisci il monte ore
Scrivi le ore totali della commessa e ripartiscile fra sottoprogetti e compiti. Projekta ti dice quante ne restano da distribuire, o di quanto sei andato oltre il totale.
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Le ore arrivano da Klokka
Ogni registrazione fatta in Klokka sul compito finisce nella sua riga: registrate e residuo accanto alle previste, più un riepilogo per attività (Analisi, Disegno, Test…) dallo stesso catalogo che usa Klokka.
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Projekta avvisa chi deve decidere
Quando una voce esaurisce le ore o le supera, i responsabili ricevono una notifica. Un compito scaduto e non chiuso, passati i giorni di tolleranza, diventa «da riallocare» e restituisce le ore che non ha usato.
Le ore si contano mentre si spendono.
Cosa puoi fare
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Stati calcolati, non dichiarati
Esaurito, sforato, da riallocare, completato: ogni voce ha il suo stato, e il riquadro «Da guardare» spiega il perché con i numeri, per esempio «registrate 52 su 40 previste: +12».
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Ore che tornano disponibili
Le ore non usate da un compito chiuso o da riallocare risalgono al livello sopra e si possono dare ad altre voci, invece di restare ferme su un lavoro che non le userà.
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Tolleranza a misura di azienda
Quanti giorni lavorativi dopo la scadenza prima che un compito diventi da riallocare: una regola per tutta l’azienda, con la possibilità di sceglierne un’altra su un singolo progetto.
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Appuntamenti non registrati
Se un appuntamento messo in agenda da Projekta passa senza ore registrate in Klokka, dopo i giorni scelti le sue ore tornano da pianificare nel compito e il responsabile viene avvisato. L’appuntamento si può ancora registrare.
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Cruscotto delle commesse
Tutte le commesse in una tabella, le più a rischio in cima: semaforo e motivo, ore previste, registrate e rimaste, prossima consegna, compiti in ritardo e documenti attesi che ancora mancano.
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Anche quelle chiuse
Le commesse completate e archiviate restano consultabili nello stesso cruscotto: si vede com’è andata, ore alla mano, e il prossimo preventivo parte da numeri veri.
Domande frequenti
Serve Klokka?
Per le ore previste no: il monte ore e la sua distribuzione funzionano anche senza. Le ore registrate, gli avvisi sul budget e la parte del semaforo che guarda le ore arrivano da Klokka: senza, Projekta mostra solo le previste e lo dice in pagina.
Projekta blocca il lavoro quando il budget è finito?
No. Il budget avvisa e basta: le persone continuano a registrare le ore in Klokka, e la decisione — chiudere la voce o darle ore dal residuo — resta a chi ne è responsabile.
Come sono ordinate le commesse nel cruscotto?
Prima per semaforo, dal rosso al verde; a parità di colore, chi ha consumato più ore rispetto alla stima; poi chi ha più compiti in ritardo. Così le prime righe sono quelle da guardare oggi.
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Alex