Budget et affaires
Le dépassement se voit pendant qu’il arrive, pas à la clôture de l’affaire
L’enveloppe d’heures vendue se répartit sur les postes du projet. Avec Klokka actif, les heures réellement saisies apparaissent à côté de chaque poste, et les responsables sont avertis quand un poste s’épuise ou déborde : quand il reste encore du temps pour décider.
Le budget dans le tableur, seul celui qui clôt l’affaire le regarde
D’habitude, les heures prévues sont dans un devis et les heures saisies dans un autre outil : la comparaison se fait à la fin, quand la marge est déjà partie. Dans Projekta, prévues et saisies sont sur la même ligne, poste par poste, et l’état de chaque poste — épuisé, dépassé, à réaffecter — est calculé, pas écrit à la main.
Comment ça marche
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Répartissez l’enveloppe d’heures
Saisissez le total d’heures de l’affaire et répartissez-le entre sous-projets et tâches. Projekta vous indique combien il en reste à distribuer, ou de combien vous dépassez le total.
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Les heures arrivent de Klokka
Chaque saisie faite dans Klokka sur la tâche arrive sur sa ligne : saisies et reste à côté des prévues, plus un récapitulatif par activité (Analyse, Conception, Tests…) issu du même catalogue que Klokka.
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Projekta prévient qui doit décider
Quand un poste épuise ses heures ou les dépasse, les responsables reçoivent une notification. Une tâche échue et non clôturée devient « à réaffecter » après les jours de tolérance, et rend les heures qu’elle n’a pas utilisées.
Les heures se comptent pendant qu’on les dépense.
Ce que vous pouvez faire
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Des états calculés, pas déclarés
Épuisé, dépassé, à réaffecter, terminé : chaque poste a son état, et l’encadré « À surveiller » en donne la raison chiffrée, par exemple « 52 saisies sur 40 prévues : +12 ».
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Des heures qui redeviennent disponibles
Les heures non utilisées par une tâche clôturée ou à réaffecter remontent au niveau supérieur et peuvent aller à d’autres postes, au lieu de rester bloquées sur un travail qui ne s’en servira pas.
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Une tolérance à la mesure de l’entreprise
Combien de jours ouvrés après l’échéance avant qu’une tâche devienne à réaffecter : une règle pour toute l’entreprise, avec la possibilité d’en choisir une autre sur un projet précis.
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Rendez-vous non saisis
Si un rendez-vous planifié par Projekta passe sans heures saisies dans Klokka, après les jours choisis ses heures reviennent à planifier dans la tâche et le responsable est averti. Le rendez-vous peut encore être saisi.
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Tableau de bord des affaires
Toutes les affaires dans un tableau, les plus à risque en tête : feu et motif, heures prévues, saisies et restantes, prochaine livraison, tâches en retard et documents attendus qui manquent encore.
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Celles qui sont closes aussi
Les affaires terminées et archivées restent consultables dans le même tableau de bord : vous voyez comment cela s’est passé, heures à l’appui, et le prochain devis part de chiffres réels.
Questions fréquentes
Faut-il Klokka ?
Pas pour les heures prévues : l’enveloppe d’heures et sa répartition fonctionnent aussi sans. Les heures saisies, les alertes de budget et la partie du feu qui regarde les heures viennent de Klokka : sans lui, Projekta n’affiche que les prévues et l’indique sur la page.
Projekta bloque-t-il le travail quand le budget est épuisé ?
Non. Le budget avertit, rien de plus : les personnes continuent de saisir leurs heures dans Klokka, et la décision — clôturer le poste ou lui donner des heures sur le reste — revient à son responsable.
Comment les affaires sont-elles triées dans le tableau de bord ?
D’abord par feu, du rouge au vert ; à couleur égale, selon les heures consommées par rapport à l’estimation ; puis selon le nombre de tâches en retard. Ainsi, les premières lignes sont celles à regarder aujourd’hui.
Les autres fonctionnalités de Projekta
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Alex