Reuniones con varias personas
Cuando se reúnen muchos, decide la disponibilidad de todos
Un consejo de administración, una reunión con tres proveedores, una reunión de obra: propones las horas posibles, cada uno responde desde un enlace sin cuenta y Kalendo te muestra qué hora funciona para más personas.
Poner de acuerdo cinco agendas no es trabajo para el correo
Con varias personas, cada «a mí me va bien el jueves» deja fuera a otra y el hilo de respuestas se alarga. Con una encuesta las propuestas están en una sola cuadrícula: cada uno marca dónde puede, dónde quizá y dónde no, y quien organiza lee el resultado ya ordenado en lugar de contarlo a mano.
Cómo funciona
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Propón las horas
Elige duración, periodo, días y franja horaria, y luego toca las franjas que quieres proponer. Las horas en las que ya tienes compromisos aparecen en gris y no se pueden seleccionar.
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Invita a los participantes
Introduce los correos y Kalendo envía la invitación, o copia el enlace y compártelo donde prefieras. Quien responde indica nombre, correo y disponibilidad, y puede corregirla mientras la encuesta esté abierta.
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Confirma la franja ganadora
Las horas se ordenan por disponibilidad y la mejor aparece destacada. Con «Confirmar» abres el evento ya rellenado: lo guardas, salen las invitaciones y quienes se dijeron disponibles a esa hora reciben la confirmación.
La fecha adecuada no se negocia: se lee.
Qué puedes hacer
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Propón solo horas en las que estás libre
Kalendo revisa los calendarios que eliges mientras creas la encuesta, así no ofreces una hora que ya has dado a otra persona. Puedes generar las franjas a partir del periodo o fijarlas una a una.
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Sí, quizá, no
Cada celda de la cuadrícula pasa de disponible a quizá a no disponible con un toque. El «quizá» saca a la luz las horas que pueden funcionar con un pequeño ajuste. Quien usa Kamzan ve dónde ya tiene una cita.
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Una reunión o una serie
Para un curso de formación o las etapas de un proyecto creas una sola encuesta con varias reuniones: cada una tiene título, descripción y lugares propios, y los participantes votan cada una por separado.
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Lugares que no dejan dudas
Presencial, online o híbrido; el mismo lugar para todas las horas o uno distinto para cada una, útil cuando hay dos sedes. Cada lugar puede tener foto, descripción y enlace al mapa, y los que usas a menudo los guardas en favoritos.
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Horas reservadas
Mientras la encuesta está abierta, las horas propuestas pueden aparecer en tu calendario como eventos «Por confirmar», así no las ocupas con otra cosa. Al confirmar desaparecen solas.
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Una fecha límite clara
Fijas el día y la hora a partir de los cuales ya no se vota, y puedes cerrar la encuesta antes cuando tengas las respuestas que necesitas. Si tras unos días nadie ha respondido, Kalendo te lo recuerda por correo.
Preguntas frecuentes
¿Los participantes necesitan una cuenta?
No. Basta con nombre y correo para indicar la disponibilidad desde el enlace de la encuesta. Quien ya tiene un calendario Kamzan tiene una ayuda extra: en las horas en que está ocupado ve «Ya tienes una cita».
¿Qué diferencia hay con una página de reserva?
La página de reserva sirve cuando una persona cada vez elige una hora libre y la cita se fija al momento. La encuesta sirve cuando la hora tiene que ir bien a varias personas a la vez: todos votan y la decisión final es tuya.
¿Puedo modificar la encuesta después de enviarla?
Sí: puedes cambiar título, descripción y fecha límite, añadir o quitar horas e invitar a más personas. El tipo de encuesta — reunión única o serie — y la elección entre un lugar para todas o uno por hora se mantienen como se decidieron al crearla.
Las demás funcionalidades de Kalendo
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Alex