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Reuniões com várias pessoas

Quando muitos se reúnem, decide a disponibilidade de todos

Um conselho de administração, uma reunião com três fornecedores, uma reunião de obra: propõe as horas possíveis, cada um responde a partir de um link sem conta, e o Kalendo mostra-lhe que hora funciona para mais pessoas.

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Pôr cinco agendas de acordo não é trabalho para o e-mail

Com várias pessoas, cada «para mim quinta dá» exclui outra e a troca de respostas não acaba. Com uma sondagem as propostas ficam numa única grelha: cada um marca onde pode, onde talvez e onde não, e quem organiza lê o resultado já ordenado em vez de o contar à mão.

Como funciona

  1. Proponha as horas

    Escolha a duração, o período, os dias e o horário, e depois toque nos horários a propor. As horas em que já tem compromissos ficam a cinzento e não podem ser selecionadas.

  2. Convide os participantes

    Introduza os e-mails e o Kalendo envia o convite, ou copie o link e partilhe-o onde preferir. Quem responde indica nome, e-mail e disponibilidade, e pode corrigi-la enquanto a sondagem estiver aberta.

  3. Confirme o horário vencedor

    As horas ficam ordenadas por disponibilidade e a melhor aparece destacada. Com «Confirmar» abre o evento já preenchido: guarda-o, os convites partem e quem se disse disponível nessa hora recebe a confirmação.

A data certa não se negoceia: lê-se.

O que pode fazer

  • Proponha só horas em que está livre

    O Kalendo verifica os calendários que escolher enquanto cria a sondagem, para não oferecer uma hora que já deu a outra pessoa. Pode gerar os horários a partir do período ou fixá-los um a um.

  • Sim, talvez, não

    Cada célula da grelha passa de disponível a talvez a indisponível com um toque. O «talvez» faz surgir as horas que podem funcionar com um pequeno ajuste. Quem usa o Kamzan vê onde já tem uma reunião.

  • Uma reunião ou uma série

    Para um percurso de formação ou as etapas de um projeto cria uma única sondagem com várias reuniões: cada uma tem título, descrição e locais próprios, e os participantes votam em cada uma separadamente.

  • Locais que não deixam dúvidas

    Presencial, online ou híbrido; o mesmo local para todas as horas ou um diferente para cada uma, útil quando há duas sedes. Cada local pode ter foto, descrição e link para o mapa, e os que usa com frequência guardam-se nos favoritos.

  • Horas guardadas

    Enquanto a sondagem está aberta, as horas propostas podem aparecer no seu calendário como eventos «A confirmar», para não as ocupar com outra coisa. Ao confirmar desaparecem sozinhas.

  • Um prazo claro

    Define o dia e a hora a partir dos quais já não se vota, e pode fechar a sondagem antes quando tiver as respostas de que precisa. Se ao fim de alguns dias ninguém tiver respondido, o Kalendo lembra-o por e-mail.

Perguntas frequentes

Os participantes precisam de conta?

Não. Bastam nome e e-mail para indicar a disponibilidade a partir do link da sondagem. Quem já tem um calendário Kamzan tem uma ajuda extra: nas horas em que está ocupado vê «Já tem uma reunião».

Que diferença há em relação a uma página de marcação?

A página de marcação serve quando uma pessoa de cada vez escolhe uma hora livre e a reunião fica marcada de imediato. A sondagem serve quando a hora tem de servir a várias pessoas ao mesmo tempo: todos votam e a decisão final é sua.

Posso alterar a sondagem depois de a enviar?

Sim: pode alterar título, descrição e prazo, acrescentar ou retirar horas e convidar mais pessoas. O tipo de sondagem — reunião única ou série — e a escolha entre um local para todas ou um por hora mantêm-se como foram definidos na criação.

As outras funcionalidades do Kalendo

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