Reuniones
Una reunión se fija en un paso, no en diez correos
Añade a los participantes, mira cuándo están libres y envía la invitación. Las respuestas vuelven solas al evento: sabes quién viene, quién quizá y quién no, sin preguntar a nadie.
El tiempo perdido es el de antes de la reunión
Fijar un encuentro con cuatro personas suele significar pedir disponibilidad, esperar, cruzar las respuestas y volver a escribir a quien no ha contestado. Kalendo lo reúne todo en un sitio: ves cuándo están ocupados tus compañeros antes de proponer la hora, la invitación sale junto con el evento y las confirmaciones se actualizan a medida que llegan.
Cómo funciona
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Añade a quien tiene que estar
Busca a los compañeros entre los contactos o escribe la dirección de correo de una persona externa. Para cada uno indicas si su presencia es obligatoria u opcional.
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Encuentra la hora libre
«Buscar una hora» muestra, día a día, cuándo están libres u ocupados los compañeros invitados, contando también los compromisos que llegan de Google y Outlook. Eliges el hueco libre y el evento se mueve allí.
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Envía la invitación y sigue las respuestas
Cada uno recibe un correo con los botones Aceptar, Quizá y Rechazar y la invitación para añadir a su calendario. En el evento ves cuántos han confirmado y cuántos siguen pendientes.
Antes de proponer una hora, ya sabes quién está libre.
Qué puedes hacer
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Videoconferencia en un clic
«Añadir videoconferencia» crea una sala kMeeting con el título del evento. El enlace va en la invitación y los participantes entran desde ahí.
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Permisos para los invitados
Decides si los invitados pueden modificar el evento, invitar a otras personas o ver la lista de participantes.
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Invitaciones en el idioma de quien las recibe
Quien tiene una cuenta Kamzan recibe la invitación en el idioma que ha elegido; para las personas externas, el idioma del correo lo decides tú.
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Los cambios llegan a todos
Si mueves la hora, cambias el lugar o cancelas la reunión, los invitados reciben la actualización por correo. No tienes que volver a escribir a nadie.
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Cada respuesta te llega
Recibes una notificación con cada aceptación, quizá o rechazo. Si todos los invitados rechazan, la reunión se cancela sola, junto con la sala kMeeting vinculada.
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Invitaciones externas bajo control
El administrador puede decidir qué perfiles pueden invitar a personas de fuera de la organización: para los demás, las invitaciones se quedan dentro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo invitar a personas que no usan Kamzan?
Sí, basta con la dirección de correo. Reciben la invitación con los botones para responder y el archivo para añadir a su calendario; la respuesta vuelve al evento. Eso sí, el administrador puede limitar las invitaciones externas para algunos perfiles.
¿«Buscar una hora» muestra los compromisos de los compañeros?
Solo muestra cuándo están ocupados, no qué hacen: ni títulos ni lugares. Tiene en cuenta todos sus calendarios, incluidos los sincronizados desde Google y Outlook y las reuniones que se repiten, y vale para los participantes internos de la organización.
¿Y si un invitado ya no puede venir?
Puede cambiar su respuesta cuando quiera o, desde Kalendo, elegir «No asisto» y salir del evento. Tú recibes una notificación cada vez que alguien responde.
Las demás funcionalidades de Kalendo
Organiza el tiempo del equipo con Kalendo
Solicita una demo: te mostramos cómo Kalendo pone orden en eventos, tareas y reservas.
Alex