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Incontri con più persone

Quando si incontrano in tanti, decide la disponibilità di tutti

Un consiglio di amministrazione, un incontro con tre fornitori, una riunione di cantiere: proponi gli orari possibili, ognuno risponde da un link senza account, e Kalendo ti mostra quale orario funziona per più persone.

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Mettere d’accordo cinque agende non è un lavoro da fare via email

Con più persone, ogni «per me va bene giovedì» ne esclude un’altra e il filo di risposte si allunga. Con un sondaggio le proposte stanno in una griglia sola: ognuno segna dove può, dove forse e dove no, e chi organizza legge il risultato già ordinato invece di contarlo a mano.

Come funziona

  1. Proponi gli orari

    Scegli durata, periodo, giorni e fascia oraria, poi tocca gli slot da proporre. Le fasce in cui hai già impegni sono in grigio e non si possono selezionare.

  2. Invita i partecipanti

    Inserisci le email e Kalendo manda l’invito, oppure copia il link e condividilo dove preferisci. Chi risponde indica nome, email e disponibilità, e può correggerla finché il sondaggio è aperto.

  3. Conferma lo slot vincente

    Gli orari sono ordinati per disponibilità e il migliore è in evidenza. Con «Conferma» apri l’evento già compilato: lo salvi, partono gli inviti e chi si era detto disponibile per quell’orario riceve la conferma.

La data giusta non si negozia: si legge.

Cosa puoi fare

  • Proponi solo orari in cui sei libero

    Kalendo controlla i calendari che scegli mentre crei il sondaggio, così non offri un orario che hai già dato a qualcun altro. Puoi generare gli slot dal periodo o fissarli uno per uno.

  • Sì, forse, no

    Ogni cella della griglia passa da disponibile a forse a non disponibile con un tocco. Il «forse» fa emergere gli orari che possono funzionare con un piccolo spostamento. Chi usa Kamzan vede dove ha già un appuntamento.

  • Un incontro o una serie

    Per un percorso di formazione o le tappe di un progetto crei un solo sondaggio con più incontri: ognuno ha titolo, descrizione e luoghi propri, e i partecipanti votano ciascuno separatamente.

  • Luoghi che non lasciano dubbi

    In presenza, online o ibrido; lo stesso luogo per tutti gli orari o uno diverso per ciascuno, utile quando ci sono due sedi. Ogni luogo può avere foto, descrizione e link alla mappa, e quelli che usi spesso li salvi nei preferiti.

  • Orari tenuti da parte

    Mentre il sondaggio è aperto, gli orari proposti possono comparire nel tuo calendario come eventi «Da confermare», così non li occupi con altro. Alla conferma spariscono da soli.

  • Una scadenza chiara

    Imposti giorno e ora oltre cui non si vota più, e puoi chiudere il sondaggio prima quando hai le risposte che ti servono. Se dopo qualche giorno nessuno ha ancora risposto, Kalendo te lo ricorda via email.

Domande frequenti

I partecipanti devono avere un account?

No. Bastano nome ed email per indicare la disponibilità dal link del sondaggio. Chi ha già un calendario Kamzan ha un aiuto in più: sugli orari in cui è occupato vede «Hai già un appuntamento».

Che differenza c’è con una pagina di prenotazione?

La pagina di prenotazione serve quando una persona alla volta sceglie un orario libero e l’appuntamento si fissa subito. Il sondaggio serve quando l’orario deve andare bene a più persone insieme: tutti votano, e la decisione finale resta a te.

Posso modificare il sondaggio dopo averlo inviato?

Sì: puoi cambiare titolo, descrizione e scadenza, aggiungere o togliere orari e invitare altre persone. Il tipo di sondaggio — incontro singolo o serie — e la scelta fra un luogo per tutti o uno per orario restano quelli decisi alla creazione.

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