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Réunions à plusieurs

Quand on se réunit à plusieurs, c’est la disponibilité de tous qui décide

Un conseil d’administration, une rencontre avec trois fournisseurs, une réunion de chantier : vous proposez les créneaux possibles, chacun répond depuis un lien sans compte, et Kalendo vous montre quel créneau convient au plus grand nombre.

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Mettre d’accord cinq agendas n’est pas un travail pour l’e-mail

À plusieurs, chaque « jeudi, ça me va » en exclut un autre et le fil de réponses s’allonge. Avec un sondage, les propositions tiennent dans une seule grille : chacun indique où il peut, où peut-être et où non, et l’organisateur lit un résultat déjà trié au lieu de compter à la main.

Comment ça marche

  1. Proposez les créneaux

    Choisissez la durée, la période, les jours et la plage horaire, puis touchez les créneaux à proposer. Les plages où vous avez déjà des engagements sont grisées et ne peuvent pas être sélectionnées.

  2. Invitez les participants

    Saisissez les adresses e-mail et Kalendo envoie l’invitation, ou copiez le lien et partagez-le où vous voulez. Les répondants indiquent leur nom, leur e-mail et leur disponibilité, et peuvent la modifier tant que le sondage est ouvert.

  3. Confirmez le créneau gagnant

    Les créneaux sont triés par disponibilité et le meilleur est mis en évidence. « Confirmer » ouvre l’événement déjà rempli : vous l’enregistrez, les invitations partent et ceux qui s’étaient dits disponibles à ce créneau reçoivent une confirmation.

La bonne date ne se négocie pas : elle se lit.

Ce que vous pouvez faire

  • Ne proposez que des créneaux où vous êtes libre

    Kalendo vérifie les agendas que vous choisissez pendant la création du sondage, pour que vous ne proposiez jamais un créneau déjà donné à quelqu’un d’autre. Vous pouvez générer les créneaux à partir de la période ou les fixer un par un.

  • Oui, peut-être, non

    Chaque case de la grille passe de disponible à peut-être à indisponible d’un simple toucher. Le « peut-être » fait ressortir les créneaux qui peuvent fonctionner avec un petit ajustement. Les utilisateurs de Kamzan voient où ils ont déjà un rendez-vous.

  • Une réunion ou une série

    Pour un parcours de formation ou les étapes d’un projet, vous créez un seul sondage avec plusieurs réunions : chacune a son titre, sa description et ses lieux, et les participants votent pour chacune séparément.

  • Des lieux sans ambiguïté

    En présentiel, en ligne ou hybride ; le même lieu pour tous les créneaux ou un lieu différent pour chacun, pratique quand il y a deux sites. Chaque lieu peut avoir une photo, une description et un lien vers la carte, et ceux que vous utilisez souvent s’enregistrent en favoris.

  • Des créneaux mis de côté

    Tant que le sondage est ouvert, les créneaux proposés peuvent apparaître dans votre agenda comme événements « À confirmer », pour que vous ne les occupiez pas autrement. À la confirmation, ils disparaissent d’eux-mêmes.

  • Une échéance claire

    Vous fixez le jour et l’heure après lesquels on ne vote plus, et vous pouvez clore le sondage plus tôt quand vous avez les réponses nécessaires. Si personne n’a répondu après quelques jours, Kalendo vous le rappelle par e-mail.

Questions fréquentes

Les participants doivent-ils avoir un compte ?

Non. Un nom et un e-mail suffisent pour indiquer sa disponibilité depuis le lien du sondage. Ceux qui ont déjà un agenda Kamzan ont une aide en plus : sur les créneaux où ils sont occupés, ils voient « Vous avez déjà un rendez-vous ».

Quelle différence avec une page de réservation ?

La page de réservation sert quand une personne à la fois choisit un créneau libre et que le rendez-vous est fixé tout de suite. Le sondage sert quand le créneau doit convenir à plusieurs personnes ensemble : tout le monde vote, et la décision finale vous revient.

Puis-je modifier le sondage après l’avoir envoyé ?

Oui : vous pouvez changer le titre, la description et l’échéance, ajouter ou retirer des créneaux et inviter d’autres personnes. Le type de sondage — réunion unique ou série — et le choix entre un lieu pour tous ou un lieu par créneau restent ceux définis à la création.

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